ทะเบียนลูกหนี้การค้า: ตารางที่เจ้าของกิจการต้องดูทุกสัปดาห์ ก่อนหนี้ดีจะกลายเป็นหนี้เสีย

เฉินจื้อหมิง เจ้าของโรงงานชิ้นส่วนรถยนต์ขนาดเล็กชื่อ "จิงเฉิงเมทัล" ในนิคมอุตสาหกรรมอมตะซิตี้ จังหวัดระยอง รับงานให้กับซัพพลายเออร์ของโรงงานเทียร์หนึ่งหลายแห่งในละแวกนั้น ออเดอร์เข้ามาไม่หยุด แต่ละวันเขาวุ่นอยู่กับการดูกำลังผลิตและคุณภาพงาน ส่วนเรื่องเก็บเงิน เขายกให้ฝ่ายขายกับฝ่ายบัญชีดูแลกันคนละส่วน

พนักงานขายชื่ออาหมิงคุยเงื่อนไขเครดิตกับลูกค้าผ่าน LINE ว่าส่งของแล้วจ่ายภายใน 45 วัน ส่วนฝ่ายบัญชีเสี่ยวฟางก็บันทึกลูกหนี้ตามใบแจ้งหนี้ แล้วทำสรุปยอดตอนสิ้นเดือน ต่างคนต่างมีบัญชีของตัวเอง ไม่มีใครเอามารวมดูพร้อมกัน จนกระทั่งวันหนึ่งเสี่ยวฟางถือกระดาษเดินเข้าห้องทำงานแล้วบอกว่า "เจ้านายคะ ลูกค้ากลุ่มนี้ค้างชำระเกิน 90 วันแล้ว รวมกันเกือบ 3.2 ล้านบาท" เฉินจื้อหมิงหน้าซีดทันที เพราะเพิ่งรู้ว่าลูกค้ารายหนึ่งปิดโรงงานไปแล้ว และติดต่อเจ้าของไม่ได้อีกเลย

เรื่องแบบนี้ไม่ใช่กรณีพิเศษ เจ้าของกิจการ SME ในไทยมักจะรู้สึกได้ชัดเจนเรื่อง "ออเดอร์" และ "การส่งของ" แต่กลับไม่รู้สึกอะไรเลยกับคำถามที่ว่า "เงินก้อนนี้เก็บกลับมาหรือยัง" เพราะไม่เคยมีตารางสักตารางที่รวบรวมลูกหนี้ที่กระจัดกระจายอยู่ในมือถือของฝ่ายขายและสมุดบัญชีของฝ่ายบัญชี ให้เห็นภาพเดียวกัน

ทำไมเรื่องนี้ถึงพังง่าย

ลูกหนี้การค้าที่เก็บไม่ได้ ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากลูกค้าตั้งใจเบี้ยว แต่เกิดจาก "ไม่มีใครติดตามอย่างสม่ำเสมอ" กรอบการควบคุมภายในของ COSO (COSO Internal Control – Integrated Framework เผยแพร่ปี 1992 และปรับปรุงปี 2013) จัดให้ "กิจกรรมการติดตามผล" (Monitoring Activities) เป็นหนึ่งในห้าองค์ประกอบหลักของการควบคุมภายใน — ต่อให้ออกแบบระบบดีแค่ไหน ถ้าไม่มีใครตรวจสอบผลลัพธ์เป็นประจำและส่งสัญญาณเตือนล่วงหน้า ปัญหาก็จะถูกพบก็ต่อเมื่อมันระเบิดออกมาแล้ว

อีกแนวคิดหนึ่งที่วงการตรวจสอบภายในใช้บ่อยคือโมเดล "สามด่านการป้องกันความเสี่ยง" (Three Lines Model ของสถาบันผู้ตรวจสอบภายในสากล IIA ปรับปรุงล่าสุดปี 2020) ฝ่ายขายคือด่านแรก มีหน้าที่ขายของและเก็บเงินกลับมา ฝ่ายการเงิน/บัญชีคือด่านที่สอง มีหน้าที่ติดตามว่าความเสี่ยงโดยรวมกำลังจะหลุดมือหรือไม่ ส่วนเจ้าของกิจการคือด่านสุดท้าย ปัญหาของจิงเฉิงเมทัลคือ ด่านที่สองทำได้แค่ "บันทึกไว้" แต่ไม่ได้ทำหน้าที่ "แจกแจงอายุหนี้แล้วส่งสัญญาณเตือน" — ฝ่ายขายกับฝ่ายบัญชีต่างคนต่างถือข้อมูลคนละส่วน ไม่มีใครประกอบมันให้เป็นภาพเดียวที่เจ้าของกิจการดูปุ๊บเข้าใจปั๊บ