หลุมดำเงินสดย่อย: ใบเซ็นค้างจ่ายกินเงินก้อนเล็กของโรงงานไปสามปีได้อย่างไร

โรงงานชิ้นส่วนรถยนต์สัญชาติไต้หวันแห่งหนึ่งในจังหวัดระยอง คุณเฉินเจ้าของโรงงานมอบหมายให้พนักงานบัญชีชาวไทยชื่อหนึ่งเป็นผู้ดูแลเงินสดย่อย ทุกเดือนหนึ่งจะสรุปยอดให้ดูครั้งหนึ่ง แต่คุณเฉินดูแค่ยอดรวมว่าเกินงบหรือไม่ ส่วนแต่ละรายการใช้จ่ายอะไรไป มีใบเสร็จหรือเปล่า ไม่เคยตรวจดูละเอียดเลย เพราะคิดว่าเป็นเงินก้อนเล็ก เดือนหนึ่งไม่กี่พันบาท ก็ไม่พ้นค่าส่งพัสดุ ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ชิ้นส่วนเครื่องจักรราคาเล็กน้อย หรือเครื่องดื่มต้อนรับลูกค้า

สามปีต่อมา หนึ่งลาออก พนักงานบัญชีคนใหม่มารับช่วงและเก็บลิ้นชัก พบใบ "เบิกเงินทดรองจ่าย" ที่หนึ่งเขียนขึ้นเองทั้งหมด ไม่มีใบเสร็จรับเงินที่แท้จริงรองรับแม้แต่ใบเดียว รวมยอดขาดหายไปเกือบแสนบาท คุณเฉินถึงได้ตระหนักว่า สามปีที่ผ่านมาเขาไม่เคยดูบัญชีนี้อย่างจริงจังเลย ดูแค่ตัวเลขตัวเดียว

นี่ไม่ใช่ปัญหาของหนึ่งคนเดียว แต่เป็นจุดบอดร่วมของโรงงานไต้หวันหลายแห่ง เพราะเงินสดย่อยเป็นเงินก้อนเล็ก เจ้าของกิจการมักคิดว่าไม่คุ้มเวลาที่จะดูแล สุดท้ายมันจึงกลายเป็นจุดที่ควบคุมหลวมที่สุดในระบบการเงินทั้งหมด และเป็นจุดที่ถูกยักยอกได้ง่ายที่สุดด้วย

ทำไม

เงินสดย่อยอันตราย ไม่ใช่เพราะจำนวนเงินมาก แต่เพราะจำนวนเงินเล็กจนทำให้คนละเลยความระมัดระวัง กรอบแนวคิด COSO Internal Control – Integrated Framework (เผยแพร่ครั้งแรกปี 1992 และปรับปรุงปี 2013) มีแนวคิดหลักเรื่อง "กิจกรรมควบคุม" และ "การแบ่งแยกหน้าที่" (segregation of duties) คือ คนคนเดียวไม่ควรทำทั้งสามหน้าที่พร้อมกัน ได้แก่ การถือครองเงินสด การบันทึกบัญชี และการอนุมัติการจ่ายเงิน มิเช่นนั้นเท่ากับอนุมัติให้ตัวเอง ไม่มีใครตรวจสอบได้ เงินสดย่อยมักเป็นจุดที่สามหน้าที่นี้ตกอยู่ที่คนคนเดียวมากที่สุด พนักงานบัญชีถือกล่องเงินสดด้วยมือหนึ่ง เขียนใบเบิกด้วยอีกมือหนึ่ง ขณะที่เจ้าของกิจการก็ขี้เกียจตรวจสอบรายละเอียด หลักการ "ด่านป้องกันสามชั้น" ที่พูดถึงในระบบควบคุมภายใน (ด่านที่หนึ่ง: การควบคุมตนเองของหน่วยงาน; ด่านที่สอง: ฝ่ายการเงิน/บริหารความเสี่ยง; ด่านที่สาม: เจ้าของกิจการเองหรือฝ่ายตรวจสอบภายใน) จึงล่มสลายทั้งหมด

เงินสดย่อยยังมีกับดักอีกอย่างคือ "ความถี่" เพราะเป็นเงินก้อนเล็กแต่เกิดบ่อย แต่ละครั้งดูไม่สำคัญ แต่เมื่อสะสมกันเข้าก็กลายเป็นรูรั่วขนาดใหญ่ได้ คนเรามักระวังการใช้จ่ายก้อนใหญ่มากกว่าก้อนเล็กมาก นี่คือเหตุผลที่วงการตรวจสอบภายในมักพูดว่าเงินสดย่อยเป็นบัญชีที่ "ดูไม่สำคัญที่สุด แต่มีปัญหาบ่อยที่สุด"

วิธีทำ

ตั้ง "วงเงินตายตัว" ก่อน—ระบบเงินสดย่อยแบบ Imprest

วิธีบริหารเงินสดย่อยที่ใช้กันแพร่หลายที่สุดในทางบัญชีเรียกว่า "ระบบเงินสดย่อยแบบตายตัว" (Imprest System) คือ กำหนดวงเงินรวมคงที่จำนวนหนึ่ง ขนาดวงเงินขึ้นอยู่กับขนาดโรงงานและระดับความเสี่ยงที่รับได้ของคุณ ทุกครั้งที่เบิกจ่ายไปแล้ว พนักงานบัญชีจะเบิกเงินเติมกลับให้เท่ากับวงเงินเดิมโดยอ้างอิงหลักฐาน ตัวเงินจะไม่บวมขึ้นหรือหายไปโดยไม่มีเหตุผล เพียงแค่บัญชีกับเงินในกล่องไม่ตรงกัน ก็จะเห็นได้ทันที ไม่ต้องรอถึงสิ้นปีถึงจะรู้