พลาดแค่ตัวเดียวในใบกำกับภาษี เงิน 3.8 แสนก็ค้างจ่ายได้ 45 วัน: วิธีออกใบกำกับภาษีไทยให้ถูกต้อง

ในนิคมอุตสาหกรรมโรจนะ จังหวัดพระนครศรีอยุธยา คุณสมศักดิ์เปิดโรงกลึงชิ้นส่วนโลหะมาแล้ว 12 ปี รับงานผลิตชิ้นส่วนป้อนโรงงานญี่ปุ่นหลายแห่งในละแวกนั้น เดือนที่แล้วเขาส่งมอบงานล็อตใหญ่มูลค่า 380,000 บาทได้สำเร็จ พนักงานขับรถกลับมาพร้อมใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นรับเรียบร้อย เขาโล่งใจ—ของส่งแล้ว หลักฐานก็เก็บไว้ครบ (การบ้านจากบทเรียนที่แล้ว) คิดว่าเงินคงจะเข้าเร็ว ๆ นี้

แต่สามสัปดาห์ผ่านไป ฝ่ายจัดซื้อของลูกค้าโทรกลับมาว่า “ฝ่ายบัญชีแจ้งว่าใบเสร็จที่คุณส่งมาใช้ไม่ได้ ต้องเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ถูกต้อง ทั้งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีต้องตรง ไม่งั้นเราเอาไปยื่นภาษีซื้อไม่ได้ เงินก้อนนี้ต้องรอจนกว่าคุณจะออกใบกำกับภาษีใหม่ให้ถูกต้องก่อน” คุณสมศักดิ์หยิบใบเสร็จที่เขียนมือมาดู—มีแค่รายการสินค้า จำนวนเงิน และลายเซ็นของเขา ไม่มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ชัดเจน ไม่มีเลขที่ใบกำกับภาษี แม้แต่เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของตัวเองยังเขียนผิดไปสองตัว

เขาไม่ได้ตั้งใจสะเพร่า แค่ทำแบบนี้มา 12 ปีไม่เคยมีปัญหา—จนกระทั่งเจอลูกค้าญี่ปุ่นที่ระบบบัญชีเข้มงวด กว่าจะออกใบกำกับภาษีใหม่ ยืนยันไปมาอีกกว่าสิบวัน เงินก้อน 380,000 บาทที่ควรจะได้ กลับถูกดึงยาวไป 45 วัน ในขณะที่เขาต้องจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ต้นน้ำภายใน 30 วัน กระแสเงินสดจึงถูกบีบอยู่ตรงกลางแบบขยับไม่ได้

ทำไม

เจ้าของกิจการจำนวนมากมองว่า “ออกใบกำกับภาษี” เป็นแค่ขั้นตอนประทับตราสุดท้ายของกระบวนการเก็บเงิน—ส่งของแล้ว เซ็นรับแล้ว ใบกำกับภาษีก็แค่ออกให้เสร็จ ๆ ไป แต่ในโครงสร้างกฎหมายภาษีของไทย ใบกำกับภาษีไม่ใช่แค่ใบเสร็จ มันคือหลักฐานทางกฎหมายที่คุณใช้ยื่นภาษีขาย และในขณะเดียวกันก็เป็นหลักฐานเดียวที่ผู้ซื้อใช้ขอเครดิตภาษีซื้อ ข้อมูลผิดแม้แต่ตัวเดียว หรือขาดรายการที่กฎหมายกำหนด ฝ่ายบัญชีของผู้ซื้อก็นำไปหักภาษีซื้อไม่ได้ สำหรับบริษัทที่มีระบบการเงินเข้มงวด (โดยเฉพาะบริษัทต่างชาติหรือบริษัทมหาชนในซัพพลายเชน) “ใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง” กับ “ของยังไม่ถึง” แทบเป็นเรื่องเดียวกันในสายตาฝ่ายจ่ายเงิน—ระงับจ่ายไว้ก่อน ค่อยว่ากันทีหลัง

ตามแนวคิดกรอบการควบคุมภายในที่ใช้กันแพร่หลายในแวดวงวิชาการอย่าง COSO Framework (ฉบับปรับปรุงปี 2013) การอนุมัติ การปฏิบัติ และการบันทึกรายการควรแยกจากกัน เรียกว่าหลัก “แบ่งแยกหน้าที่” ขั้นตอนออกใบกำกับภาษีมักมีปัญหาเพราะ SME ส่วนใหญ่มอบหมายให้คนเดียวทำทั้งหมด—เซ็นออร์เดอร์ ส่งของ ออกใบกำกับภาษี เก็บเงิน (บ่อยครั้งคือเจ้าของเองหรือพนักงานบัญชีคนเดียวที่ทำหลายหน้าที่) ไม่มีใครตรวจซ้ำก่อนส่งใบกำกับภาษีออกไป กว่าจะรู้ตัวว่าตกหล่นตัวเลขหรือลืมแยกยอด VAT ก็ตอนที่ฝ่ายบัญชีลูกค้าตีกลับมาแล้ว—แต่ละครั้งที่ถูกตีกลับ คือรอบระยะเวลาเก็บเงินที่หายไป

ควรทำอย่างไร

ก่อนอื่นต้องรู้ว่าใบกำกับภาษีที่ถูกต้องหน้าตาเป็นอย่างไร

ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการอย่างน้อยดังนี้: คำว่า “ใบกำกับภาษี” ต้องปรากฏชัดเจน; ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย (ตัวคุณเอง); ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ; เลขที่ลำดับของใบกำกับภาษีและเล่มที่ (ถ้ามี); วันเดือนปีที่ออก; ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ; และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องแยกออกจากมูลค่าสินค้าให้ชัดเจน ไม่ใช่รวมเป็นยอดเดียว ขาดรายการใดรายการหนึ่งไปก็อาจทำให้ผู้ซื้อนำไปขอเครดิตภาษีไม่ได้ และนี่คือจุดที่คุณสมศักดิ์พลาดไป