จัดทำ BOM: ผิดช่องเดียว จัดซื้อและผลิตพังตามกันหมด

แปดโมงเช้า ที่โรงงานผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ของนักลงทุนไต้หวันแห่งหนึ่งในจังหวัดระยอง หัวหน้าสายการผลิตยืนถือใบเบิกของอยู่หน้าคลังสินค้าด้วยสีหน้าเคร่งเครียด ออร์เดอร์ล็อตนี้ควรจะขึ้นไลน์ตั้งแต่เมื่อวาน แต่กลับขาดแหวนรองยางชิ้นเล็ก ๆ เพียงชิ้นเดียว ทำให้การประกอบทั้งล็อต 120 ชุดหยุดชะงัก ในขณะที่กำหนดส่งมอบให้ลูกค้าเหลืออีกเพียง 4 วัน

เจ้าของโรงงาน สมมติว่าชื่อคุณเฉิน วิ่งไปที่คลังสินค้าและตำหนิฝ่ายจัดซื้อทันทีว่า "ทำไมไม่สั่งชิ้นนี้" ฝ่ายจัดซื้อหันจอคอมพิวเตอร์มาให้ดูแล้วตอบว่า "ชิ้นนี้ไม่มีอยู่ในรายการวัสดุที่ผมถืออยู่เลยครับ"

เมื่อสืบย้อนขึ้นไป เรื่องก็กระจ่าง เมื่อ 3 เดือนก่อนวิศวกรได้แก้ไขแบบ เปลี่ยนจากแหวนรองโลหะเป็นแหวนรองยาง เพราะลูกค้าแจ้งว่ามีเสียงดังผิดปกติ การแก้ไขนั้นถูกต้อง ตัวอย่างก็ผ่านการทดสอบ แต่วิศวกรคนนั้นแก้เฉพาะไฟล์แบบในคอมพิวเตอร์ของตัวเอง ไม่ได้ปรับปรุงรายการวัสดุหรือ BOM อย่างเป็นทางการ และไม่มีใครแจ้งฝ่ายจัดซื้อ ตลอด 3 เดือนฝ่ายจัดซื้อจึงสั่งของตาม BOM ฉบับเก่ามาตลอด ผลคือในคลังมีแหวนรองโลหะที่เลิกใช้แล้วกองอยู่หนึ่งลัง ส่วนแหวนรองยางที่ควรจะมี กลับไม่มีแม้แต่ชิ้นเดียว

ต่อมาคุณเฉินยังพบเรื่องที่ยุ่งยากกว่านั้น แหวนรองยางชิ้นเดียวกันนี้ กลับมีรหัสวัสดุถึง 2 รหัสในระบบ รหัสหนึ่งฝ่ายจัดซื้อสร้างเอง อีกรหัสหนึ่งฝ่ายคลังสร้าง ทั้งสองรหัสต่างมีสต็อกของตัวเองและสั่งซื้อแยกกัน ในบัญชีจึงดูเหมือนว่า "มีของ" แต่ความจริงคือของกระจายอยู่ 2 ที่ 2 บัญชี และไม่มีใครสังเกตว่ายอดรวมไม่พอ

ทำไมรายการวัสดุแผ่นเดียวจึงลากทั้งห่วงโซ่อุปทานให้ผิดตาม

ในสี่บทที่ผ่านมา เราได้พูดถึงภาพรวมของวงจรวิจัยและพัฒนา การเก็บข้อมูลตลาด การจัดลำดับแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ และด่านตรวจในขั้นตอนออกแบบ มาถึงจุดนี้ แบบได้ข้อสรุปแล้ว บทนี้จึงว่าด้วยเรื่องที่ฟังดูเหมือนงานธุรการ แต่แท้จริงเป็นตัวชี้ขาดความสำเร็จ นั่นคือ การแปลงแบบที่สรุปแล้ว ให้กลายเป็นเอกสารทางการที่ทุกฝ่ายอ่านเข้าใจตรงกัน และเป็นเวอร์ชันเดียวกัน

BOM (Bill of Materials) หรือรายการวัสดุ คือเอกสารฉบับนั้น มันระบุว่าการผลิตสินค้าสำเร็จรูปหนึ่งชิ้นต้องใช้ชิ้นส่วนอะไรบ้าง อย่างละกี่ชิ้น ข้อกำหนดใด เวอร์ชันไหน ดูเผิน ๆ เป็นเพียงตารางแผ่นเดียว แต่บทบาทของมันในอุตสาหกรรมการผลิตคือ "แหล่งข้อมูลจริงเพียงหนึ่งเดียว" ฝ่ายจัดซื้อสั่งของตามมัน ฝ่ายวางแผนการผลิตจัดกำลังการผลิตตามมัน คลังสินค้าเตรียมของตามมัน ฝ่ายบัญชีต้นทุนคำนวณต้นทุนต่อหน่วยตามมัน และฝ่ายควบคุมคุณภาพกำหนดเกณฑ์ตรวจสอบตามมัน

พูดอีกอย่างคือ BOM ไม่ใช่เอกสารส่วนตัวของฝ่ายวิจัยและพัฒนา แต่เป็นสัญญาที่ฝ่ายวิจัยและพัฒนาประกาศต่อทั้งบริษัท ผิดหนึ่งช่อง ไม่ได้ผิดแค่ช่องเดียว แต่ทำให้อีก 5 ฝ่ายทำผิดพร้อมกัน จัดซื้อซื้อผิด วางแผนจัดผิด คลังเตรียมผิด บัญชีคิดต้นทุนผิด และ QC ตรวจผิดเกณฑ์ ที่สำคัญคือความผิดพลาดเหล่านี้มักไม่ระเบิดทันที แต่จะระเบิดพร้อมกันตอนใกล้ส่งมอบ ซึ่งเป็นจังหวะที่ต้นทุนในการแก้ไขสูงที่สุด

หลักการบริหารข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ใช้กันทั่วโลก ทั้ง PDM (Product Data Management) และ PLM (Product Lifecycle Management) จัดให้ BOM เป็นสินทรัพย์หลักที่ต้องบริหาร ก็เพราะมันเกี่ยวพันกับหลายฝ่ายที่สุด ในการตรวจรับรองระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 หัวข้อการควบคุมการเปลี่ยนแปลงด้านการออกแบบและพัฒนา ก็เป็นประเด็นตรวจสำคัญ ผู้ตรวจประเมินจะต้องถามว่า "หลังจากท่านแก้แบบแล้ว ท่านมั่นใจได้อย่างไรว่าโรงงานได้รับฉบับล่าสุด"

ทำอย่างไร: สามเรื่องที่ต้องทำให้ดีตามลำดับ

1. การกำหนดรหัสวัสดุ: หนึ่งของหนึ่งรหัส หนึ่งรหัสหนึ่งของ

นี่คือหลักการพื้นฐานที่สุด และเป็นหลักการที่ถูกทำลายบ่อยที่สุด สรุปได้เป็นสองประโยค

• หนึ่งของหนึ่งรหัส ของสิ่งเดียวกัน ทั้งบริษัทต้องมีรหัสเดียวเท่านั้น ห้ามให้จัดซื้อสร้างรหัสหนึ่ง คลังสร้างอีกรหัส แล้ววิศวกรสร้างเพิ่มอีก
• หนึ่งรหัสหนึ่งของ รหัสหนึ่งรหัสต้องหมายถึงของสิ่งเดียวที่ชัดเจน ห้ามใช้รหัส "สกรู" รหัสเดียว แล้วปนสกรู 3 ความยาวไว้ข้างใต้

ถ้าละเมิดข้อแรก จะเกิดเหตุการณ์แบบที่คุณเฉินเจอ คือสต็อกถูกแบ่งเป็นสองบัญชี ดูเหมือนมีของแต่จริง ๆ ไม่พอ ทั้งยังสั่งซื้อซ้ำซ้อนและจมเงินสดโดยไม่จำเป็น ถ้าละเมิดข้อหลังยิ่งยุ่งกว่า เพราะจัดซื้อคิดว่าสั่งอย่างหนึ่ง แต่ได้รับอีกอย่างหนึ่ง ส่วน QC ก็เอาข้อกำหนดเก่าไปตรวจของใหม่ แล้วยังลงผลว่าผ่าน

ในทางปฏิบัติป้องกันอย่างไร คำตอบคือ ทำให้ "การเปิดรหัสวัสดุ" เป็นการกระทำที่ต้องยื่นคำขอ ไม่ใช่ใครก็กดปุ่มเพิ่มในระบบได้ กำหนดผู้รับผิดชอบหนึ่งคน โดยทั่วไปคือเจ้าหน้าที่ข้อมูลของฝ่ายวิจัยและพัฒนาหรือฝ่ายวางแผนการผลิต ให้เป็นผู้ตรวจสอบและบันทึกข้อมูล ฝ่ายอื่นทำได้เพียงยื่นใบคำขอ ซึ่งต้องระบุให้ชัดเจนว่า ชื่อสินค้า ข้อกำหนด วัสดุ หน่วยนับ รหัสของผู้ขาย และใช้กับผลิตภัณฑ์ใดบ้าง สิ่งแรกที่ผู้ตรวจสอบต้องทำคือค้นดูว่าของชิ้นนี้มีอยู่ในระบบแล้วหรือยัง

กฎการเข้ารหัสเองก็ต้องกำหนดไว้ล่วงหน้า และอย่านำข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้มาใส่ไว้ในรหัส ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใส่รหัสผู้ขายเข้าไปในรหัสวัสดุ พอเปลี่ยนผู้ขาย รหัสก็ต้องเปลี่ยนตาม ทำให้ทั้ง BOM และประวัติทั้งหมดต้องแก้ตาม รหัสวัสดุควรอธิบายเพียงว่า "ของชิ้นนี้คืออะไร" ส่วนผู้ขายเป็นใคร เป็นเรื่องของอีกช่องหนึ่ง

2. จาก BOM ขั้นต้น สู่ BOM สำหรับการผลิตจริง: ต้นทางหยาบได้ แต่ก่อนผลิตจริงต้องละเอียด

ช่วงต้นของการออกแบบเป็นไปไม่ได้ที่จะสมบูรณ์ในครั้งเดียว ในทางปฏิบัติ BOM จึงค่อย ๆ เติบโตเป็นขั้น ๆ

• BOM ขั้นต้น (ระยะออกแบบ) วิศวกรเขียนแบบเสร็จก็ทำออกมาหนึ่งฉบับ เพื่อประเมินต้นทุน ขอใบเสนอราคาจากผู้ขาย และตรวจสอบระยะเวลาส่งมอบของวัสดุสำคัญ ระยะนี้ยอมให้หยาบได้ ชิ้นส่วนเล็ก ๆ อาจเขียนรวมว่า "ชุดสกรู" หรือบางข้อกำหนดเขียนว่า "รอกำหนด" ได้
• BOM สำหรับทำตัวอย่าง (ระยะทำต้นแบบ) เป็นเวอร์ชันที่ใช้ตอนทำตัวอย่าง เริ่มต้องมีรหัสวัสดุที่ชัดเจน แต่อาจยังมีบางรายการที่กำลังทดสอบทางเลือกหลายแบบ
• BOM สำหรับการผลิตจริง (ประกาศใช้อย่างเป็นทางการ) เวอร์ชันนี้คือฉบับที่ส่งให้โรงงาน ห้ามมีช่องใดเขียนว่ารอกำหนดเด็ดขาด ทุกชิ้นส่วนต้องมีรหัสวัสดุ ข้อกำหนด เวอร์ชัน ปริมาณต่อหน่วย หน่วยนับ (ชิ้น เมตร หรือกรัม ต้องเขียนให้ชัด จุดนี้พลาดบ่อยที่สุด) และอัตราการสูญเสีย