พนักงานบัญชีในบริษัทคุณทำอะไรกันแน่: บัญชีบริหาร บัญชีปฏิบัติการ และบัญชีหลัก

บริษัท宏昌包材 ที่สมุทรปราการ ผลิตกล่องกระดาษเกรดอาหาร เปิดมา 12 ปี พนักงาน 65 คน ต้นปีนี้ 林先生 เจ้าของบริษัท ตัดสินใจรับพนักงานบัญชีเพิ่มหนึ่งคน ฝ่ายบุคคลลงประกาศรับสมัคร พาดหัวสั้น ๆ ว่า "รับสมัครบัญชีบริหาร (管會) 1 อัตรา"

วันสัมภาษณ์ มีผู้สมัครวัยสามสิบต้น ๆ มาสมัคร ประวัติสวยงาม งานก่อนหน้าอยู่บริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์มาห้าปี 林先生 ถามว่าปกติทำอะไรบ้าง เธอตอบว่าเคยทำการวิเคราะห์ต้นทุน-ปริมาณ-กำไร จัดทำงบประมาณประจำปี ทบทวนผลต่างงบประมาณรายเดือน และเคยทำแบบจำลองกำไรขาดทุนของสินค้าใหม่ให้หน่วยธุรกิจ เธอตอบได้ลื่นไหลมาก เพราะนั่นคือสิ่งที่เธอทำทุกวันมาตลอดห้าปี

林先生 ฟังจบแล้วรู้สึกว่างเปล่า เพราะสิ่งที่เขาต้องการไม่ใช่แบบนี้ เขาต้องการคนที่ทุกเดือนจะช่วยเขาไล่ดูใบขอเบิกจ่ายของฝ่ายจัดซื้อ รายงานการขายประจำวันที่ฝ่ายขายส่งขึ้นมา และเอกสารประกอบการลงบัญชีรับจ่ายกองโต ๆ นั้นให้ครบทุกใบ ดูว่ามีอะไรที่ไม่ตรงกับระเบียบบริษัทหรือไม่ตรงกับกฎหมายภาษีบ้าง แล้วสิ้นเดือนสรุปออกมาเป็นรายงานกำไรขาดทุนจากการดำเนินงานวางบนโต๊ะเขา

สัมภาษณ์เสร็จ ผู้สมัครหันกลับมาถามที่หน้าประตูว่า "แล้วบัญชีบริหารของที่นี่ ไม่ต้องทำวิเคราะห์เลยใช่ไหม" 林先生 ตอบไม่ได้

ทั้งสองคนไม่มีใครพูดผิด สิ่งที่ผิดคือคำ ๆ นั้น

ทำไมถึงไม่ตรงกัน: สองระบบชนกันที่คำเดียวกัน

หกบทแรกของคอร์สนี้พูดถึงการแบ่งประเภทตามตำรา ได้แก่ บัญชีการเงิน บัญชีต้นทุน บัญชีบริหาร บัญชีตามความรับผิดชอบ และบัญชีภาษีอากร การแบ่งชุดนี้ตัดตามคำถามว่า "ข้อมูลชุดนี้ทำให้ใครดู และมองย้อนหลังหรือมองไปข้างหน้า" ตรรกะสะอาด สอบก็ง่าย

แต่บริษัทไม่ได้จ่ายเงินเดือนตามตำรา บริษัทจ่ายเงินเดือนตามตำแหน่ง ในผังองค์กรเขียนว่าคนนี้คือบัญชีบริหาร (管會) คนนั้นคือบัญชีหลัก (帳會) อีกคนคือบัญชีปฏิบัติการ (營會) การแบ่งชุดนี้งอกมาจากคำถามว่า "คนนี้นั่งอยู่ตรงนั้นแล้วทำอะไรบ้างในแต่ละวัน" มันเกิดจากการใช้งานจริงจนตกผลึก และไม่เคยมีใครมาทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

สองระบบนี้ไม่เคยถูกจับมาเทียบกัน คุณจึงเจอสถานการณ์ที่น่าหงุดหงิดอยู่บ่อย ๆ คือ อ่านตำราจนแม่นแล้วเดินเข้าบริษัทกลับเทียบไม่ติด หรือทำงานในบริษัทมาสิบปีแล้วไปเข้าคอร์สเรียน กลับรู้สึกว่าสิ่งที่อาจารย์สอนกับสิ่งที่ตัวเองทำเป็นคนละเรื่อง

บทนี้จะทำอย่างเดียวคือจับสองระบบนี้มาวางเทียบกันให้ตรง พอตรงแล้ว เวลารับคนคุณจะรู้ว่าต้องเขียนอะไร เวลาสัมภาษณ์จะรู้ว่าต้องถามอะไร และเวลาประชุมจะรู้ว่าคำที่อีกฝ่ายพูดถึงนั้นหมายถึงใคร

สามตำแหน่งที่มีอยู่จริงในบริษัท

ตำรา《企業管理九大內控循環》ซึ่งเป็นภาษากลางที่กลุ่มบริษัทใช้ร่วมกัน แบ่งตำแหน่งที่เกี่ยวกับบัญชีออกเป็นสามตำแหน่ง นี่ไม่ใช่การแบ่งเชิงทฤษฎี แต่เป็นการแบ่งงานที่แขวนอยู่บนผังองค์กรจริง และมีคนนั่งอยู่ตรงนั้นจริง

บัญชีบริหาร (管會): คนที่ยืนกลั่นกรอง

การกระทำหลักของตำแหน่งนี้คือ "ตรวจ" เมื่อเอกสารส่งขึ้นมา เขาดูว่ารายจ่ายก้อนนี้ตรงกับระเบียบที่บริษัทตั้งไว้หรือไม่ ตรงกับหลักเกณฑ์การรับรู้รายจ่ายตามกฎหมายภาษีหรือไม่ เมื่อฝ่ายขายส่งรายงานการขายประจำวันขึ้นมา เขาสอบทานว่าตัวเลขถูกไหม ตกหล่นไหม มีรายการไหนที่กระทบยอดกับบันทึกการส่งของไม่ได้ และสิ้นเดือนเขาสรุปทั้งหมดออกมาเป็นรายงานกำไรขาดทุนจากการดำเนินงาน

สังเกตจุดร่วมของการกระทำเหล่านี้ให้ดี ทั้งหมดคือการตรวจสิ่งที่เกิดขึ้นไปแล้ว ว่ามันยืนอยู่ได้หรือไม่ คุณค่าของตำแหน่งนี้อยู่ที่ "ของที่ไม่ถูกต้องจะไม่ไหลเข้าไปในบัญชี" เจ้าของไว้ใจตำแหน่งนี้ เพราะก่อนที่เขาจะเซ็นชื่อ มีคนดูมาก่อนแล้ว

คุณอาจนึกภาพบัญชีบริหารเป็นตะแกรงกรองชั้นแรกของบริษัทก็ได้ เขาไม่ได้ผลิตตัวเลข เขากรองตัวเลข

บัญชีหลัก (普會／帳會): คนที่ทำบัญชีให้ออกมาเป็นเล่ม

บัญชีหลักหรือที่เรียกว่าสมุห์บัญชี ทำสองอย่างคือ "บันทึก" กับ "จัดทำ" รายการค้าทุกรายการที่ผ่านเข้ามาต้องลงบัญชี ปิดบัญชีรายเดือนรายปีต้องปิดให้ได้ งบการเงินต้องออกมา งบกระแสเงินสดต้องออกมา บัญชีการเงินที่บทที่ 2 พูดถึง ซึ่งก็คือ "ชุดที่กฎหมายบังคับให้ต้องส่ง" นั้น ที่จริงคือผลผลิตของตำแหน่งนี้

เกณฑ์วัดผลของตำแหน่งนี้ชัดเจนมาก คืองบออกได้ไหม ออกมาแม่นหรือเปล่า ทันเวลาหรือไม่ นี่คือช่วงที่ใกล้เคียงกับการ "มีคำตอบมาตรฐาน" ที่สุดในสายบัญชีทั้งเส้น เพราะบัญชีการเงินมีมาตรฐาน มีรูปแบบ และคิดรูปแบบขึ้นเองไม่ได้

บัญชีปฏิบัติการ (營會): คนที่นั่งติดฝ่ายขาย

ตำแหน่งนี้เป็นตำแหน่งที่คนนอกเข้าใจผิดง่ายที่สุดในสามตำแหน่ง ชื่อทางการของมันมักเป็น "ผู้ช่วยฝ่าย" "ธุรการฝ่ายขาย" ฟังดูเหมือนงานธุรการ แต่สิ่งที่มันดูแลนั้นหนักมาก คือ ลูกหนี้การค้าเก็บได้หรือไม่ งบประมาณที่ตั้งไว้คุมอยู่หรือเปล่า เงินเดือนและโบนัสคำนวณถูกไหม

ลูกค้าเลยกำหนดชำระ หนังสือทวงถามออกโดยบัญชีปฏิบัติการ งบประมาณของแผนกปีนี้จัดทำอย่างไร ทำเสร็จแล้วแต่ละเดือนใช้เกินหรือไม่ ก็เป็นบัญชีปฏิบัติการที่ตามอยู่ โบนัสของฝ่ายขาย เงินเดือนและรางวัลของพนักงานคำนวณอย่างไร ก็เป็นบัญชีปฏิบัติการที่คำนวณ

ความต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่างตำแหน่งนี้กับสองตำแหน่งแรกคือ มันไม่ได้อยู่ในมุมของแผนกบัญชี แต่นั่งอยู่ข้าง ๆ หน่วยงานขายหรือฝ่ายบุคคล มันคือคนที่เข้าใจตัวเลขและอยู่ใกล้หน้างานที่สุด และเพราะอยู่ใกล้หน้างานนี่เอง มันจึงมักเป็นคนแรกที่รู้ว่าลูกค้ารายไหนกำลังจะมีปัญหา

ความจริงของ SME: งานตรวจสอบภายในมักเป็นงานควบ

ยังมีอีกเรื่องที่ต้องพูดให้ชัด ตำราเขียนไว้ตรง ๆ ว่า งานตรวจสอบภายในของวิสาหกิจขนาดกลาง ขนาดย่อม และขนาดย่อย ให้บัญชีบริหารหรือบัญชีปฏิบัติการเป็นผู้ควบ และรายงานตรงต่อผู้จัดการใหญ่หรือเจ้าของ