ตารางเปรียบเทียบราคาวัสดุสิ้นเปลืองทำถึงดึก? ลองส่งใบเสนอราคาให้ ChatGPT จัดระเบียบเบื้องต้นก่อน

ปลายเดือนต้องเสนอเอกสารจัดซื้อ บนโต๊ะมีใบเสนอราคาวัสดุสิ้นเปลืองจากซัพพลายเออร์สามราย รายหนึ่งส่งเป็นไฟล์ Excel แนบมา อีกรายพิมพ์ตัวเลขมาทาง Line อีกรายส่งไฟล์ PDF สแกนมาตรง ๆ ผู้ช่วยฝ่ายการเงินต้องคัดลอกราคาต่อหน่วย จำนวน กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน ทีละรายการลงในตารางเปรียบเทียบเดียวกัน กว่าจะตรวจสอบรูปแบบเสร็จก็ใกล้เลิกงานแล้ว หัวหน้ายังถามอีกว่า "สามรายนี้ราคาต่อหน่วยต่างกันเท่าไหร่ รายไหนมีส่วนลดปริมาณมาก" ต้องคำนวณใหม่อีกรอบ งานจัดระเบียบข้อมูลที่ซ้ำซากแบบนี้ คือสิ่งที่ ChatGPT ในเดือนกันยายน 2023 สามารถช่วยได้ทันที

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ "คำนวณไม่ได้" แต่อยู่ที่ "รูปแบบไม่ตรงกัน"

การจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองของโรงงานส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นถุงมือ แผ่นขัด น้ำมันหล่อลื่น หรือวัสดุบรรจุภัณฑ์ ราคาต่อหน่วยไม่สูงแต่สั่งซื้อบ่อย ซัพพลายเออร์แต่ละรายก็มักเสนอราคาตามรูปแบบที่ตนเองสะดวก สิ่งที่กินเวลาจริง ๆ ไม่ใช่การบวกลบคูณหาร แต่คือขั้นตอนการคัดลอกเนื้อหาจากรูปแบบต่าง ๆ ให้กลายเป็นตารางเดียวกัน ขั้นตอนนี้แต่ก่อนต้องทำด้วยมือเท่านั้น ตอนนี้สามารถนำเนื้อหาใบเสนอราคาไปวางให้ ChatGPT ช่วยจัดเป็นตารางที่มีคอลัมน์เดียวกันก่อน แล้วคนค่อยตรวจสอบตัวเลขและตัดสินใจอีกที

ให้ AI ทำหน้าที่ "คัดลอก" ส่วน "ตัดสินใจ" เก็บไว้กับตัวเอง

วิธีทำง่าย ๆ คือนำข้อความใบเสนอราคาทั้งสามราย (คัดลอกวางได้เลย ไม่ต้องให้ AI อ่านภาพ) วางลงในกล่องสนทนา ChatGPT ทีละราย พร้อมระบุว่าแต่ละส่วนเป็นใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์รายใด แล้วขอให้จัดเป็นตารางเดียวกัน โดยมีคอลัมน์รายการสินค้า ราคาต่อหน่วย จำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำ กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน ChatGPT จะให้ตารางร่างที่มีรูปแบบเดียวกันออกมา ตอนนี้งานของฝ่ายการเงินหรือจัดซื้อจะเปลี่ยนจาก "คัดลอก" เป็น "ตรวจสอบและตัดสินใจ" เช่น ราคารวมภาษีหรือไม่ กำหนดส่งมอบระบุจำนวนวันชัดเจนหรือไม่ เงื่อนไขชำระเงินคือ 30 วันหรือ 45 วัน สิ่งเหล่านี้ต้องให้คนตรวจสอบกับใบเสนอราคาต้นฉบับเอง ตารางที่ AI จัดมาเป็นเพียงร่าง ไม่ใช่ข้อสรุปสุดท้าย

เวอร์ชัน Plus อัปโหลด Excel ได้ตรง ๆ ให้ AI ช่วยคำนวณต้นทุนต่อหน่วย

หากซัพพลายเออร์เสนอราคาเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV ผู้ที่สมัคร ChatGPT Plus สามารถใช้ฟีเจอร์ Code Interpreter (การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ซึ่งขณะนั้นยังอยู่ในช่วง beta และเพิ่งเปิดให้ใช้ไม่นาน) อัปโหลดไฟล์โดยตรง ให้ช่วยอ่านเนื้อหาและแปลงเป็นหน่วยเดียวกัน (เช่น แปลงเป็นราคาต่อกิโลกรัมหรือต่อกล่องเท่ากันหมด) เพื่อเปรียบเทียบได้สะดวกขึ้น ขั้นตอนนี้สะดวกกว่าการวางข้อความล้วน แต่สูตรคำนวณและนิยามหน่วยยังต้องตรวจสอบเองอยู่ดี โดยเฉพาะ "หนึ่งกล่อง" ของแต่ละซัพพลายเออร์มักมีจำนวนไม่เท่ากัน AI จะไม่ช่วยสังเกตจุดนี้ให้เองโดยอัตโนมัติ เว้นแต่คุณจะขอให้มันแสดงหลักการคำนวณให้ตรวจสอบชัดเจน

เปรียบเทียบราคาในไทย จุดที่พลาดบ่อยที่สุดคือ "รวม VAT 7% แล้วหรือยัง"

เวลาจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองในประเทศไทย ยังมีอีกคอลัมน์หนึ่งที่คนมักมองข้าม นั่นคือใบเสนอราคานั้นรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วหรือยัง อัตรา VAT ของไทยอยู่ที่ 7% แต่ซัพพลายเออร์แต่ละรายมีวิธีระบุไม่เหมือนกัน บางรายราคาต่อหน่วยรวม VAT ไว้แล้ว บางรายเป็นราคาก่อนภาษีแล้วเขียนเพิ่มว่า "+VAT 7%" ต่อท้าย ราคาที่ดูใกล้เคียงกันสองแบบนี้ เมื่อคำนวณเป็นยอดสุทธิจริงอาจต่างกันเกิน 7% หากตารางเปรียบเทียบไม่ได้แยกคอลัมน์นี้ออกมาให้ชัดเจน ก็อาจเผลอนำ "ราคารวมภาษี" กับ "ราคาก่อนภาษี" มาเทียบกันในคอลัมน์เดียว ทำให้รายที่ดู "ราคาต่ำสุด" อาจเป็นเพียงเพราะยังไม่รวมภาษี ไม่ใช่ราคาที่ถูกกว่าจริง เวลาจัดตารางเปรียบเทียบ ควรขอให้ ChatGPT เพิ่มคอลัมน์ "ราคารวม VAT 7% แล้วหรือไม่" แล้วตรวจสอบกับใบเสนอราคาต้นฉบับอีกครั้งด้วยตัวเอง จุดนี้เป็นรายละเอียดที่คนจัดซื้อหน้าใหม่ในไทยพลาดบ่อยที่สุด

สามข้อที่ต้องเตือนตัวเอง

ข้อแรก ข้อมูลลับของบริษัทในใบเสนอราคา (เช่น รายละเอียดสัญญา เงื่อนไขส่วนลดพิเศษ) ก่อนวางลงใน ChatGPT ควรคิดให้รอบคอบ หากบริษัทมีระเบียบด้านความปลอดภัยข้อมูลต้องปฏิบัติตามก่อน ข้อสอง ตารางเปรียบเทียบที่ AI จัดมาสะท้อนเฉพาะ "เนื้อหาที่คุณวางเข้าไป" เท่านั้น หากใบเสนอราคาต้นฉบับตัวอักษรไม่ชัดเจน หรือคุณพิมพ์ตัวเลขผิดตอนคัดลอกด้วยมือ AI ก็จะคำนวณผิดตามไปด้วย ก่อนสรุปผลสุดท้ายต้องกลับไปตรวจสอบเอกสารต้นฉบับเสมอ ข้อสาม จุดสำคัญของการเปรียบเทียบราคา เช่น ควรให้คะแนนพิเศษกับซัพพลายเออร์เก่าเพราะความร่วมมือระยะยาวหรือไม่ การตัดสินใจเชิงความสัมพันธ์และกลยุทธ์แบบนี้ยังคงเป็นหน้าที่ของคน AI เพียงช่วยจัดโต๊ะให้เรียบร้อย ให้คุณเห็นตัวเลขชัดเจนก่อนตัดสินใจ

🔧 AI ลงมือทำ: จัดใบเสนอราคาสามรายให้เป็นตารางเปรียบเทียบในครั้งเดียว

คัดลอกพรอมต์ด้านล่างไปวางในกล่องสนทนา ChatGPT แล้ววางข้อความใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์สามรายตามลำดับ (หรือใช้ Code Interpreter เวอร์ชัน Plus อัปโหลดไฟล์ Excel) ให้ AI ช่วยจัดตารางร่างให้ก่อน แล้วค่อยตรวจสอบตัวเลขด้วยตัวเองก่อนสรุปผล

คุณคือผู้ช่วยเปรียบเทียบราคาจัดซื้อของฉัน ฉันจะวางเนื้อหาใบเสนอราคาวัสดุสิ้นเปลืองจากซัพพลายเออร์ 2-4 ราย (ข้อความหรือเนื้อหาจาก Excel) ตามลำดับ รายการสินค้าคือ [ระบุชื่อรายการสินค้า เช่น ถุงมืออุตสาหกรรม]

กรุณา:
1. ช่วยจัดเป็นตารางเปรียบเทียบรูปแบบเดียวกัน มีคอลัมน์: ชื่อซัพพลายเออร์ รายการสินค้า ราคาต่อหน่วย หน่วย รวม VAT 7% แล้วหรือไม่ จำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำ กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน
2. หากหน่วยของแต่ละซัพพลายเออร์ไม่ตรงกัน (เช่น จำนวนต่อกล่องต่างกัน) ช่วยแปลงเป็นหน่วยเดียวกันเพื่อเปรียบเทียบสะดวก และแสดงหลักการคำนวณให้ชัดเจนเพื่อให้ฉันตรวจสอบเองได้
3. สุดท้ายสรุปด้วยประโยคเดียวว่ารายไหน "ราคาต่อหน่วยต่ำสุด" และรายไหน "กำหนดส่งมอบสั้นที่สุด" แต่ไม่ต้องช่วยฉันตัดสินใจขั้นสุดท้าย ฉันจะตรวจสอบใบเสนอราคาต้นฉบับด้วยตัวเองก่อนอนุมัติ

นี่คือเนื้อหาใบเสนอราคา:
[วางข้อความหรือตารางใบเสนอราคาของรายที่หนึ่ง สอง สาม ตามลำดับ]

ก้าวแรกที่ทำได้สัปดาห์นี้

หยิบเคสจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณกำลังเปรียบเทียบราคาอยู่ตอนนี้และยังไม่ได้อนุมัติ นำข้อความใบเสนอราคาแต่ละรายวางให้ ChatGPT จัดเป็นตาราง เพิ่มคอลัมน์ตรวจสอบว่ารวม VAT 7% แล้วหรือยัง แล้วตรวจสอบตัวเลขสำคัญสามจุดด้วยตัวเอง คือ ราคารวม กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน วันนี้ก็สามารถลดชั่วโมงทำงานล่วงเวลาได้หนึ่งครั้ง