อย่าปล่อยให้ซัพพลายเออร์เป็นเรื่อง: หัก ณ ที่จ่าย ใครต้องหัก หักเท่าไหร่ เจ้าของธุรกิจต้องรู้

โรงงานทำป้ายและสกรีนขนาดเล็กแห่งหนึ่งในจังหวัดสมุทรสาคร เจ้าของคือคุณวีระชัย ปีที่แล้วยอดขายเติบโตขึ้นสองเท่าตัว จึงจ้างสมุห์บัญชีมือใหม่ป้ายแดงชื่อนก มาช่วยปิดงบทุกเดือน เดือนแรกที่นกเข้ามาตรวจสอบเจ้าหนี้การค้า เธอพบว่าตลอดทั้งปีมีรายจ่ายประจำสี่รายการ ได้แก่ ค่าเช่าโรงงาน ค่าจ้างนักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์ ค่าขนส่งจากบริษัทขนส่ง และค่าโฆษณาให้เอเจนซี่ Facebook ที่ไม่เคยมีการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเลยแม้แต่ใบเดียว

คุณวีระชัยงงมาก "ผมก็จ่ายเงินครบทุกบาททุกสตางค์ ได้ใบเสร็จมาก็เก็บไว้ครบ ทำไมยังต้อง 'หัก' ภาษีเขาอีก" นกกางใบเสร็จออกมาดู พบว่าสามในสี่ใบเป็นฟรีแลนซ์บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อีกหนึ่งใบเป็นบริษัทขนส่งที่จดทะเบียนนิติบุคคล เธออธิบายว่า ตามกฎหมายภาษีไทย เงินสี่ก้อนนี้ผู้จ่ายเงิน — คือโรงงานของคุณวีระชัยเอง — ต้องหักภาษีส่วนหนึ่งไว้แล้วนำส่งกรมสรรพากรโดยตรง ไม่ใช่รอให้ผู้รับเงินไปยื่นชำระเอง

ที่ยุ่งยากกว่านั้นคือ หากกรมสรรพากรเข้ามาตรวจ ไม่ใช่แค่ต้องจ่ายภาษีที่หักขาดคืนพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่มเท่านั้น ค่าใช้จ่ายรายการนั้นยังอาจถูกตีตกไม่ให้นำมาหักเป็นรายจ่ายได้ เพราะไม่มีหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ถูกต้องมายืนยัน ส่งผลให้ภาษีเงินได้ที่ต้องจ่ายในปีนั้นสูงขึ้นไปอีก พลาดหักภาษีไปหนึ่งรายการ สุดท้ายกลายเป็นต้องคำนวณบัญชีใหม่ถึงสามชุด

ทำไม

เจ้าของธุรกิจหลายคนมองว่าภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นแค่ภาษีอีกชนิดที่รัฐมาเก็บเพิ่ม แต่แท้จริงแล้วแก่นของมันในเชิงการควบคุมภายในคือ "การให้ผู้จ่ายเงินทำหน้าที่ตัวแทนเก็บภาษี" — รัฐอาศัยมือของผู้จ่ายเงินเก็บภาษีล่วงหน้า พร้อมกับบังคับให้ธุรกิจต้องจัดประเภทเงินได้ทุกครั้งก่อนจ่าย ว่าเป็นค่าเช่า ค่าบริการ ค่านายหน้า ค่าขนส่ง หรือค่าโฆษณา เพราะแต่ละประเภทมีอัตราภาษีต่างกัน (ที่พบบ่อย เช่น ค่าเช่า 5% ค่าบริการ/ค่าจ้างทำของ/ค่าวิชาชีพ 3% ค่าโฆษณา 2% ค่าขนส่งล้วน 1%) หากจัดประเภทผิด ไม่ว่าจะหักมากไปหรือน้อยไป ทั้งสองฝ่ายก็มีความรับผิดทางกฎหมายเหมือนกัน

ต้นตอของปัญหามักไม่ใช่เจ้าของธุรกิจไม่รู้ว่าต้องหักภาษี แต่เป็นเพราะไม่มีการแบ่งหน้าที่ชัดเจนว่า "ใครควรตัดสิน ใครควรลงมือหัก ใครควรตรวจทาน" หากมองผ่านแนวคิด "สามระดับการป้องกัน" (Three Lines of Defense) ที่ใช้กันทั่วไปในงานควบคุมภายใน อ้างอิงจากกรอบ COSO Internal Control–Integrated Framework (ฉบับแรก ปี 1992 และฉบับปรับปรุง ปี 2013) ระดับที่หนึ่งคือฝ่ายจัดซื้อหรือบัญชีที่ต้องจัดประเภทและหักภาษีทันทีที่จ่ายเงิน ระดับที่สองคือผู้จัดการการเงินที่ต้องตรวจสอบรายการ "ที่ควรหักแต่ไม่ได้หัก" ทุกเดือน ระดับที่สามคือผู้สอบบัญชีภายนอกหรือที่ปรึกษาภาษีที่สุ่มตรวจประจำปี ปัญหาของโรงงานคุณวีระชัยคือ แม้แต่ระดับที่หนึ่งก็ไม่เคยถูกวางไว้เลย — ทั้งบริษัทไม่มีใครถูกมอบหมายให้ตัดสินก่อนจ่ายเงินทุกครั้งว่าเงินก้อนนี้ต้องหักภาษีหรือไม่