กระทบยอดเงินเดือน: หลังเจ้าของกิจการกดอนุมัติแล้ว เงินโอนถูกต้องจริงหรือไม่

คุณกิมเล้ง แซ่ตั้ง เจ้าของกิจการแปรรูปและส่งออกอาหารทะเล "กิมล้งซีฟู้ด" ในสมุทรสาคร (หรือที่คนจีนเรียกกันติดปากว่า "หล่งจื้อชู่") จ้างแรงงานเมียนมาเกือบ 110 คน บวกพนักงานไทยและไทยเชื้อสายจีนอีก 15 คน ทุกวันที่ 25 ของเดือนเป็นวันจ่ายเงินเดือน และทั้งกระบวนการถูกมอบให้ "น้องนา" ฝ่ายบัญชีดูแลคนเดียวตั้งแต่ต้นจนจบ ทั้งดึงข้อมูลจากระบบสแกนนิ้ว คำนวณทะเบียนเงินเดือน ทำไฟล์โอนเงินแบบกลุ่ม (batch) และอัปโหลดเข้าอินเทอร์เน็ตแบงก์กิ้ง ส่วนคุณกิมเล้งก็แค่เปิดแอปมือถือดูยอดรวมแล้วกดอนุมัติ

ระบบ "ครบวงจรคนเดียว" นี้ดำเนินมา 6 ปีโดยไม่มีปัญหา จนปีนี้ลูกสาวของเขา คุณวรรณิศา ที่เพิ่งเรียนจบบัญชีจากออสเตรเลียกลับมาช่วยตรวจสุขภาพการเงินของบริษัท เธอโหลดใบแจ้งยอดธนาคารทั้งปีมากระทบยอดกับทะเบียนเงินเดือนทีละเดือน ถึงได้พบว่า ติดต่อกัน 11 เดือน ยอดเงินที่ธนาคารหักจริงมากกว่ายอดรวมในทะเบียนเงินเดือนอยู่ 3,000-5,000 บาททุกเดือน และเมื่อดูรายละเอียดลึกลงไป ยังพบบัญชีแรงงาน 2 คนที่ลาออกไปแล้วกว่าครึ่งปี แต่ยังได้รับเงินโอนเข้าบัญชีทุกเดือน

ทำไมถึงเกิดปัญหานี้ได้ง่าย

พอเงินโอนออกไปแล้ว คนส่วนใหญ่จะรู้สึกโดยสัญชาตญาณว่า "เรื่องจบแล้ว" แทบไม่มีใครย้อนกลับมาตรวจสอบอีก ยิ่งเมื่อน้องนาทำหน้าที่ทั้ง "คำนวณเงินเดือน ทำไฟล์โอนเงิน อัปโหลด" ครบทั้งสามบทบาทในคนเดียว สิ่งที่เจ้าของกิจการเห็นตอนกดอนุมัติก็มีแค่ยอดรวมตัวเดียว ไม่มีใครตรวจสอบละเอียดว่ารายการโอนเงินตรงกับทะเบียนเงินเดือนจริงหรือไม่ กรอบการควบคุมภายใน COSO (Internal Control–Integrated Framework, ฉบับปี 2013) จัดให้ "กิจกรรมควบคุม" (Control Activities) เป็นหนึ่งในห้าองค์ประกอบหลัก และเน้นว่าการกระทบยอด (reconciliation) คือหัวใจของการควบคุมเชิงตรวจจับ (detective control) ส่วนโมเดลสามด่านป้องกัน (Three Lines Model ของ IIA) ก็ระบุชัดว่า ผู้ปฏิบัติงาน (ด่านที่ 1) กับผู้สอบทาน (ด่านที่ 2) ต้องเป็นคนละคนกัน ไม่เช่นนั้นความผิดพลาดหรือการทุจริตจะไหลผ่านเข้าบัญชีธนาคารได้โดยไม่มีใครขวางกั้น