ใบเสนอราคา 3 เจ้า อาจมาจากนายทุนคนเดียวกัน

โรงงานฉีดพลาสติกชิ้นส่วนยานยนต์แห่งหนึ่งในนิคมอุตสาหกรรมจังหวัดระยอง ดำเนินกิจการโดยคุณเฉินชิ่งเซิง มาแล้ว 12 ปี สามปีก่อนเขาได้บทเรียนจากเพื่อนนักธุรกิจว่าจุดที่มักเกิดปัญหามากที่สุดคือฝ่ายจัดซื้อ จึงวางกฎว่าการสั่งซื้อเม็ดพลาสติกทุกครั้งต้องมี "ใบเสนอราคา 3 เจ้า" ก่อนจึงจะอนุมัติจ่ายเงินได้ เขาคิดว่าแค่นี้ก็ปลอดภัยแล้ว จนกระทั่งปีนี้เชิญสำนักงานบัญชีภายนอกมาตรวจสอบบัญชีประจำปี ถึงได้รู้ว่าเรื่องไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด

ทีมตรวจสอบนำใบเสนอราคาย้อนหลังสองปีมาเทียบกันทีละใบ แล้วพบความผิดปกติ เบอร์โทรศัพท์ของซัพพลายเออร์ทั้งสามเจ้าขึ้นต้นเจ็ดหลักเหมือนกัน แบบตัวอักษรและคำพิมพ์ผิดในใบเสนอราคาก็เหมือนกันเป๊ะ ครั้งหนึ่งถึงขั้นมีสองบริษัท "ต่างกัน" ส่งแฟกซ์ใบเสนอราคาฉบับเดียวกันมา โดยลืมลบลายน้ำของอีกบริษัทออก เมื่อสืบลึกลงไปจึงพบว่าทั้งสามบริษัทมีเจ้าของจริงคนเดียวกัน เพียงแต่จดทะเบียนนิติบุคคลแยกกันสามใบ เพื่อ "แสดงละคร" เทียบราคาให้หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อชื่อสมชายดู ราคาตลาดที่แท้จริงไม่เคยถูกนำมาเทียบเลยสักครั้ง คำนวณคร่าวๆ ตลอดสองปีที่ผ่านมา บริษัทจ่ายค่าเม็ดพลาสติกแพงกว่าราคาตลาดรวมกว่าสองล้านบาท

ระบบเทียบราคาของคุณเฉินไม่ได้ไม่มี แต่มีแค่ "รูปแบบ" ไม่มี "เนื้อหา" นี่คือจุดที่มักถูกประเมินค่าต่ำที่สุด และเป็นจุดที่ถูกเจาะช่องโหว่ได้ง่ายที่สุดในวงจรจัดซื้อ เจ้าของกิจการจำนวนมากคิดว่าแค่มี "ใบเสนอราคาสามใบ" ก็ปลอดภัยแล้ว โดยไม่รู้เลยว่าตัวใบเสนอราคาเองก็สามารถถูกสมรู้ร่วมคิดและบงการได้เช่นกัน

ทำไมจึงเกิดปัญหาง่าย

สิ่งที่ระบบเทียบราคาต้องการแก้ไข ไม่ใช่แค่เรื่อง "หาราคาต่ำที่สุด" แต่คือการทำลายความสัมพันธ์ผูกขาดความไว้วางใจระหว่างพนักงานจัดซื้อกับซัพพลายเออร์รายเดียว เมื่อคนคนเดียวติดต่อกับซัพพลายเออร์รายเดิมเป็นเวลานาน ราคาที่เกิดขึ้นจะไม่ได้ถูกกำหนดโดยกลไกตลาดอีกต่อไป แต่ถูกกำหนดโดย "ความสัมพันธ์" แทน — อีกฝ่ายจะให้ค่าคอมมิชชันหรือความสะดวกหรือไม่ กลายเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็น กรอบการควบคุมภายในที่ใช้กันทั่วโลกอย่าง COSO Internal Control–Integrated Framework (เผยแพร่ครั้งแรกปี 1992 และปรับปรุงปี 2013) จัดให้ "กิจกรรมควบคุม" (Control Activities) เป็นหนึ่งในห้าองค์ประกอบหลัก และการเทียบราคาพร้อมการอนุมัติซัพพลายเออร์ก็คือตัวอย่างคลาสสิกของกิจกรรมควบคุม คือการใช้ระบบ "ตรวจสอบหลายฝ่าย" มาแทนที่การไว้ใจคนคนเดียว

ที่สำคัญกว่านั้นคือ "การแบ่งแยกหน้าที่" (Segregation of Duties) — การขอซื้อ การเทียบราคา การอนุมัติ การตรวจรับ และการจ่ายเงิน ตามหลักการแล้วไม่ควรกระจุกอยู่ที่คนคนเดียว โมเดล "แนวป้องกันสามชั้น" (Three Lines Model ของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล หรือ IIA ฉบับปรับปรุงปี 2020) อธิบายตรรกะนี้ได้ชัดเจน ชั้นที่หนึ่งคือพนักงานจัดซื้อที่ปฏิบัติงานประจำวัน ชั้นที่สองคือบทบาทที่เป็นอิสระจากฝ่ายจัดซื้อ ทำหน้าที่กำกับดูแลและตรวจสอบ (อาจเป็นหัวหน้างานหรือฝ่ายการเงิน) ส่วนชั้นที่สามคือการตรวจสอบภายในหรือภายนอก ปัญหาของโรงงานคุณเฉินก็คือ แนวป้องกันทั้งสามชั้นพังทลายรวมอยู่ที่คนคนเดียว เพราะสมชายทำหน้าที่ทั้ง "หาใบเสนอราคา" และ "ตัดสินใจเลือกเจ้าไหน" ทำให้ด่านเทียบราคากลายเป็นเพียงพิธีกรรมที่ไม่มีความหมาย

อีกเรื่องที่ควรรู้จักไว้ในการทุจริตด้านจัดซื้อคือ "ซัพพลายเออร์เงา" หรือการ "ฮั้วประมูล" (shell vendor / bid rigging) — เจ้าของตัวจริงคนเดียวจดทะเบียนบริษัทหลายแห่งในนามต่างกัน สลับกันมายื่นประมูลและผลัดกันชนะ เพื่อสร้างภาพลวงว่า "มีการแข่งขัน" ปัญหานี้ไม่ได้เกิดเฉพาะในไทย แต่เป็นรูปแบบการทุจริตจัดซื้อที่พบบ่อยที่สุดรูปแบบหนึ่งในธุรกิจ SME ทั่วโลก รายงานการสำรวจการทุจริตขององค์กรต่างๆ เช่น สมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริตรับอนุญาต (ACFE) ก็ระบุตรงกันว่า การทุจริตที่เกี่ยวข้องกับจัดซื้อและซัพพลายเออร์ติดอันดับต้นๆ ของรูปแบบการทุจริตภายในองค์กรมาอย่างต่อเนื่องหลายปี

วิธีทำ

ตั้งด่าน "ทะเบียนซัพพลายเออร์" ให้แข็งแรงก่อน

สิ่งแรกที่ต้องทำคือสร้าง "บัญชีรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ผ่านการรับรอง" (Approved Vendor List) ที่เป็นอิสระจากพนักงานจัดซื้อ การเพิ่มซัพพลายเออร์รายใหม่ต้องตรวจสอบอย่างน้อย ใบทะเบียนนิติบุคคล (หนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) ตัวตนของกรรมการผู้มีอำนาจ และที่สำคัญคือ ชื่อบัญชีธนาคารที่รับเงินต้องตรงกับชื่อนิติบุคคล ไม่ใช่ชื่อบุคคลธรรมดา เพื่อป้องกันเงินไหลเข้ากระเป๋าส่วนตัว การอนุมัติเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่ไม่ควรให้อำนาจพนักงานจัดซื้ออนุมัติเองคนเดียว ต้องผ่านหัวหน้างานหรือฝ่ายการเงินร่วมเซ็นด้วย และควรทบทวนบัญชีรายชื่อซัพพลายเออร์เป็นระยะ (ทุกครึ่งปีหรือทุกปี) โดยไขว้เปรียบเทียบที่อยู่จดทะเบียน ชื่อกรรมการ และเบอร์ติดต่อ เพื่อจับร่องรอย "คนเดียวเปิดหลายบริษัท"

ทำให้ "ใบเสนอราคาสามเจ้า" เทียบราคาได้จริง

แหล่งที่มาของใบเสนอราคาต้องตรวจสอบได้อย่างอิสระ ไม่ควรให้พนักงานจัดซื้อคนเดียวเป็นผู้รวบรวมและส่งต่อใบเสนอราคาทั้งหมด อย่างน้อยควรมีหนึ่งเจ้าที่ติดต่อผ่านช่องทางอื่น หรือผ่านระบบจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีการบันทึกร่องรอยอัตโนมัติ สำหรับการสั่งซื้อวัตถุดิบสำคัญหรือมูลค่าสูง ผลการเทียบราคาต้องมีคนที่สองตรวจทานซ้ำ (หัวหน้างานหรือฝ่ายการเงิน) เพื่อตรวจดูว่าซัพพลายเออร์ซ้ำกันหรือไม่ ราคาที่เสนอเบี่ยงเบนจากราคาตลาดมากผิดปกติหรือไม่ (สูงเกินไปหรือต่ำเกินไปก็น่าสงสัยทั้งคู่) ควรสร้างกลไก "หมุนเวียน" และ "สุ่มตรวจ" เพื่อไม่ให้ซัพพลายเออร์สามเจ้าเดิมโผล่มาเทียบราคาด้วยกันซ้ำๆ ทุกปี และควรนำระบบอิเล็กทรอนิกส์ง่ายๆ หรืออย่างน้อยที่สุดคือไฟล์ Excel ที่บันทึกร่องรอย (วันที่อัปโหลดใบเสนอราคา ช่องทางติดต่อ ผู้ให้ราคา) มาใช้ เพื่อให้การสมรู้ร่วมคิดทิ้งร่องรอยไว้ให้ตรวจสอบได้

ตัวอย่างที่เห็นได้จริงในหลายองค์กรขนาดใหญ่ของไทย คือบริษัทกลุ่มอาหารที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์บางแห่ง หลังนำระบบจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์มาใช้ กำหนดให้ทุกใบเสนอราคาต้องออกคำเชิญและรวบรวมผ่านระบบเท่านั้น แหล่งที่มาและช่องทางติดต่อของซัพพลายเออร์ทุกรายถูกบันทึกไว้ทั้งหมด ภายในปีแรกก็สามารถตรวจพบกลุ่มบริษัทเครือญาติที่สลับกันมา "ฮั้ว" ประมูลได้หลายกรณี แม้ธุรกิจขนาดกลางและเล็กจะไม่มีงบทำระบบใหญ่ขนาดนั้น แต่หลักการเดียวกันนี้ทำได้ด้วยการแบ่งหน้าที่คนและบันทึกร่องรอยด้วยมือก็ยังได้ผล

🔧 AI ลงมือทำ：เครื่องมือสร้างแบบฟอร์มตรวจสอบการเทียบราคาซัพพลายเออร์

คัดลอกพรอมป์ต์ด้านล่างไปวางให้ AI เพื่อนร่วมงานของคุณ (หรือเครื่องมือ AI ใดก็ได้) พร้อมกับข้อมูลรายการที่จัดซื้อและซัพพลายเออร์ปัจจุบันของคุณ คุณจะได้ "แบบฟอร์มตรวจสอบการเทียบราคาซัพพลายเออร์" ที่ใช้ซ้ำได้ทุกครั้งที่มีการเทียบราคา ช่วยให้คุณหรือหัวหน้างานมองเห็นความผิดปกติได้ในพริบตา

คุณคือที่ปรึกษาด้านการควบคุมภายในสำหรับธุรกิจ SME ช่วยออกแบบ "แบบฟอร์มตรวจสอบการเทียบราคาซัพพลายเออร์" ให้ฉัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานจัดซื้อและหัวหน้างานใช้ตรวจสอบร่วมกันทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบหรือวัสดุสิ้นเปลือง

ก่อนอื่นให้ถามข้อมูลต่อไปนี้จากฉัน (ฉันจะตอบทีละข้อ ถ้าฉันยังไม่ได้บอก ให้คุณถามก่อน):
1. ประเภทสินค้า/บริการหลักที่บริษัทจัดซื้อ (เช่น วัตถุดิบ ชิ้นส่วนโลหะ วัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน บริการเหมาช่วง)
2. ปัจจุบันมีซัพพลายเออร์ที่ผ่านการรับรองอยู่ประมาณกี่ราย
3. มูลค่าการสั่งซื้อครั้งเดียวเกินเท่าไหร่จึงต้องเทียบราคา 3 เจ้า
4. ใครเป็นผู้รวบรวมใบเสนอราคา และใครเป็นผู้อนุมัติ

เมื่อได้ข้อมูลแล้ว ให้สร้างตารางที่ใช้ได้จริงใน Excel/Word โดยต้องมีคอลัมน์อย่างน้อยดังนี้:
- รายการที่จัดซื้อและสเปกสินค้า
- ชื่อซัพพลายเออร์ทั้งสามเจ้า เลขทะเบียนนิติบุคคล เบอร์ติดต่อ ผู้ติดต่อ
- ราคาที่เสนอของแต่ละเจ้า ระยะเวลาส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน
- 【คอลัมน์ตรวจจับความผิดปกติ】 พร้อมข้อความเตือนอัตโนมัติ เช่น "เบอร์โทรศัพท์ของทั้งสามเจ้าขึ้นต้นเหมือนกัน" "ที่อยู่จดทะเบียนซ้ำกัน" "เจ้าใดเจ้าหนึ่งปรากฏในกรณีเทียบราคามากกว่า 8 ใน 10 ครั้งที่ผ่านมา" "ราคาที่ชนะสูงกว่าค่าเฉลี่ยย้อนหลังอย่างผิดปกติ" (ไม่ต้องระบุตัวเลขตายตัว ให้ใช้คำอธิบายที่คนอ่านแล้วตัดสินใจเองได้)
- ช่องลงชื่อผู้ตรวจทานซ้ำ (ต้องเป็นคนที่ไม่ได้เป็นผู้เสนอราคาในครั้งนั้น)

นอกจากตารางแล้ว ขอ "คำแนะนำการใช้งาน" สามประโยคสั้นๆ สอนพนักงานจัดซื้อและหัวหน้างานว่าใช้ตารางนี้อย่างไร ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ต้องใช้ศัพท์เทคนิคด้านการตรวจสอบ

สิ่งที่ทำได้ภายในสัปดาห์นี้: ดึงรายชื่อซัพพลายเออร์ที่คุณกำลังทำงานด้วยตอนนี้ออกมา แล้วเขียนลงกระดาษว่า "ในการเทียบราคาแต่ละครั้งของปีที่ผ่านมา สามเจ้าที่ปรากฏคือใครบ้าง" ดูว่ามีชื่อกลุ่มเดิมปรากฏซ้ำเกิน 8 ใน 10 ครั้งหรือไม่ — ถ้ามี อย่าเพิ่งรีบเปลี่ยนคน แต่ให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อลองติดต่อทั้งสามเจ้าใหม่ดูว่าเจ้าของเป็นคนเดียวกันหรือเปล่า

📎 ที่มาทางทฤษฎี: กรอบการควบคุมภายใน COSO Internal Control–Integrated Framework (เผยแพร่ครั้งแรกปี 1992 ปรับปรุงปี 2013) โดย Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission; โมเดล Three Lines Model ของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล (IIA) ฉบับปรับปรุงปี 2020; แนวคิด "ซัพพลายเออร์เงา/การฮั้วประมูล" (shell vendor / bid rigging) เป็นรูปแบบการทุจริตจัดซื้อที่ปรากฏต่อเนื่องในรายงาน Report to the Nations ของสมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริตรับอนุญาต (ACFE) โดยบทความนี้ไม่ได้อ้างอิงตัวเลขเฉพาะปีใดปีหนึ่ง เป็นเพียงการอธิบายแนวคิดเท่านั้น

⚠ บทความนี้เป็นการรวบรวมความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษี กฎหมาย หรือบัญชีในเชิงวิชาชีพ การยื่นภาษีและการปฏิบัติตามกฎหมายจริงควรปรึกษาผู้สอบบัญชี/ทนายความที่มีใบอนุญาต หรือหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง และควรตรวจสอบฉบับล่าสุดของกฎระเบียบจากกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า