ทีมอีคอมเมิร์ซเล็กทะเลาะเรื่องแบ่งงานทุกวัน? ใช้ ChatGPT ร่างตารางความรับผิดชอบที่ทุกคนยอมรับ

บ่ายวันศุกร์ ออเดอร์ในไทยทะลักเข้ามา เจ้าของร้านตอบ LINE เรื่องร้องเรียนไปด้วย เช็กสต๊อกไปด้วย แล้วยังต้องเร่งคลังให้ส่งของ คนแพ็กบอกว่า ฝ่ายบริการลูกค้าไม่ได้บอกว่าเป็นออเดอร์ด่วน ฝ่ายบริการลูกค้าก็บอกว่า นึกว่าคุณจะดูในระบบหลังบ้านเอง ออเดอร์ที่ตกหล่นเพียงรายการเดียว กลายเป็นการโทษกันไปมาของคนสามคน คุณเป็นแบบนี้ไหม ทีมอีคอมเมิร์ซเล็ก ๆ สามสี่คน ไม่มีใครอู้งานเลย แต่กลับทะเลาะกันทุกวันว่า ตกลงงานนี้ใครต้องทำ

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนไม่ขยัน แต่อยู่ที่การแบ่งงานไม่เคยถูก เขียนลงไว้ เป็นลายลักษณ์อักษร ทุกอย่างอาศัยความเข้าใจกันเองและการตะโกนสั่งหน้างาน พอยุ่งขึ้นมาความเข้าใจที่ว่าก็พังทันที ข่าวดีคือ ในปี 2023 นี้ คุณไม่ต้องจ้างที่ปรึกษา ไม่ต้องซื้อระบบ เพียงเปิด ChatGPT ใช้เวลาบ่ายเดียวก็กางความยุ่งเหยิงนี้ออกมาได้

เทงานที่ทำอยู่ทุกวันออกมาก่อน

ทีมเล็กส่วนใหญ่พูดไม่ได้ด้วยซ้ำว่าตัวเองทำงานวันละกี่อย่าง ขั้นแรกไม่ใช่การแบ่งงาน แต่คือการ สำรวจรายการงาน หยิบกระดาษหรือเปิดโน้ตขึ้นมา เขียนทุกขั้นตอนของออเดอร์หนึ่งรายการตั้งแต่เข้ามาจนถึงมือลูกค้า เช่น รับออเดอร์ เช็กสต๊อก ตอบข้อความลูกค้า ออกใบกำกับภาษี พิมพ์ฉลาก ส่งให้คลัง ตามขนส่ง จัดการคืนเปลี่ยนสินค้า กระทบยอด ฝั่งโซเชียลก็เช่นกัน ทั้งจัดคิวโพสต์ ตอบแชท ไลฟ์สด สรุปยอดโฆษณา ขอให้ครบไว้ก่อน ยังไม่ต้องสวย ยิ่งละเอียดยิ่งดี

ให้ ChatGPT เติมผู้รับผิดชอบหลักและคนสำรองให้

นำรายการที่ยุ่งเหยิงนี้วางให้ ChatGPT แล้วขอให้จัดเป็นตาราง พร้อมเติมสามช่องให้ทุกงาน ได้แก่ ผู้รับผิดชอบหลัก คนสำรอง และเกณฑ์ตัดสินว่างานเสร็จ สิ่งที่ AI ถนัดที่สุดคือการเปลี่ยนคำพูดที่ปนเปกันให้กลายเป็นตารางที่มีโครงสร้างชัดเจน และยังเตือนคุณเองในจุดที่มักมองข้าม เช่น ถ้าเรื่องร้องเรียนบานปลายต้องส่งต่อให้ใคร เวลาเจ้าของลาพักใครเป็นคนตัดสินใจ

ใช้หลัก หนึ่งงานมีผู้รับผิดชอบหลักได้คนเดียว เพื่อปิดพื้นที่คลุมเครือ

สิ่งที่ตารางความรับผิดชอบกลัวที่สุดคือ ทุกคนรับผิดชอบร่วมกัน ซึ่งเท่ากับไม่มีใครรับผิดชอบ ขอให้ ChatGPT ตรวจตารางของคุณ ว่างานไหนมีผู้รับผิดชอบหลักสองคน งานไหนไม่มีใครรับเลย แล้วบีบให้ทุกงานเหลือ ผู้รับผิดชอบหลักหนึ่งคน คนสำรองหนึ่งคน เมื่อพื้นที่คลุมเครือถูกเขียนให้ชัด เหตุผลที่จะทะเลาะกันก็ลดลงไปกว่าครึ่ง เพราะทุกคนไม่ได้อาศัยความจำของตัวเองอีกต่อไป แต่ดูจากตารางใบเดียวกัน

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT 生出你的第一版責任表

นำรายการงานที่คุณเพิ่งสำรวจมา พร้อมจำนวนคนและชื่อในทีม วางลงในพรอมต์ด้านล่าง ChatGPT จะสร้างตารางความรับผิดชอบที่ส่งเข้ากลุ่มได้ทันที

คุณคือที่ปรึกษาด้านการดำเนินงานอีคอมเมิร์ซ ทีมของฉันมี 3 คน คือ เหมย (บริการลูกค้า) เต๋อ (คลังและการจัดส่ง) และฉัน (เจ้าของ ดูแลการจัดซื้อและการตลาด)

ต่อไปนี้คืองานที่เราทำจริงทุกวัน ลำดับยังสับสนอยู่ ช่วยจัดให้หน่อย
[วางรายการงานที่คุณสำรวจมาตรงนี้]

ช่วยทำสามอย่าง
1. จัดกลุ่มตาม การจัดการออเดอร์ บริการลูกค้า การตลาดโซเชียล และการกระทบยอดสต๊อก แล้วทำเป็นตาราง
2. แต่ละงานมีผู้รับผิดชอบหลักได้เพียงหนึ่งคน เพิ่มคนสำรองหนึ่งคน และเขียนเกณฑ์ว่าแบบไหนถือว่างานเสร็จ
3. สุดท้ายให้ระบุ 3 จุดที่ตอนนี้ไม่มีใครรับผิดชอบ หรือทั้งสองฝ่ายคิดว่าอีกฝ่ายจะทำ พร้อมแนะนำว่าควรมอบให้ใคร

ตารางเป็นภาษาไทย คอลัมน์ คือ งาน / ผู้รับผิดชอบหลัก / คนสำรอง / เกณฑ์งานเสร็จ

เมื่อได้ผลลัพธ์มาอย่าเพิ่งรับทั้งหมด ลองอ่านให้ทีมฟังตรงนั้นเลย ใครไม่ยอมรับก็แก้ เพราะ ChatGPT ให้แค่ร่าง ส่วนข้อตกลงร่วมกันของพวกคุณต่างหากคือฉบับจริง

หนึ่งก้าวที่ทำได้ในสัปดาห์นี้

วันนี้ใช้เวลายี่สิบนาที เขียนทุกขั้นตอนของ ออเดอร์หนึ่งรายการตั้งแต่เข้ามาจนถึงมือลูกค้า ออกมา วางลงในพรอมต์ด้านบน สร้างตารางความรับผิดชอบเวอร์ชันแรก เช้าวันรุ่งขึ้นใช้เวลาสามนาทีในการประชุมยืนสรุปร่วมกัน ให้ทุกคนเห็นตรงกันก่อนว่า ใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก คุณจะพบว่า การทะเลาะกันไม่ได้เกิดเพราะใครนิสัยไม่ดี แต่เพราะไม่เคยมีใครพูดให้ชัด และตารางใบนี้ก็คือก้าวแรกของการพูดให้ชัดนั่นเอง