วันที่ Google I/O: AI เข้ามาอยู่ในเอกสารและสเปรดชีตของคุณแล้ว

คุณเป็นแบบนี้ไหม: เช้าจ้องรายงานหน้าร้าน เที่ยงตอบเรื่องร้องเรียนลูกค้า บ่ายต้องเขียนสรุปยอดขายให้เจ้านาย ค่ำยังต้องเอาคำขอจองห้องในกลุ่ม LINE มาจัดเป็นตาราง ทำคนเดียวหลายหน้าที่ สิ่งที่เหนื่อยที่สุดไม่ใช่งานเยอะ แต่คือ "ทุกงานต้องพิมพ์ใหม่ คิดรูปแบบใหม่ทุกครั้ง" วันนี้ 10 พฤษภาคม 2023 Google ประกาศในงาน I/O ว่า Duet AI จะเข้าไปอยู่ใน Gmail เอกสาร (Docs) และสเปรดชีต (Sheets) อย่างเป็นทางการ นับเป็นครั้งแรกที่ AI ถูกวางไว้กลางหน้าจอที่คุณพิมพ์งานทุกวัน ฟังดูดี แต่สิ่งที่ผู้บริหารควรถามจริง ๆ ไม่ใช่ "มันเก่งแค่ไหน" แต่คือ "ในทีมของฉันใครใช้ได้ ใช้ทำอะไร และข้อมูลใดห้ามป้อนเข้าไปเด็ดขาด"

วันนี้ประกาศ "ทิศทาง" ไม่ใช่ "พรุ่งนี้ใช้ได้เลย"

ปรับความคาดหวังก่อน: Duet AI for Workspace ที่โชว์ในงาน I/O ส่วนใหญ่ยังเป็นการเปิดตัวล่วงหน้าและทยอยปล่อย ไม่ใช่ปุ่มที่จะโผล่ขึ้นมาเมื่อคุณเปิดสเปรดชีตวันนี้ ในวันเดียวกัน Google ยังเปิด Bard ให้ใช้ใน 180 ประเทศ และเปิดตัวโมเดล PaLM 2 สำหรับคุณในไทย นี่หมายถึงสิ่งเดียว: แทนที่จะรอ AI ในตัวซอฟต์แวร์สำนักงาน ให้ใช้ "เครื่องมือที่ใช้ได้แล้ววันนี้" ก่อน ได้แก่ ChatGPT แบบฟรี (GPT-3.5), GPT-4 แบบ Plus ที่เสียเงิน, Google Bard และ Bing Chat สร้างร่างออกมาแล้วค่อยวางกลับเข้าเอกสารและสเปรดชีตของคุณ เครื่องมือจะอยู่ในซอฟต์แวร์หรือไม่ไม่สำคัญ ที่สำคัญคือมันอยู่ในกระบวนการทำงานของคุณแล้ว

โจทย์แรกของผู้บริหาร: ใครใช้ได้

เมื่อ AI เข้าออฟฟิศ สิ่งที่พังก่อนไม่ใช่เทคโนโลยี แต่คือสิทธิ์การใช้ แนะนำให้แบ่งทีมเป็นสามชั้นตั้งแต่วันนี้: ชั้นแรก "ใช้ได้อิสระ" เช่น คอนเทนต์การตลาด โพสต์โซเชียล คำบรรยายสินค้า ผิดก็แก้ได้ไม่เสียหาย; ชั้นสอง "ใช้แล้วต้องตรวจซ้ำ" เช่น ร่างตอบเรื่องร้องเรียน คำอธิบายใบเสนอราคา ให้ AI ร่าง หัวหน้าตรวจก่อนส่ง; ชั้นสาม "ห้ามป้อน" ได้แก่ ข้อมูลส่วนตัวลูกค้า เบอร์โทรสมาชิก ต้นทุนซัพพลายเออร์ เงินเดือนพนักงาน จุดที่ค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซพลาดง่ายที่สุดคือมีคนเอารายชื่อสมาชิกทั้งหมดวางลงช่องแชตเพื่อขอ "ช่วยแบ่งกลุ่ม" เส้นนี้ต้องขีดให้ชัดตั้งแต่วันนี้

ใช้ทำอะไร: โยนงานพิมพ์ซ้ำ ๆ ออกไป

ผู้บริหารใช้ AI ไม่ควรหวัง "แทนการตัดสินใจ" แต่ควร "กำจัดงานที่มีมูลค่าต่ำ" ค้าส่งค้าปลีก: ใช้จัดบันทึกการรับสินค้าที่กระจัดกระจายให้เป็นรูปแบบเดียว สร้างสูตรในสเปรดชีต เขียนคำอธิบายโปรโมชัน อีคอมเมิร์ซ: ใช้สร้างชื่อสินค้าและจุดขาย 30 รายการในครั้งเดียว ย่อบทสนทนาร้องเรียนใน LINE เป็นประเด็นจัดการ ร่างคำตอบเรื่องคืนหรือเปลี่ยนสินค้า ท่องเที่ยวโรงแรม: จัดคำขอจองห้องที่กระจายใน LINE และอีเมลให้เป็นรายการเช็คอิน สร้างคำแนะนำประเภทห้องหลายภาษา เขียนคำอธิบายการตั้งราคาช่วงไฮ-โลว์ซีซันให้เจ้านายอ่าน จุดร่วมคือ: งานที่คุณต้องทำอยู่แล้ว เพียงแต่ไม่อยากเริ่มจากหน้าว่างอีกต่อไป

เจาะลึกในพื้นที่: ความจริงสองข้อของทีมในไทย

ข้อแรก: ภาษาปนกัน พนักงานพิมพ์ไทย เจ้านายอ่านจีน ลูกค้าถามอังกฤษ นี่คือสิ่งที่ AI ถนัดที่สุด: เอาข้อความร้องเรียนภาษาไทยให้มัน "แปลเป็นจีนและสรุปสามประเด็นหลัก" เร็วกว่าคุณอ่านทีละบรรทัดสิบเท่า ข้อสอง: ข้อมูลกระจายอยู่ใน LINE ธุรกิจในไทยขาด LINE ไม่ได้ แต่บทสนทนาใน LINE ไม่กลายเป็นตารางเอง คุณสามารถคัดลอกบทสนทนาทั้งชุด ให้ AI จัดเป็นสี่คอลัมน์ "วันที่／ลูกค้า／ความต้องการ／จำนวนเงิน" แล้ววางลง Google Sheets ข้อควรระวัง: ก่อนวางลงช่องแชต ให้เปลี่ยนชื่อจริงและเบอร์โทรเป็นรหัสแทน นี่คือนิสัยที่ควรสร้างตั้งแต่วันนี้

🔧 ลงมือทำกับ AI: เปลี่ยนบทสนทนา LINE ที่ยุ่งเหยิงให้เป็นตารางออเดอร์ที่สะอาด

ความเจ็บปวดที่พบบ่อยของโรงแรมและอีคอมเมิร์ซ: ลูกค้าสั่งกระจัดกระจายใน LINE คุณต้องคัดลอกมาทำตารางด้วยมือ วันนี้ลองทำสักครั้งด้วย ChatGPT ฟรีหรือ Google Bard คัดลอกพรอมต์ด้านล่าง วางบทสนทนาของคุณเข้าไป (อย่าลืมเปลี่ยนชื่อและเบอร์เป็นรหัสก่อน) มันจะให้ผลลัพธ์ที่วางลง Google Sheets ได้ทันที

คุณคือผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการของฉัน ฉันจะวางบทสนทนา LINE (มีคำสั่งซื้อหรือคำขอจองห้องของลูกค้าหลายคน)
ช่วยจัดให้เป็นตารางเดียว คอลัมน์คงที่คือ: วันที่, รหัสลูกค้า, รายละเอียดความต้องการ, จำนวนหรือประเภทห้อง, จำนวนเงิน, สิ่งที่ต้องทำ
กฎ:
1. ลูกค้าหนึ่งคนหนึ่งแถว ช่องที่ข้อมูลไม่พอให้เติม "รอยืนยัน"
2. จำนวนเงินใส่ตัวเลขเท่านั้น สกุลเงินระบุ THB ทั้งหมด
3. แถวสุดท้ายให้สรุปรายการ "รอยืนยัน" ทั้งหมด เพื่อให้ฉันถามลูกค้ากลับได้ในครั้งเดียว
กรุณาส่งออกเป็นตารางข้อความล้วนที่คัดลอกวางลง Google Sheets ได้ทันที (คั่นด้วย Tab หรือจุลภาค)

นี่คือบทสนทนา:
(วางบทสนทนา LINE ของคุณที่นี่ ชื่อและเบอร์โปรดเปลี่ยนเป็นรหัสก่อน)

หลังได้ผลลัพธ์วางลงสเปรดชีต คุณจะพบว่างานที่เคยใช้เวลา 20 นาทีในการพิมพ์ ใช้แค่ 3 นาทีก็เป็นรูปเป็นร่าง บันทึกพรอมต์ชุดเดียวกันเป็น "ขั้นตอนมาตรฐาน" ของทีม ครั้งหน้าใครทำก็เร็วเท่ากัน

ก้าวที่ลงมือทำได้ในสัปดาห์นี้

อย่ารอ AI ในตัวซอฟต์แวร์สำนักงาน สัปดาห์นี้ทำแค่เรื่องเดียว: เรียกทีมประชุม 20 นาที แบ่งงานเป็นสามชั้น "ใช้ AI อิสระ／ใช้แล้วต้องตรวจซ้ำ／ห้ามป้อน" ทันที เขียนเป็นกฎหน้าเดียวปักหมุดไว้ในกลุ่ม พูดให้ชัดก่อนว่า "ใครใช้ได้ ข้อมูลใดห้ามป้อน" แล้ว AI จึงจะเป็นผู้ช่วยไม่ใช่ช่องโหว่ สัปดาห์หน้าค่อยเริ่มจากพรอมต์ "เปลี่ยน LINE เป็นตาราง" ด้านบน เลือกงานซ้ำ ๆ ที่น่ารำคาญที่สุดหนึ่งอย่างโยนให้มันทำ