ยืนประชุม 5 นาทีก็เลิก: ให้หัวหน้าแต่ละหน่วยรายงานตัวเลขกำไรขาดทุนสดๆ ทุกเช้า

เจ็ดโมงครึ่งเช้า ที่นิคมอุตสาหกรรมอมตะนคร จังหวัดชลบุรี ร้านอุปกรณ์โลหะภัณฑ์ชื่อ "หลงหู่" ของคุณหลิน กั๋วเหลียง เจ้าของธุรกิจชาวไต้หวัน ยืนอยู่หน้ากระดานไวท์บอร์ดในสำนักงานโกดัง รอหัวหน้าหน่วยงานทั้งสามคนมาให้ครบ บริษัทนี้แบ่งออกเป็นสามศูนย์กำไร (Profit Center) มาได้สองเดือนแล้ว คือ ฝ่ายหน้าร้านค้าปลีก ฝ่ายค้าส่ง และฝ่ายผลิตตามสั่ง บัญชีแยกคำนวณกันแล้วก็จริง แต่คุณหลินพบปัญหาใหม่ นั่นคืองบกำไรขาดทุนของแต่ละหน่วยยังต้องรอให้พนักงานบัญชีปิดงบสิ้นเดือนก่อนถึงจะเห็น พอเห็นตัวเลขอีกที หน่วยที่ขาดทุนก็มักจะขาดทุนมาแล้วเต็มเดือน

บทเรียนที่เจ็บที่สุดคือเดือนที่แล้ว หน้าฝนมาถึง ลูกค้าที่เข้าร้านฝ่ายค้าปลีกลดลงถึงสามสิบเปอร์เซ็นต์ แต่ตารางกะพนักงานไม่ได้ปรับตาม ทำให้เสียชั่วโมงแรงงานว่างเปล่าไปสองกะโดยเปล่าประโยชน์ ในขณะที่ฝ่ายค้าส่งกับฝ่ายผลิตตามสั่งยังทำกำไรได้เรื่อยๆ ทำให้งบรวมทั้งบริษัทดูดีพอสมควร จนบดบังปัญหาเลือดไหลของฝ่ายหน้าร้านไปจนถึงสิ้นเดือนถึงจะถูกพบ คุณหลินตัดสินใจทันทีว่า ต่อไปนี้จะไม่รอถึงสิ้นเดือนอีกแล้ว ทุกเช้าจะใช้เวลาห้านาที ฟังด้วยหูตัวเองว่าวันนี้แต่ละหน่วยกำไรหรือขาดทุน

ทำไมต้องทำแบบนี้

วิธีนี้ไม่ใช่ไอเดียที่คุณหลินคิดขึ้นเองลอยๆ แต่มีทฤษฎีรองรับอยู่สองสาย สายแรกคือ อินาโมริ คาซึโอะ (Inamori Kazuo) ผู้ก่อตั้งเคียวเซร่า (Kyocera) เสนอไว้ในหนังสือว่าด้วยการบริหารแบบอะมีบา (Amoeba Management, 2006) เรื่อง "ตารางกำไรต่อหน่วยเวลา" อินาโมริย้ำว่าถ้าตารางนี้ถูกหยิบมาดูแค่ตอนสิ้นเดือน พนักงานจะไม่รู้สึกว่าการกระทำของตัวเองวันนี้เชื่อมโยงกับตัวเลขอย่างไร ตารางก็จะกลายเป็นแค่รายงานการเงินที่ตายแล้ว ไม่มีพลังในการบริหารจัดการจริง ต้องดูทุกวัน ปรับทุกวัน ตารางถึงจะมีชีวิต สายที่สองคือ นักจิตวิทยา บี.เอฟ. สกินเนอร์ (B.F. Skinner) เจ้าของทฤษฎีการวางเงื่อนไขแบบต่อเนื่อง (Operant Conditioning) ที่ชี้ว่า "ผลตอบรับที่ล่าช้า" ยิ่งห่างจากพฤติกรรมที่เกิดขึ้นนานเท่าไหร่ ยิ่งแก้ไขพฤติกรรมได้น้อยลงเท่านั้น พอรู้สาเหตุการขาดทุนตอนสิ้นเดือน ก็พลาดช่วงเวลาทองในการปรับตัวไปแล้ว ที่ปรึกษาด้านการบริหาร แพทริก เลนซิโอนี (Patrick Lencioni) ก็เสนอแนวคิด "การประชุมยืนประจำวัน" (Daily Check-in) ไว้ในหนังสือ Death by Meeting (2004) ว่าควรใช้เวลาห้าถึงสิบนาที ยืนประชุม รายงานเฉพาะตัวเลขเชิงบริหาร ไม่ลงลึกวิเคราะห์ ถ้ามีความผิดปกติให้นัดคุยแยกต่างหาก เป้าหมายคือบีบระยะเวลาระหว่าง "เห็นตัวเลข" กับ "ตัดสินใจ" ให้สั้นที่สุด