ตรวจนับสินทรัพย์ประจำปี: เมื่อบัญชี ป้ายทะเบียน และของจริง ต้องตรงกันให้ได้

คุณสมชายเป็นเจ้าของโรงงานปั๊มโลหะขนาดกลางในจังหวัดสมุทรปราการ มีพนักงานราวห้าสิบคน ในโรงงานมีเครื่องปั๊มโลหะหลายเครื่อง รถยกสำหรับขนย้ายสินค้า และอุปกรณ์สำนักงานอีกจำนวนหนึ่ง ปลายปีที่ผ่านมา สำนักงานบัญชีที่ดูแลงบการเงินของบริษัทแจ้งว่าจะเข้ามาตรวจสอบ และขอให้เตรียมทะเบียนสินทรัพย์ถาวรไว้ใช้กระทบยอดกับค่าเสื่อมราคา

คุณนิด พนักงานบัญชีของโรงงาน พิมพ์ทะเบียนสินทรัพย์ออกมาแล้วเดินถือกระดาษไปเดินตรวจในโรงงานจริง ผลปรากฏว่าเจอเรื่องแปลกอยู่สามอย่าง อย่างแรก ในทะเบียนมีรายการ "รถยกหมายเลข 2 ซื้อเมื่อปี 2019" แต่หาเท่าไหร่ก็ไม่เจอตัวจริงในโกดัง สอบถามแล้วถึงรู้ว่ารถยกคันนี้ถูกขายเป็นเศษเหล็กไปตั้งแต่สองปีก่อน เพียงแต่ไม่มีใครตัดออกจากระบบบัญชี อย่างที่สอง เครื่องปั๊มโลหะเครื่องหนึ่งมีป้ายรหัสทรัพย์สินที่ลอกจนอ่านไม่ออกแล้ว ไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นเครื่องไหนกันแน่ และอย่างที่สาม มุมหนึ่งของโรงงานมีเครื่องปั๊มลมที่ดูใหม่เอี่ยม แต่ค้นทะเบียนเท่าไหร่ก็ไม่พบรายการนี้เลย ภายหลังจึงรู้ว่าหัวหน้าแผนกคนหนึ่งสั่งซื้อเองโดยตรง ไม่ได้ผ่านขั้นตอนตรวจรับและขึ้นทะเบียนตามระบบ

ช่องว่างแบบ "ในบัญชีมีแต่ของจริงไม่มี" และ "ของจริงมีแต่ในบัญชีไม่มี" แบบนี้ ทำให้ผู้สอบบัญชีต้องระบุในความเห็นว่า "ไม่สามารถยืนยันความมีอยู่จริงของสินทรัพย์ได้อย่างเพียงพอ" คุณสมชายถึงได้ตระหนักว่า ที่ผ่านมาบริษัทไม่เคยทำ "การตรวจนับสินทรัพย์ประจำปี" อย่างจริงจังเลย ซื้อสินทรัพย์มาก็ติดรหัส ถ่ายรูป ขึ้นทะเบียน (เรื่องที่คุยไปแล้วในบทที่ 3) แต่ไม่เคยย้อนกลับไปตรวจว่าตอนนี้ของยังอยู่หรือไม่ หรือยังเป็นตัวเดียวกับที่ขึ้นทะเบียนไว้หรือเปล่า

ทำไม

ในตรรกะของการควบคุมภายใน การขึ้นทะเบียนเป็นเพียงการพิสูจน์ว่า "สินทรัพย์ชิ้นนี้เคยมีอยู่จริง" เท่านั้น แต่ในความเป็นจริง ธุรกิจมีการเคลื่อนย้ายเครื่องจักร ตัดจำหน่ายของเก่า เปลี่ยนตัวผู้ดูแลอยู่ตลอดเวลา หากไม่มีการตรวจสอบย้อนกลับเป็นระยะ ตัวเลขในบัญชีก็จะค่อยๆ เพี้ยนไปจากความจริง ในวงการบัญชีมีคำเรียกที่ฟังดูไม่ค่อยเพราะแต่ตรงประเด็นมาก คือ "สินทรัพย์ผี" (ghost asset) หมายถึงสินทรัพย์ที่ยังปรากฏมูลค่าและตัดค่าเสื่อมอยู่ในบัญชี แต่ตัวจริงหายไปนานแล้ว ในทางกลับกันก็อาจเกิด "สินทรัพย์นอกบัญชี" ได้เช่นกัน คือของจริงมีอยู่และถูกใช้งานอยู่ แต่ไม่เคยถูกขึ้นทะเบียนอย่างเป็นทางการ ทั้งสองกรณีล้วนทำให้ตัวเลขในงบการเงินคลาดเคลื่อน และอาจสร้างช่องโหว่ทั้งด้านการเคลมประกันภัยและการยื่นภาษี

แนวคิดนี้อ้างอิงได้จากกรอบการควบคุมภายในของ COSO (COSO Internal Control – Integrated Framework เผยแพร่ครั้งแรกปี 1992 และปรับปรุงในปี 2013) ในส่วนของ "กิจกรรมควบคุม" (Control Activities) และแนวคิด "สามด่านการป้องกัน" (Three Lines Model ตามคำนิยามของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล IIA) ที่วงการตรวจสอบภายในใช้กันทั่วไป ด่านแรกคือการดูแลประจำวันโดยผู้รับผิดชอบดูแลสินทรัพย์เอง ด่านที่สองคือการตรวจนับทบทวนเป็นระยะโดยฝ่ายบัญชี/ควบคุมภายใน และด่านที่สามคือผู้ตรวจสอบภายนอกหรือการสุ่มตรวจโดยผู้บริหารระดับสูง การตรวจนับสินทรัพย์ประจำปีคือการลงมือปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมที่สุดของด่านที่สอง และหัวใจที่จะทำให้มันได้ผลจริงคือ "คนที่ตรวจนับต้องไม่ใช่คนที่ดูแลสินทรัพย์ชิ้นนั้นอยู่" นี่คือหลักการพื้นฐานที่สุดของการควบคุมภายในที่เรียกว่า "การแบ่งแยกหน้าที่" (Segregation of Duties) เพราะถ้าผู้ดูแลตรวจนับของที่ตัวเองรับผิดชอบเอง เมื่อพบว่าขาดหายก็มีแนวโน้มจะปกปิดเพราะกลัวถูกตั้งคำถาม