จัดการหนี้สูญ: เมื่อไหร่ควรยอมรับ และตัดบัญชีอย่างไรให้สรรพากรไม่ตีกลับ

เถ้าแก่เฉินเปิดร้านฮาร์ดแวร์วัสดุก่อสร้าง "จื้อหยวน ฮาร์ดแวร์" อยู่ในจังหวัดระยอง ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นผู้รับเหมาก่อสร้างบ้านและโรงงานขนาดเล็กรอบนิคมอุตสาหกรรม เมื่อสามปีก่อน ลูกค้าประจำรายหนึ่งชื่อ "บริษัท ทงอี้ ก่อสร้าง จำกัด" เริ่มสั่งของเป็นเงินเชื่อ ทั้งเหล็กเส้น เหล็กฉาก สังกะสี ทยอยสั่งไปเรื่อยๆ ตกลงเครดิตเทอมไว้ 30 วัน แต่พอผ่านไปกลับยืดเป็น 60 วัน 90 วัน เถ้าแก่เฉินคิดว่าทำธุรกิจกันมาห้าปีแล้ว คงไม่เบี้ยวหนี้หรอก แล้วไซต์งานก็ยังตอกเสาเข็มอยู่ ถ้าไปทวงหนักไปเดี๋ยวลูกค้าหนีไปสั่งร้านอื่น

สุดท้ายโครงการที่ทงอี้ก่อสร้างรับมา งบบานปลายจนเจ้าของบริษัทเองก็หมุนเงินไม่ทัน เพราะเงินงวดจากเจ้าของโครงการยังไม่ปล่อยลงมา ยอดหนี้ค้างชำระกับจื้อหยวนฮาร์ดแวร์พอกขึ้นไปถึง 620,000 บาท ค้างนานถึง 14 เดือน โทรไปทวงจากที่เคยตอบว่า "เดือนนี้ให้แน่นอน" กลายเป็นไม่รับสาย ฝ่ายบัญชีของเถ้าแก่เฉินทำบัญชีลูกหนี้การค้าทุกเดือน ยอด 620,000 บาทนี้ก็ยังคงค้างอยู่ในรายการ "ลูกหนี้การค้า" เหมือนเดิม ทำให้งบดูเหมือนบริษัทมีสินทรัพย์ดี แต่พอธนาคารมาตรวจสอบบัญชีกลับถามกลับมาว่า "ยอดนี้ ทางร้านมั่นใจจริงหรือว่าจะเก็บเงินได้" เถ้าแก่เฉินตอบไม่ได้

พอถึงสิ้นปีปิดบัญชี ฝ่ายบัญชีก็ตัดยอด 620,000 บาทนี้เป็นค่าใช้จ่ายไปเลย คิดว่า "ยังไงก็เก็บไม่ได้แล้ว ยอมรับความสูญเสียไปก็จบ" ปีถัดมาสรรพากรเข้าตรวจสอบบัญชี ถามว่า "หลักฐานการทวงถามอยู่ไหน ฟ้องร้องหรือยัง มีความเห็นทนายความหรือเปล่า" ปรากฏว่าไม่มีเอกสารสักอย่าง ค่าใช้จ่ายก้อนนี้จึงถูกตีกลับ ไม่ให้นำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษี แถมยังต้องเสียภาษีเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับ เถ้าแก่เฉินถึงได้เข้าใจว่า "ยอมรับความสูญเสีย" กับ "ตัดหนี้สูญอย่างถูกกฎหมาย" เป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง — ยอมรับความสูญเสียคือเจ้าของกิจการทำใจเอง แต่การตัดหนี้สูญต้องให้กรมสรรพากรยอมรับด้วย

ทำไม

การจัดการหนี้สูญมักมีปัญหา ไม่ใช่เพราะเจ้าของกิจการไม่อยากเผชิญหน้ากับความจริง แต่เพราะเรื่องนี้ติดอยู่ในความขัดแย้งเชิงโครงสร้างหลายจุดโดยธรรมชาติ ข้อแรกคือความขัดแย้งระหว่าง "ฝ่ายขาย" กับ "ฝ่ายการเงิน" ยอดขายเป็นผลงานที่พนักงานขายสร้างขึ้นมา การยอมรับว่าลูกค้าเก็บเงินไม่ได้เท่ากับยอมรับว่าดีลนั้นตัดสินใจผิดตั้งแต่แรก พนักงานขายจึงมักพูดว่า "อีกไม่นานก็ได้แล้ว" แล้วปล่อยเรื่องไว้ไม่รายงาน ข้อสองคือช่องว่างระหว่าง "งบดูดี" กับ "ความจริง" ตราบใดที่ลูกหนี้การค้ายังค้างอยู่ในงบดุลโดยไม่ถูกตัดออก สินทรัพย์ในบัญชีก็ยังดูดีตลอด เจ้าของกิจการจึงไม่มีแรงจูงใจจะเปิดโปงมัน — นี่คือสิ่งที่เศรษฐศาสตร์พฤติกรรมเรียกว่า sunk cost fallacy เงินที่เก็บไม่ได้แล้วก็คือเก็บไม่ได้แล้ว แต่ในใจยังไม่ยอมเปลี่ยนสถานะจาก "สินทรัพย์" เป็น "ความสูญเสีย"

กรอบการควบคุมภายในของ COSO (COSO Internal Control – Integrated Framework, 2013) ที่พูดถึง "ระบบป้องกันสามชั้น" (Three Lines of Defense) อธิบายปัญหานี้ได้พอดี ชั้นที่หนึ่งคือฝ่ายขายและหน้างานควบคุมความเสี่ยงด้วยตัวเอง (ทวงหนี้ เก็บหลักฐาน) ชั้นที่สองคือฝ่ายการเงิน/บริหารความเสี่ยงตรวจสอบอย่างเป็นอิสระ (จัดระดับหนี้สูญ ทบทวนซ้ำ) ชั้นที่สามคือฝ่ายตรวจสอบภายในหรือตัวเจ้าของกิจการเองสุ่มตรวจเป็นระยะ ปัญหาของจื้อหยวนฮาร์ดแวร์คือทั้งสามชั้นถูกทับซ้อนอยู่ที่เถ้าแก่เฉินคนเดียว แถมยังถูกผูกมัดด้วยความเกรงใจ จึงไม่ยอมเริ่มดำเนินการ สุดท้ายไม่ปล่อยจนเก็บเงินไม่ได้ ก็เก็บเงินไม่ได้แล้วยังไม่มีหลักฐานที่สรรพากรต้องการ เสียหายทั้งสองทาง