นับสต๊อกทั้งปีแต่ยังไม่ตรง: ทำไม "นับหมุนเวียน" ถึงช่วยไม่ต้องปิดโรงงาน 3 วัน

ในนิคมอุตสาหกรรมจังหวัดฉะเชิงเทรา โรงงานรับผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ของคุณสมชายต้องเจอฝันร้ายทุกสัปดาห์สุดท้ายของเดือนธันวาคม สายการผลิตต้องหยุดสามวัน พนักงานคลัง ฝ่ายบัญชี แม้แต่ฝ่ายขายก็ถูกเรียกไปนับชิ้นส่วนในคลัง ตลับลูกปืน สกรู ชิ้นงานปั๊มขึ้นรูป นับทีละกล่อง จดลงใบนับสต๊อกกระดาษ แล้วค่อยเอาไปเทียบกับยอดในระบบ

ปีนี้พอนับเสร็จ พนักงานบัญชีเปิดรายงานแล้วหน้าซีด ตลับลูกปืนรุ่นหนึ่งในระบบมียอด 1,200 ลูก แต่นับจริงได้แค่ 860 ลูก ขาดไป 340 ลูก คิดเป็นมูลค่าเกือบ 80,000 บาท หัวหน้าคลังพลิกใบเบิกวัสดุย้อนหลังทั้งปีเพื่อหาสาเหตุ แต่เอกสารเยอะเกินไปและเก่าเกินไป หาไม่เจอว่าล็อตไหนที่เกิดปัญหา สุดท้ายต้องใช้บัญชี "กำไร-ขาดทุนจากการนับสต๊อก" ตัดยอดส่วนต่างทิ้ง บัญชีปิดยอดได้ แต่ไม่มีใครรู้ว่าของหายไปไหน

นี่คือฉากที่เอสเอ็มอีไทยจำนวนมากเจอเหมือนกัน เมื่อมองว่าการนับสต๊อกเป็นพิธีกรรมปลายปีที่ทำครั้งเดียว การนับสต๊อกก็กลายเป็นหายนะที่หาคำตอบไม่ได้ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การนับสต๊อกเอง แต่อยู่ที่การออกแบบระบบว่า "นับปีละครั้ง"

ทำไม

ปัญหาใหญ่ที่สุดของการนับสต๊อกใหญ่ประจำปีคือ "รู้ทีหลัง แล้วก็สอบสวนย้อนหลังไม่ได้แล้ว" กรอบการควบคุมภายในของ COSO (COSO Internal Control – Integrated Framework, 2013) เน้นว่ากิจกรรมควบคุมต้อง "เป็นกิจวัตร" ฝังอยู่ในการดำเนินงานประจำวัน ไม่ใช่กิจกรรมชั่วครั้งชั่วคราวปีละหน เพราะมาตรการควบคุมที่ทำห่างกันนานเกินไป พอเจอส่วนต่างก็มักพลาดช่วงเวลาที่ยังสอบย้อนหาสาเหตุได้ทัน

อีกปัญหาที่มักถูกมองข้ามคือ "คนนับรู้ยอดในระบบล่วงหน้า" ถ้าพนักงานคลังเห็นยอดสต๊อกในระบบก่อนนับ การนับก็มักกลายเป็น "ลอกตัวเลขตามระบบ" แทนที่จะลงมือนับจริง ซึ่งขัดกับหลักการแบ่งแยกหน้าที่ (segregation of duties) ซึ่งเป็นพื้นฐานที่สุดของการควบคุมภายใน คือคนที่ทำหน้าที่นับไม่ควรเป็นคนเดียวกับคนที่ดูแลหรืออ้างอิงบันทึกที่กำลังถูกนับ ไม่เช่นนั้นการตรวจสอบอย่างอิสระก็ไม่มีความหมาย การนับใหญ่ประจำปีมักขาดแคลนกำลังคน จึงต้องดึงฝ่ายธุรการ ฝ่ายขายมาช่วยนับ ยิ่งทำให้ความเชี่ยวชาญและความเป็นอิสระลดลง

มองในมุม "สามด่านป้องกัน" (three lines of defense) การตรวจสอบตัวเองประจำวันของคลังสินค้าคือด่านแรก การสอบทานตามรอบของฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายควบคุมภายในคือด่านที่สอง การสุ่มตรวจของฝ่ายตรวจสอบภายในหรือผู้สอบบัญชีคือด่านที่สาม ถ้าด่านแรกทำงานปีละครั้งเดียว เท่ากับว่าบริษัทส่วนใหญ่ของปี "ไม่มีการป้องกันเลย" ส่วนต่างที่สะสมมาทั้งปีกว่าจะถูกพบ มูลค่ามักใหญ่จนซ่อนไม่ได้ แต่สาเหตุกลับสอบย้อนไม่ได้แล้ว

ทำอย่างไร

ใช้การแบ่งประเภท ABC กำหนดว่าอะไรควรนับบ่อย อะไรนับน้อยได้

ไม่ใช่สินค้าทุกรายการที่ควรนับด้วยความถี่เท่ากัน สามารถอ้างอิงหลักพาเรโต (Pareto Principle ที่ Vilfredo Pareto เสนอ และต่อมาแวดวงการจัดการพัฒนาเป็นการแบ่งประเภทสินค้าคงคลังแบบ ABC) แบ่งรายการสินค้าในคลังตาม "มูลค่า × ปริมาณการใช้" ออกเป็นสามระดับ กลุ่ม A (ประมาณ 20% ของจำนวนรายการ แต่คิดเป็น 70-80% ของมูลค่าสต๊อกรวม) ให้นับทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ กลุ่ม B (มูลค่าปานกลาง) นับทุกเดือนหรือทุกไตรมาส กลุ่ม C (มูลค่าต่ำ ใช้งานสม่ำเสมอ เช่นวัสดุสิ้นเปลือง) นับทุกครึ่งปีหรือสุ่มนับปลายปีก็เพียงพอ ตลับลูกปืนของคุณสมชายเป็นตัวอย่างคลาสสิกของกลุ่ม A คือราคาต่อหน่วยไม่สูงแต่ใช้ปริมาณมาก มูลค่ารวมสูง ควรเป็นกลุ่มที่นับบ่อยที่สุด แต่กลับถูกฝังอยู่ในการนับใหญ่ประจำปี ถูกมองเห็นเพียงปีละครั้งเท่านั้น