บัญชีบริหาร: ไม่ได้มีไว้ลงบัญชี แต่มีไว้ตัดสินใจว่าจะทำหรือไม่ทำ

โรงงานฉีดพลาสติกของนักลงทุนไต้หวันแห่งหนึ่งในจังหวัดสมุทรปราการ คุณเฉินเจ้าของกิจการโยนคำถามขึ้นมากลางที่ประชุมประจำเดือนว่า ลูกค้ามีงานเคสเครื่องใช้ไฟฟ้ารุ่นใหม่ ปริมาณดูไม่น้อย แต่เครื่องที่มีอยู่รับไม่ไหว ต้องซื้อเครื่องฉีดพลาสติกขนาด 350 ตันเพิ่มอีกหนึ่งเครื่อง รวมแม่พิมพ์และอุปกรณ์ต่อพ่วงแล้วประมาณ 4.8 ล้านบาท เขาหันไปบอกฝ่ายบัญชีว่า "ช่วยคำนวณให้หน่อยว่าเครื่องนี้ควรซื้อหรือไม่ควรซื้อ"

วันรุ่งขึ้นฝ่ายบัญชีส่งเอกสารสามหน้ามาให้ ได้แก่ งบกำไรขาดทุนเดือนที่แล้ว งบกำไรขาดทุนไตรมาสที่แล้ว และตารางเปรียบเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อน ตัวเลขสะอาดตา รูปแบบสวยงาม คุณเฉินพลิกดูสองนาทีแล้วเงยหน้าถามว่า "แล้วยังไง ตกลงควรซื้อหรือไม่" ฝ่ายบัญชีอึ้งไปครู่หนึ่งแล้วตอบว่า "ในงบก็เป็นแบบนี้ บริษัทมีกำไรอยู่"

นี่ไม่ใช่ความผิดของฝ่ายบัญชี ตัวเลขทุกตัวที่เธอส่งมาถูกต้อง ทุกงบเป็นไปตามมาตรฐาน ต่อให้สำนักงานบัญชีที่ไหนมาตรวจก็หาที่ติไม่ได้ ปัญหาอยู่ที่ตัวเลขเหล่านั้นตอบคนละคำถาม งบกำไรขาดทุนตอบว่า "เดือนที่แล้วเกิดอะไรขึ้น" ส่วนคุณเฉินถามว่า "ต่อจากนี้ควรทำหรือไม่ควรทำ" สองคำถามนี้หน้าตาคล้ายกันมาก แต่ทิศทางกลับตรงข้ามกันพอดี

สามบทที่ผ่านมาเราเดินผ่านตารางสี่ช่อง บัญชีการเงิน และบัญชีต้นทุนมาแล้ว ทั้งหมดมีจุดร่วมอย่างหนึ่งคือ สิ่งที่จัดระเบียบล้วนเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นไปแล้ว บัญชีการเงินจัดให้คนนอกบริษัทดู บัญชีต้นทุนจัดให้คนในดู แต่สายตาของทั้งคู่หันไปทางข้างหลัง บทนี้จะเปลี่ยนทิศแล้ว บัญชีบริหารคือช่องแรกในตารางนั้นที่หันสายตาไปข้างหน้า

ทำไม

ความต่างระหว่างบัญชีบริหารกับบัญชีการเงินไม่ได้อยู่ที่ยากหรือง่าย ไม่ได้อยู่ที่ว่าอันไหนสูงส่งกว่า แต่อยู่ที่ "กาล" บัญชีการเงินใช้อดีตกาล เดือนนี้รายได้เท่าไร ต้นทุนเท่าไร กำไรเท่าไร ส่วนบัญชีบริหารใช้อนาคตกาล ถ้าเรารับออร์เดอร์นี้แล้วต่อไปจะเป็นอย่างไร ถ้าเราปิดไลน์นี้แล้วต่อไปจะเป็นอย่างไร บัญชีชุดเดียวกัน คนบัญชีคนเดียวกัน แต่มองไปคนละทิศ ก็กลายเป็นคนละศาสตร์

คนที่อธิบายเรื่องนี้ให้ชัดคือ Robert N. Anthony ศาสตราจารย์จาก Harvard Business School ในหนังสือ Management Accounting: Text and Cases ที่ตีพิมพ์เมื่อปี พ.ศ. 2499 เขาแบ่งบัญชีออกเป็นสองโลกอย่างชัดเจนเป็นครั้งแรก ฝั่งหนึ่งรับใช้คนนอกบริษัท กติกากำหนดโดยมาตรฐาน อีกฝั่งหนึ่งรับใช้คนในบริษัทที่ต้องตัดสินใจ กติกากำหนดโดยคำถามที่ว่า "การตัดสินใจครั้งนี้ต้องรู้อะไรบ้าง" หลังจากนั้นบัญชีบริหารจึงกลายเป็นศาสตร์ที่ยืนได้ด้วยตัวเอง

แล้วทำไมเจ้าของกิจการจึงมักได้ข้อมูลที่ไม่ตรงคำถาม ส่วนใหญ่ไม่ใช่เพราะฝ่ายบัญชีขี้เกียจ แต่เพราะคำถามเองไม่ได้บอกทิศทาง คำว่า "ช่วยคำนวณให้หน่อย" กำกวมเกินไป สิ่งที่ฝ่ายบัญชีได้ยินคือ "จัดตัวเลขมาให้ฉัน" เธอจึงทำสิ่งที่ถนัดที่สุดและมีคำตอบมาตรฐานที่สุด นั่นคือจัดบัญชีที่มีอยู่ให้กลายเป็นงบ ซึ่งงบโดยธรรมชาติแล้วมองย้อนหลัง ถ้าคุณอยากให้เธอมองไปข้างหน้า ต้องบอกให้ชัดว่าคุณกำลังจะตัดสินใจเรื่องอะไร ต้องตัดสินใจเมื่อไร และมีทางเลือกกี่ทาง

ที่ยุ่งกว่านั้นคือ ข้อมูลที่ใช้มองไปข้างหน้าไม่ได้มีอยู่ในบัญชีตั้งแต่แรก เครื่องใหม่หนึ่งปีจะรับงานเพิ่มได้เท่าไร อัตราของดีจะดีกว่าเครื่องเก่าหรือไม่ ค่าไฟจะเพิ่มขึ้นเท่าไร ถ้าลูกค้าถอนออร์เดอร์ในอีกสามเดือนจะทำอย่างไร ตัวเลขเหล่านี้ไม่มีสักตัวที่นอนอยู่ในสมุดบัญชีแยกประเภท สิ่งที่บัญชีบริหารต้องทำคือเอาสิ่งที่มีในบัญชี ได้แก่ ต้นทุนจริง กำลังผลิตจริง และอัตราของดีจริงในอดีต มาประกอบกับสิ่งที่ไม่มีในบัญชี คือข้อสมมติเกี่ยวกับอนาคต ให้ออกมาเป็นประมาณการที่ดีพอจะใช้ตัดสินใจ

นี่คือเหตุผลว่าทำไมบัญชีบริหารจึงไม่ใช่เรื่องที่ "ให้ฝ่ายบัญชีไปคำนวณเองก็พอ" ข้อสมมติเป็นของใคร เป็นของเจ้าของกิจการ ตลาดจะฟื้นหรือไม่ ลูกค้ารายนี้พึ่งพาได้แค่ไหน ปีหน้าจะเดินไปทางสายผลิตภัณฑ์นี้หรือไม่ การตัดสินเหล่านี้ฝ่ายบัญชีทำแทนไม่ได้และไม่ควรทำแทน สิ่งที่ฝ่ายบัญชีทำได้คือแปลข้อสมมติของเจ้าของให้กลายเป็นตัวเลข และชี้จุดที่ขัดแย้งกันเอง ถ้าเจ้าของโยนข้อสมมติให้ฝ่ายบัญชีด้วย ก็เท่ากับให้คนที่มองไม่เห็นถนนเป็นคนตัดสินใจว่าจะเลี้ยวหรือไม่เลี้ยว

ทำอย่างไร

ขั้นที่หนึ่ง แยกให้ออกก่อนว่าคุณกำลังถามคำถามแบบไหน

ครั้งหน้าก่อนจะไปขอตัวเลขจากฝ่ายบัญชี ลองแยกประเภทในใจสักรอบว่า สิ่งที่ผมต้องการคือ "เกิดอะไรขึ้นไปแล้ว" หรือ "ต่อจากนี้ควรทำอย่างไร"

แบบแรกเช่น เดือนที่แล้วอัตรากำไรขั้นต้นเท่าไร ไตรมาสนี้ค่าใช้จ่ายบุคลากรเกินงบหรือไม่ ปีที่แล้วทั้งปีรายได้เท่าไร คำถามเหล่านี้มีคำตอบมาตรฐาน คำตอบนอนอยู่ในบัญชี ฝ่ายบัญชีดึงตัวเลขออกมาก็จบ ส่วนแบบหลังเช่น ออร์เดอร์นี้รับหรือไม่รับ เครื่องนี้ซื้อหรือไม่ซื้อ ลูกค้ารายนี้จะปล่อยไปหรือไม่ คำถามพวกนี้ในบัญชีไม่มีคำตอบ มีแต่วัตถุดิบ ต้องอาศัยข้อสมมติมาประกอบขึ้นเอง

แค่ฝึกพูดประโยคนี้จนติดปากก็พอ "ผมไม่ได้อยากรู้ว่าเดือนที่แล้วเป็นอย่างไร ผมกำลังจะตัดสินใจก้าวต่อไป ช่วยดูให้ผมจากมุมนี้" แค่บอกทิศทางให้ชัด สิ่งที่ฝ่ายบัญชีส่งกลับมาก็จะต่างออกไปแล้ว