จ่ายใครก่อนดี? ศิลปะจัดลำดับการจ่ายเงินเมื่อเงินสดตึงมือ

คุณไช่ เจ้าของโรงงานรับผลิตเฟอร์นิเจอร์ขนาดกลางชื่อ "Timber & Teak" ในจังหวัดเชียงใหม่ ลูกค้าหลักคือโรงแรมบูติกหลายแห่งในกรุงเทพฯ และภูเก็ต รูปแบบการค้าค่อนข้างเป็นมาตรฐาน คือผลิตสินค้าก่อนแล้วค่อยเก็บเงิน โดยลูกค้าโรงแรมมักขอเครดิตเทอม 60 วัน (Net 60) แต่ฝั่งซัพพลายเออร์กลับเป็นคนละเรื่อง ทั้งร้านไม้สัก ร้านอะไหล่โลหะ และช่างพ่นสี ส่วนใหญ่ต้องการเงินสดหรือให้จ่ายภายในไม่เกินสองสัปดาห์

ทุกสิ้นเดือน โต๊ะทำงานของคุณไช่จะเต็มไปด้วยใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์นับสิบใบ วิธีจัดการของเขาง่ายมาก คือ "ใครโทรตามหนักสุด จ่ายคนนั้นก่อน" มีอยู่เดือนหนึ่งที่กระแสเงินสดตึงมือเป็นพิเศษ ยอดเงินของ "Somchai ไม้สัก" ซัพพลายเออร์รายใหญ่ที่สุดและร่วมงานกันมานาน กลับถูกเลื่อนไปจ่ายเป็นลำดับสุดท้าย ในขณะที่ร้านอะไหล่โลหะรายเล็กที่โทรตามวันละสองครั้งกลับได้เงินก่อน Somchai ไม้สักรอเกือบสามสัปดาห์ไม่ได้รับเงิน จึงตัดวงเงินเครดิตลงครึ่งหนึ่งทันที และเรียกร้องให้จ่ายเงินสดก่อนรับของทุกครั้ง โรงงานเกือบต้องหยุดผลิตเพราะขาดวัตถุดิบ

ที่แย่ไปกว่านั้น เดือนเดียวกัน เงินภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนพนักงานที่ควรนำส่งกรมสรรพากร กลับถูกดึงไปจ่ายค่าอะไหล่โลหะจำนวนเล็กน้อยนั้นแทน ทำให้ยื่นแบบเกินกำหนดของเดือนถัดไป จนถูกเรียกเก็บเงินเพิ่มและเบี้ยปรับ คุณไช่จึงเพิ่งตระหนักว่า ลำดับการจ่ายเงินของตัวเองถูกกำหนดด้วย "ใครตามหนักที่สุด" มาตลอด ไม่ใช่ "อะไรสำคัญกับบริษัทจริง ๆ"

ทำไม

ปัญหาของคุณไช่ไม่ใช่การไม่มีเงิน แต่คือการไม่มีตรรกะเรื่อง "ลำดับความสำคัญในการจ่ายเงิน" ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่มักลดทอนการบริหารเจ้าหนี้การค้าให้เหลือแค่ "การบันทึกบัญชี" คือใครค้างเท่าไหร่ ค้างมานานแค่ไหน (รายงานอายุหนี้เจ้าหนี้ หรือ AP Aging Report) แต่รายงานอายุหนี้ตอบได้แค่ว่า "ค้างมานานแค่ไหน" ไม่ได้ตอบว่า "เมื่อเงินสดมีจำกัด ควรจ่ายใครก่อน" ทั้งสองคำถามนี้ต่างกันโดยสิ้นเชิง อย่างแรกคือบันทึกทางบัญชี อย่างหลังคือการตัดสินใจทางการเงิน

กรอบการควบคุมภายในของ COSO (Committee of Sponsoring Organizations ฉบับแรกปี 1992 และฉบับปรับปรุงปี 2013) เน้นว่า กระบวนการใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการใช้เงินของบริษัท ควรมีการแบ่งชั้นความรับผิดชอบและการกำกับดูแล ซึ่งต่อมาพัฒนาเป็นแนวคิดที่เรียกกันทั่วไปว่า "หลักการสามด่านป้องกันความเสี่ยง" (Three Lines Model ของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล หรือ IIA ฉบับปี 2020) ด่านแรกคือผู้ปฏิบัติการจ่ายเงินจริง (ฝ่ายบัญชี แคชเชียร์) ด่านที่สองคือผู้ตรวจสอบลำดับการจ่ายเงินและสถานะเงินสด (ผู้จัดการการเงิน) ด่านที่สามคือผู้ตรวจทานว่าระบบถูกปฏิบัติตามหรือไม่เป็นระยะ (เจ้าของกิจการเองหรือผู้สอบบัญชีภายนอก)

เมื่อบริษัทไม่มีกฎเกณฑ์ลำดับการจ่ายเงินที่ชัดเจน อำนาจตัดสินใจก็จะเลื่อนไหลไปอยู่กับ "ใครเสียงดังที่สุด" "ใครตามหนักที่สุด" หรือ "อารมณ์ของเจ้าของกิจการในขณะนั้น" นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับคุณไช่โดยแท้ คือใช้ "ใครตามหนัก" แทนที่ "อะไรสำคัญ" ผลลัพธ์คือทำให้ซัพพลายเออร์รายสำคัญที่สุดไม่พอใจ พร้อมกับเหยียบเส้นตายการยื่นภาษีตามกฎหมายไปด้วย

ทำอย่างไร

ชั้นที่หนึ่ง: ภาระผูกพันตามกฎหมายและรายการที่ผิดพลาดไม่ได้ — แยกให้ออกว่าอะไร "ช้าไม่ได้"

ให้แบ่งเงินที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือนออกเป็นสามชั้น แทนที่จะเป็นรายการยาวเหยียดรายการเดียว ชั้นที่หนึ่งคือ "ภาระผูกพันตามกฎหมายและรายการที่ผิดพลาดไม่ได้" ได้แก่ เงินเดือนพนักงาน เงินสมทบกองทุนประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (เช่น แบบ ภ.ง.ด.3 สำหรับหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และแบบ ภ.ง.ด.53 สำหรับหักภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งตามระเบียบกรมสรรพากรต้องยื่นและนำส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป อ้างอิงจาก Revenue Department, rd.go.th) รวมถึงค่าเช่า ค่าประกันภัย และรายการอื่นที่มีต้นทุนผิดสัญญาหรือผิดกฎหมายชัดเจน ชั้นนี้ต้องมาก่อนเสมอ เพราะราคาที่ต้องจ่ายเมื่อล่าช้าไม่ใช่แค่เงินเพิ่มหรือเบี้ยปรับ แต่อาจรวมถึงความไว้วางใจของพนักงานที่พังทลาย หรือความเสี่ยงถูกตรวจสอบภาษี