การตรวจสอบภายใน: เมื่อคนในต้องตรวจคนในกันเอง

โรงงานแห่งหนึ่งในประเทศไทยใช้ระบบ ISO 9001 มาสองปี ผู้จัดการฝ่ายประกันคุณภาพสังเกตเห็นความผิดปกติ รายงานตรวจสอบภายในทุกครั้งเขียนว่า "ไม่พบข้อบกพร่อง" แต่พอถึงคราวลูกค้ามาตรวจ กลับเจอปัญหาหลายจุดทุกครั้ง ภายหลังจึงพบว่าผู้ตรวจสอบภายในคือหัวหน้าแผนกต่าง ๆ ที่ผลัดกันตรวจแบบ "เกรงใจกัน" ผู้จัดการฝ่ายผลิตไปตรวจคลังสินค้า หัวหน้าคลังก็จะไม่ทำให้ฝ่ายผลิตลำบากในรอบถัดไป การตรวจสอบภายในจึงกลายเป็นเพียงพิธีกรรม จนกระทั่งเกิดข้อร้องเรียนจากลูกค้าที่นำไปสู่การตรวจซ้ำแล้วไม่ผ่าน ถึงได้รู้ว่าเอกสารครบถ้วนแต่หน้างานจริงเบี่ยงเบนไปนานแล้ว

ทำไมต้องทำ

การตรวจสอบภายใน (Internal Audit) เป็นข้อกำหนดบังคับตามมาตรฐาน ISO 9001 ข้อ 9.2 จุดประสงค์ไม่ใช่การ "จับผิด" แต่เพื่อให้องค์กรพบปัญหาด้วยตัวเองก่อนที่ลูกค้าหรือหน่วยรับรองจะมาเจอ แต่ SME ไทยจำนวนมากมองว่าการตรวจสอบภายในเป็นแค่ "พิธีกรรมเพื่อผ่านการรับรอง" หาหัวหน้าแผนกที่ว่างมาเซ็นให้กัน เช็คลิสต์ก็ก๊อปของปีก่อน สุดท้ายการตรวจสอบก็กลายเป็นแค่ตราประทับ หัวใจของการตรวจสอบภายในที่ได้ผลจริงไม่ได้อยู่ที่ขั้นตอนเข้มงวดแค่ไหน แต่อยู่ที่สองเรื่อง คือผู้ตรวจสอบภายในมีความเป็นอิสระและความสามารถพอที่จะตรวจแผนกอื่นหรือไม่ และเช็คลิสต์ตรงกับความเสี่ยงจริงของแผนกนั้นหรือเป็นแค่แบบฟอร์มสำเร็จรูปที่ใช้ได้ทุกที่

ทำอย่างไร

1. หลักความเป็นอิสระของผู้ตรวจสอบภายใน

มาตรฐานกำหนดชัดว่า "ผู้ตรวจสอบต้องไม่ตรวจงานของตัวเอง" วิธีที่ง่ายที่สุดคือการตรวจไขว้กัน (Cross Audit) เช่น หัวหน้าฝ่ายผลิตไปตรวจฝ่ายควบคุมคุณภาพ หัวหน้าฝ่ายควบคุมคุณภาพไปตรวจฝ่ายจัดซื้อ วนไปเรื่อย ๆ เป็นวงจร โรงงานเล็กที่คนไม่พอ อาจให้หัวหน้ากะหรือสายการผลิตต่างกันตรวจกันเอง ขอเพียงไม่ใช่งานที่ตัวเองทำอยู่ทุกวัน