ใช้ ChatGPT ช่วยทีมขายจัดทำคำตอบมาตรฐานสำหรับคำถามที่ลูกค้าถามบ่อย

ทีมขายในโรงงานมักเจอสถานการณ์แบบนี้ ส่งใบเสนอราคาออกไป วันรุ่งขึ้นลูกค้าก็ยิงคำถามกลับมาเป็นชุด ระยะเวลาส่งมอบกี่วัน สั่งขั้นต่ำเท่าไร ค่าแม่พิมพ์คิดอย่างไร เปลี่ยนวัตถุดิบแล้วราคาขึ้นไหม พนักงานขายสามคนตอบกันไปสามแบบ พอลูกค้าเอามาเทียบกันก็เริ่มไม่ไว้ใจ จังหวะการติดตามก็รวน คุณที่ต้องทำเองทุกอย่าง กลางวันวิ่งโรงงาน กลางคืนตอบอีเมล แทบไม่มีเวลามาจัดคำตอบเหล่านี้ให้เป็นชุดที่ทั้งทีมใช้ร่วมกันได้

ขั้นที่หนึ่ง รวบรวมคำถาม 20 ข้อที่ลูกค้าถามบ่อยที่สุดก่อน

อย่าเพิ่งรีบเขียนคำตอบ ให้ดึงคำถามออกมาก่อน เปิดอีเมลและแชตเกี่ยวกับใบเสนอราคาในช่วงสามเดือนที่ผ่านมา แล้วจดคำถามที่ลูกค้าเคยถามทีละข้อ มักจะพบว่าแปดสิบเปอร์เซ็นต์รวมอยู่ที่ระยะเวลาส่งมอบ ปริมาณสั่งขั้นต่ำ เงื่อนไขการชำระเงิน การรับประกันคุณภาพ และการเตรียมวัตถุดิบในห่วงโซ่อุปทาน เมื่อนำรายการนี้ส่งให้ ChatGPT มันจะช่วยตัดข้อซ้ำ จัดหมวดหมู่ และเรียงลำดับความสำคัญ เปลี่ยนบทสนทนาที่กระจัดกระจายให้เป็นตารางคำถามที่ชัดเจนภายในไม่กี่นาที

ขั้นที่สอง ใช้ ChatGPT ร่างคำตอบมาตรฐานที่สอดคล้องกัน

เมื่อมีรายการคำถามแล้ว ป้อนเงื่อนไขจริงของบริษัทให้ ChatGPT เช่น ระยะเวลาส่งมอบมาตรฐาน 30 วัน สั่งขั้นต่ำ 500 ชิ้น แล้วให้มันเขียนคำตอบด้วยน้ำเสียงเดียวกันที่ส่งให้ลูกค้าได้ทันที หัวใจสำคัญคือ คุณให้ข้อเท็จจริง ส่วนมันช่วยขัดเกลาสำนวน ตัวเลขอย่างระยะเวลาส่งมอบและราคาต้องกรอกเอง ห้ามให้ AI แต่งขึ้นเอง เมื่อได้ผลลัพธ์ก็บันทึกเป็นเอกสารที่ใช้ร่วมกัน พนักงานขายสามคนตอบจากชุดเดียวกัน เสียงก็ตรงกันโดยปริยาย

ขั้นที่สาม ขยายเสียงเดียวกันไปสู่การติดตามใบเสนอราคา

คำตอบมาตรฐานไม่ได้ใช้แค่ตอบกลับแบบตั้งรับ อีเมลติดตามในวันที่สามหลังส่งใบเสนอราคาก็ให้ ChatGPT เขียนเป็นเทมเพลตตามเสียงเดียวกันได้ พนักงานขายเพียงแก้ชื่อลูกค้ากับรายการสินค้าก็ส่งได้เลย ความเร็วในการติดตามลดจากครึ่งชั่วโมงเหลือสามนาที และไม่พลาดข้อมูลสำคัญอย่างระยะเวลาเตรียมวัตถุดิบ เมื่อพูดเป็นเสียงเดียวกัน สิ่งที่ลูกค้าสัมผัสได้คือ บริษัทนี้มืออาชีพและมีระบบ

🔧 AI ลงมือทำ สร้างคลังคำตอบมาตรฐานสำหรับคำถามที่ทีมขายถูกถามบ่อย

นำพรอมต์ด้านล่างไปวางใน ChatGPT แล้วเปลี่ยนข้อความในวงเล็บเป็นเงื่อนไขจริงของบริษัทและคำถามของลูกค้า ก็จะได้คลังคำตอบมาตรฐานที่ส่งให้ลูกค้าได้ทันที

คุณคือผู้จัดการฝ่ายขายส่งออกอาวุโสในอุตสาหกรรมการผลิต ฉันจะให้ชุดคำถามที่ลูกค้าถามบ่อยที่สุด พร้อมเงื่อนไขจริงของบริษัทเรา ช่วยจัดทำให้เป็นคลังคำตอบมาตรฐาน

เงื่อนไขของบริษัทเรามีดังนี้
- สินค้า (กรอกสินค้า)
- ระยะเวลาส่งมอบมาตรฐาน (กรอกจำนวนวัน)
- ปริมาณสั่งขั้นต่ำ (กรอกจำนวน)
- เงื่อนไขการชำระเงิน (กรอกเงื่อนไข)
- การรับประกันคุณภาพ (กรอกการรับประกันหรือมาตรฐานการตรวจสอบ)

คำถามที่ลูกค้าถามบ่อย
1.(วางคำถาม)
2.(วางคำถาม)
3.(วางคำถาม)

กรุณาส่งผลลัพธ์ตามข้อกำหนดนี้
1. แต่ละคำถามให้คำตอบมาตรฐานไม่เกิน 80 คำ น้ำเสียงมืออาชีพและเป็นมิตร
2. ตัวเลขให้ใช้เงื่อนไขจริงที่ฉันให้เท่านั้น จุดที่ไม่แน่ใจให้กำกับว่า รอฝ่ายขายยืนยัน ห้ามแต่งเอง
3. สร้างเทมเพลตอีเมลติดตามวันที่สามหลังส่งใบเสนอราคาเพิ่มอีกหนึ่งชุด
4. ส่งผลลัพธ์เป็นภาษาไทย จัดเป็นตารางเพื่อให้ฉันวางลงในเอกสารที่ใช้ร่วมกันได้สะดวก

เนื่องจากตอนนี้คือเดือนพฤษภาคม 2023 ChatGPT เน้นการเข้าใจและสร้างข้อความเป็นหลัก เราจึงวางคำถามและเงื่อนไขเป็นข้อความลงในบทสนทนา ไม่ใช่อัปโหลดไฟล์ให้มันอ่าน ขอเพียงคุณให้ข้อมูลชัดเจนพอ เวอร์ชันข้อความก็ใช้งานได้ดีเช่นกัน

ก้าวเดียวที่ลงมือทำได้ในสัปดาห์นี้

วันนี้ใช้เวลา 20 นาที เปิดอีเมลลูกค้า 10 ฉบับล่าสุด จดคำถามที่ปรากฏซ้ำเป็นรายการหนึ่งหน้า แล้ววางลงในพรอมต์ด้านบนเพื่อรันคำตอบมาตรฐานเวอร์ชันแรกออกมา พรุ่งนี้ในที่ประชุมเช้าใช้เวลาอีกห้านาทีให้พนักงานขายสามคนยืนยันตัวเลขร่วมกัน คลังคำตอบที่ทีมพูดเป็นเสียงเดียวกันก็พร้อมใช้งานแล้ว