ทวงหนี้ก่อนตรุษจีนอย่างมืออาชีพ ใช้ ChatGPT เขียนข้อความตามระดับความสัมพันธ์ลูกค้า

ทุกปีพอถึงช่วงกลางเดือนธันวาคม กลุ่มไลน์ของหัวหน้าฝ่ายขายโรงงานก็จะมีข้อความเดียวกันเสมอ คือ ต้องเก็บหนี้ให้เรียบร้อยก่อนตรุษจีน หลักการนี้ทุกคนเข้าใจดี แต่ที่ยากคือจะเปิดปากอย่างไร ประโยคเดียวกันว่า กรุณาชำระเงินโดยเร็ว หากพูดกับลูกค้าเก่าที่ร่วมงานกันมาสิบปี อาจฟังดูเหมือนตัดสัมพันธ์ แต่หากพูดกับลูกค้าใหม่ที่เพิ่งร่วมงานกันครึ่งปี กลับดูอ่อนเกินไปจนทวงไม่ได้ผล หัวหน้าฝ่ายขายต้องคิดวิธีพูดให้เหมาะกับลูกค้าสิบกว่าถึงยี่สิบรายในแต่ละปี แค่คิดว่าจะพูดอย่างไรก็กินเวลาไปครึ่งวัน ช่วงปลายปีงานขายก็เต็มมืออยู่แล้ว เรื่องนี้จึงมักถูกดองไว้จนถึงวินาทีสุดท้ายแล้วต้องรีบทำแบบลนลาน

ความยากของการทวงหนี้ อยู่ที่ระดับความสัมพันธ์ที่ต่างกัน

การทวงหนี้ค้างชำระไม่เคยเป็นเรื่องที่ใช้บทเดียวแก้ได้ทุกกรณี ลูกค้าเก่าที่ร่วมงานกันมานานและไว้ใจกัน หากพูดตรงเกินไปจะดูเหมือนห่างเหิน ลูกค้าทั่วไปที่ความสัมพันธ์อยู่ระดับกลาง หากสุภาพเกินไปอีกฝ่ายอาจไม่ให้ความสำคัญ ส่วนลูกค้าใหม่ที่เพิ่งสร้างความสัมพันธ์ การทวงหนี้ครั้งแรกต้องระมัดระวังคำพูดมากขึ้น เพื่อไม่ให้ทิ้งภาพลักษณ์ว่าเข้มงวดตั้งแต่แรก ลูกค้าสามแบบต้องใช้น้ำเสียงสามแบบ ซึ่งหัวหน้าฝ่ายขายรู้ดีอยู่แล้วในใจ เพียงแต่ทุกครั้งที่ต้องนั่งเขียนทีละฉบับ ก็เสียเวลาจริง ๆ และมักจะเขียนจนคิดคำพูดไม่ออก

เปลี่ยน การทวงหนี้แบบแบ่งระดับ ให้เป็นเรื่องสิบนาที

ต้นปี 2024 ChatGPT สามารถจัดการงานเขียนแบบ เรื่องเดียวกันแต่น้ำเสียงต่างกัน ได้อย่างมีเสถียรภาพแล้ว วิธีทำง่ายมาก คือแบ่งลูกค้าตามระดับความสัมพันธ์ออกเป็นกลุ่ม แล้วอธิบายข้อมูลพื้นฐานของลูกค้าแต่ละกลุ่มให้ ChatGPT ฟังสั้น ๆ เช่น ร่วมงานกันมานานแค่ไหน ยอดเงินมากน้อยเพียงใด พฤติกรรมการชำระเงินในอดีต แล้วให้มันเขียนข้อความทวงหนี้แยกตามแต่ละกลุ่ม เวอร์ชันสำหรับลูกค้าเก่าอาจแทรกคำพูดกันเองเล็กน้อย ให้ความรู้สึกเหมือนเพื่อนเตือนกัน เวอร์ชันสำหรับลูกค้าทั่วไปคงความสุภาพเป็นทางการ บอกยอดเงินและกำหนดเวลาตรงไปตรงมา ส่วนเวอร์ชันสำหรับลูกค้าใหม่ต้องเป็นทางการมากขึ้น พร้อมแทรกคำขอบคุณที่ร่วมงานกัน เพื่อลดความแข็งกร้าวของการทวงหนี้

ร่างจาก AI เป็นแค่จุดเริ่มต้น การปรับแต่งต่างหากคือหัวใจ

สิ่งที่ต้องเตือนคือ ข้อความที่ ChatGPT เขียนออกมาเป็นเพียงร่างเบื้องต้น ไม่ใช่งานสำเร็จรูปที่คัดลอกไปใช้ได้ทันที ลูกค้าที่ฝ่ายขายโรงงานติดต่อด้วยส่วนใหญ่สื่อสารกันด้วยภาษาไทยหรือผสมไทย-จีน น้ำเสียงภาษาจีนที่ AI ร่างมามักเป็นทางการแบบลายลักษณ์อักษร ก่อนส่งให้ลูกค้าจริง ควรให้เพื่อนร่วมงานที่คุ้นเคยกับภาษาธุรกิจท้องถิ่นตรวจสอบก่อน ปรับน้ำเสียงให้ใกล้เคียงกับวิธีติดต่อสื่อสารปกติมากขึ้น ตัวเลข วันที่ เลขที่ใบแจ้งหนี้ ข้อมูลสำคัญเหล่านี้หัวหน้าฝ่ายขายต้องตรวจสอบด้วยตัวเองก่อนส่งออกไปทุกครั้ง เพราะ AI ไม่มีทางรู้ว่าคุณเพิ่งคุยโทรศัพท์กับลูกค้ารายไหนเมื่อวานนี้

🔧 ลงมือทำกับ AI สร้างข้อความทวงหนี้สามระดับความสัมพันธ์ในครั้งเดียว

คัดลอกพรอมต์ด้านล่างไปวางใน ChatGPT แล้วเปลี่ยนข้อมูลในวงเล็บเป็นข้อมูลลูกค้าของตัวเอง ก็จะได้ร่างสามเวอร์ชันทันที จากนั้นค่อยปรับน้ำเสียงและรายละเอียดทีละเวอร์ชันก่อนนำไปใช้จริง

ฉันเป็นหัวหน้าฝ่ายขายโรงงาน ก่อนตรุษจีนต้องทวงเงินค้างชำระจากลูกค้า ช่วยเขียนข้อความทวงหนี้ 3 เวอร์ชันตาม ระดับความสัมพันธ์ลูกค้า แต่ละเวอร์ชันไม่เกิน 150 คำ:

เวอร์ชัน 1 (ลูกค้าเก่า ร่วมงานกันมา [X] ปี ความสัมพันธ์ดี):
น้ำเสียงเหมือนเพื่อนเตือนกัน แทรกคำขอบคุณที่ร่วมงานกันมาหลายปี แล้วบอกยอดเงิน [ยอดเงิน] และกำหนดชำระอย่างเป็นธรรมชาติ น้ำเสียงผ่อนคลายไม่ห่างเหิน

เวอร์ชัน 2 (ลูกค้าทั่วไป ร่วมงานกันประมาณ [X] เดือน ความสัมพันธ์ปานกลาง):
น้ำเสียงสุภาพเป็นทางการ บอกยอดค้างชำระ [ยอดเงิน] เลขที่ใบแจ้งหนี้ [เลขที่] วันครบกำหนดเดิม [วันที่] อย่างชัดเจน สอบถามอย่างสุภาพว่าสามารถชำระให้เสร็จก่อนตรุษจีนได้หรือไม่

เวอร์ชัน 3 (ลูกค้าใหม่ ร่วมงานยังไม่ถึงครึ่งปี ทวงหนี้ครั้งแรก):
น้ำเสียงเป็นทางการและระมัดระวัง เริ่มด้วยคำขอบคุณสั้น ๆ ที่ร่วมงานกัน แล้วอธิบายยอดเงิน [ยอดเงิน] และวันครบกำหนด หลีกเลี่ยงภาพลักษณ์ว่าเข้มงวดตั้งแต่แรก และเปิดพื้นที่สำหรับการพูดคุยที่ยืดหยุ่น

กรุณาระบุ เวอร์ชัน 1 เวอร์ชัน 2 เวอร์ชัน 3 แยกกันให้ชัดเจน

สิ่งที่ทำได้ในสัปดาห์นี้ ลองเลือกลูกค้าห้ารายที่อยากเก็บเงินให้ได้ก่อนตรุษจีนมากที่สุด แบ่งเป็นกลุ่มเก่า กลาง ใหม่ ใช้พรอมต์ข้างต้นสร้างร่างแต่ละเวอร์ชัน ปรับให้เป็นน้ำเสียงที่ตัวเองถนัดแล้วลองส่งฉบับแรกดู สังเกตปฏิกิริยาลูกค้าก่อนปรับคำพูดในฉบับถัดไป