ตรวจรับไม่รัดกุม เงินที่จ่ายไปก็สูญเปล่า: ตรวจให้ตรงกันทั้งจำนวน คุณภาพ และเอกสาร

คุณเฉิน จงหมิง เปิดโรงงานแปรรูปโลหะขนาดเล็กอยู่ในนิคมอุตสาหกรรมบางพลี จังหวัดสมุทรปราการ รับงานปั๊มชิ้นส่วนโครงตัวถังรถยนต์ให้โรงงานชิ้นส่วนรถยนต์สัญชาติญี่ปุ่นที่อยู่ใกล้ ๆ วัตถุดิบหลักคือม้วนเหล็กรีดเย็น ราคาม้วนละหลักแสนบาท สั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ที่จังหวัดระยอง

เช้าวันนั้น รถบรรทุกสิบล้อของซัพพลายเออร์มาถึงตามนัด พนักงานคลังสินค้าชื่ออิง หยิบใบส่งของขึ้นมาดูจำนวนม้วนคร่าว ๆ นับจำนวนตรงก็เซ็นรับ รถบรรทุกก็ขับออกไป

สามสัปดาห์ต่อมา ฝ่ายบัญชีต้นทุนตรวจปิดบัญชีสิ้นเดือนแล้วรู้สึกผิดสังเกต ปริมาณเหล็กที่ใช้จริงน้อยกว่าปริมาณตามทฤษฎีเกือบสิบเปอร์เซ็นต์ คิดเป็นเหล็กที่หายไปเกือบสองตัน ย้อนกลับไปดูใบส่งของ ระบุว่า "12 ม้วน รวม 24.5 ตัน" แต่ไม่มีใครชั่งน้ำหนักตอนรับของจริง และไม่มีใครตรวจสอบเลขล็อตวัสดุที่ตอกอยู่บนม้วนเหล็กว่าตรงกับเกรดที่ระบุในใบสั่งซื้อหรือไม่ พอรู้ตัวว่าผิดปกติ ใบแจ้งหนี้ก็ถูกอนุมัติจ่ายเงินไปเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายซัพพลายเออร์ก็ปฏิเสธทันทีว่า "บันทึกการส่งของเราคือ 24.5 ตัน ใบชั่งน้ำหนักพวกคุณทำหายเอง จะมาโทษเราได้ยังไง"

คุณเฉินคิดได้ทีหลังว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ขั้นตอนเปรียบเทียบราคาตอนจัดซื้อ เพราะเขาทำใบเปรียบเทียบราคาสามเจ้าครบถ้วนอยู่แล้ว และซัพพลายเออร์ก็เป็นคู่ค้าเก่าแก่ที่ทำงานร่วมกันมาสามปี ช่องโหว่จริง ๆ อยู่ตรงวินาทีที่ของมาถึง ไม่มีใครตรวจสอบจริงจังว่า "สิ่งที่สั่ง" "สิ่งที่ส่งมา" และ "สิ่งที่ออกใบแจ้งหนี้" เป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่

ทำไม

ในตรรกะการควบคุมภายในขององค์กร ขั้นตอนขอซื้อและเปรียบเทียบราคาแก้ปัญหาเรื่อง "ควรซื้อหรือไม่ ซื้อแพงหรือถูก" แต่การตรวจรับสินค้าแก้ปัญหาคนละระดับ นั่นคือของเข้าคลังจริงหรือไม่ และของที่เข้าคลังตรงสเปกกับจำนวนที่สั่งหรือเปล่า ตามกรอบแนวคิด COSO Internal Control–Integrated Framework ที่พูดถึงโมเดลสามแนวป้องกัน (Three Lines of Defense) แนวป้องกันด่านแรกคือการควบคุมประจำวันของหน่วยงานปฏิบัติการเอง ซึ่งการตรวจรับสินค้าคือขั้นตอนที่อยู่ในแนวป้องกันด่านนี้ที่มักถูกมองข้ามมากที่สุด แต่กลับใกล้ชิดกับหน้างานจริงที่สุด

สาเหตุที่การตรวจรับมักเป็นช่องโหว่ อยู่ที่ความไม่สมมาตรของข้อมูล ฝ่ายจัดซื้อรู้ว่าสั่งอะไรไป ซัพพลายเออร์รู้ว่าส่งอะไรมาจริง มีเพียงพนักงานตรวจรับเท่านั้นที่ยืนอยู่ข้างของจริง หากตำแหน่งนี้ไม่ได้แยกออกจากฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายจ่ายเงินอย่างชัดเจน (การแบ่งแยกหน้าที่ หรือ segregation of duties) และไม่มีขั้นตอนมาตรฐาน ต่อให้ขั้นตอนเปรียบเทียบราคาและอนุมัติก่อนหน้ารัดกุมแค่ไหน ก็ป้องกันผลลัพธ์ "ของไม่ตรง แต่จ่ายเงินไปแล้ว" ไม่ได้ นี่คือเหตุผลที่งานตรวจสอบภายในมักพูดถึงหลัก "จับคู่สามเอกสาร" (three-way match) คือใบสั่งซื้อ ใบส่งของ (หรือใบตรวจรับ) และใบแจ้งหนี้ ทั้งสามฉบับต้องมีรายการ จำนวน และมูลค่าตรงกัน ขาดฉบับใดฉบับหนึ่งไปคือช่องโหว่ทันที