อย่าเปลี่ยนการคุย 1:1 ให้กลายเป็นประชุมติดตามงาน: ใช้ ChatGPT ออกแบบรายการคำถามที่ใส่ใจพนักงานจริง ๆ

คุณเคยเจอสถานการณ์นี้ไหม นัดคุย 1:1 กับลูกน้อง นั่งลง 15 นาที ก็เอาแต่ถามว่า โพสต์แคมเปญนี้จัดเรียงเสร็จหรือยัง อัตราการตอบลูกค้าขึ้นมาบ้างไหม สคริปต์ไลฟ์จะส่งให้ผมเมื่อไหร่ พนักงานรายงานตามหน้าที่จบ คุณพยักหน้าบอกว่าขอบคุณที่เหนื่อย แล้วก็เลิก ผิวเผินคือได้คุย 1:1 แต่จริง ๆ แล้วเป็นแค่การประชุมติดตามงานที่ย้ายจากยืนคุยมานั่งคุยเท่านั้น สิ่งที่ควรใส่ใจจริง ๆ คือคนนี้ติดอยู่ตรงไหน อยากอยู่ต่อไหม เติบโตขึ้นบ้างหรือเปล่า กลับไม่ได้ถามสักคำ

หัวหน้าทีมอีคอมเมิร์ซที่ต้องทำเองทุกอย่างยิ่งตกหลุมพรางนี้ได้ง่าย คุณเองก็ต้องแบกยอด คุมโลจิสติกส์ ดับไฟเรื่องร้องเรียน เวลาคุย 1:1 ที่หามาได้อย่างยากเย็น สัญชาตญาณก็เอาไปเช็กความคืบหน้า เพราะมันมีประสิทธิภาพที่สุด แต่สิ่งที่พนักงานต้องการไม่ใช่การถูกไล่จี้งาน คือการถูกมองเห็น ปัญหาคือทั้งคุณและผมไม่ใช่คนที่ตั้งคำถามเก่งโดยธรรมชาติ และคิดคำถามดี ๆ สด ๆ ไม่ออก นี่คือจุดที่ ChatGPT เดือนกรกฎาคม 2023 ช่วยได้ มันไม่ตัดสินใจแทนคุณ แต่ช่วยสร้างรายการคำถามที่ดูดีได้ภายใน 3 นาทีก่อนเข้าประชุม

แยกให้ชัดก่อน: ประชุมงานถามเรื่อง การคุย 1:1 ถามคน

ประธานของการประชุมงานคืองาน โพสต์ สต๊อก คำร้องเรียน GMV ส่วนประธานของการคุย 1:1 ควรเป็นคน สภาพของเขา ปัญหาของเขา ความคิดของเขา อนาคตของเขา ประโยคเดียวกันว่า ช่วงนี้เป็นยังไงบ้าง ในประชุมงานคือถามโปรเจกต์ ในการคุย 1:1 คือถามคน การสับสนประธานคือต้นตอของการคุย 1:1 ที่กลายเป็นพิธีกรรม ก่อนประชุมถามตัวเองสักประโยคว่า 30 นาทีนี้ ผมอยากรู้ว่างานเสร็จหรือยัง หรืออยากรู้ว่าคนคนนี้โอเคหรือเปล่า

คำถามที่ดีมี 3 ชั้น: สภาพ ปัญหา การเติบโต

รายการที่ไม่เป็นพิธีกรรมมักครอบคลุม 3 ชั้น ชั้นที่ 1 ถามสภาพ เรื่องที่ภูมิใจที่สุดและท้อที่สุดในสัปดาห์นี้อย่างละ 1 เรื่อง ชั้นที่ 2 ถามปัญหา มีเรื่องไหนที่ติดขัดและต้องการให้ผมช่วยยกก้อนหินออกไหม ชั้นที่ 3 ถามการเติบโตและอนาคต คุณอยากทำงานส่วนไหนมากขึ้นและส่วนไหนน้อยลง ทั้ง 3 ชั้นไม่ใช่คำถามใช่หรือไม่ บังคับให้พนักงานต้องตอบด้วยคำพูดของตัวเอง คุณถึงจะได้ยินข้อมูลจริงที่อยู่นอกรายงานความคืบหน้า ทีมอีคอมเมิร์ซยิ่งสำคัญ ความเหนื่อยล้าของคนดูแลโซเชียล แรงงานทางอารมณ์ของฝ่ายบริการลูกค้า ตารางชีวิตที่ปั่นป่วนของทีมไลฟ์ ทั้งหมดนี้ซ่อนอยู่ใต้เรื่องงาน ถ้าไม่ถามเชิงรุกก็จะไม่มีวันโผล่ขึ้นมา

ให้ ChatGPT เป็นนักออกแบบคำถามของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องคิดคำถามเหล่านี้เอง โยนบทบาทของพนักงาน ประเด็นที่คุณอยากคุยครั้งนี้ และสถานการณ์ของทีมให้ ChatGPT มันก็จัดรายการคำถามแบบแบ่งชั้นให้ได้ พร้อมเตือนว่าคำถามไหนปิดเกินไปควรเปลี่ยนเป็นปลายเปิด ChatGPT เวอร์ชันฟรี GPT-3.5 ของเดือนกรกฎาคม 2023 ก็ทำเรื่องนี้ได้เพียงพอ เป็นการสนทนาข้อความล้วน ไม่ต้องอัปโหลดไฟล์ใด ๆ และไม่เกี่ยวกับข้อมูลลับ ปลอดภัยมาก คุณยังขอให้มันปรับน้ำเสียงคำถามให้ไม่เหมือนการสอบสวน แต่เหมือนเพื่อนร่วมงานคุยกันได้อีกด้วย

สิ่งที่สำคัญกว่าการถาม คือหลังจากถามแล้ว

รายการคำถามเป็นเพียงบัตรผ่านประตู สิ่งที่ตัดสินว่าการคุย 1:1 สำเร็จหรือไม่คือหลังจากถามแล้วคุณรับลูกหรือเปล่า ถ้าพนักงานบอกว่าตารางไลฟ์ทำให้ผมเกือบไม่ไหวแล้ว แล้วคุณตอบแค่ว่ารับทราบ ครั้งหน้าเขาก็จะไม่พูดความจริงอีก ต่อให้ตอนนั้นแก้ไม่ได้ ก็ต้องจดไว้ทันทีและนัดรายงานครั้งหน้า ความไว้วางใจในการคุย 1:1 สร้างจากการที่คุณเก็บสิ่งที่เขาพูดไว้ในใจทีละครั้ง ๆ

🔧 ลงมือทำกับ AI: สร้างรายการคำถามคุย 1:1 ของคุณ

คัดลอกพรอมต์ด้านล่างไปวางใน ChatGPT (เวอร์ชันฟรี GPT-3.5 ก็ได้ เป็นการสนทนาข้อความล้วน ไม่ต้องอัปโหลดไฟล์) แล้วแทนที่ข้อความในวงเล็บเหลี่ยมตามสถานการณ์จริงของคุณ 3 นาทีก็ได้รายการคำถามแบบแบ่งชั้น

คุณคือโค้ชสำหรับหัวหน้าที่เชี่ยวชาญการดูแลคน ผมจะคุย 1:1 กับลูกน้องคนหนึ่ง ช่วยออกแบบรายการคำถามให้หน่อย

บทบาทพนักงาน: [เช่น คนดูแลโซเชียลอีคอมเมิร์ซ／หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า]
สถานการณ์ทีมช่วงนี้: [เช่น เพิ่งจบแคมเปญใหญ่ ทุกคนเหนื่อย คำร้องเรียนเพิ่มขึ้น]
สิ่งที่ผมอยากบรรลุครั้งนี้: [เช่น เข้าใจสภาพจริงของเขา หาจุดที่เขาติดขัด ไม่ใช่ไล่จี้งาน]

ช่วยผมสามเรื่อง:
1. ตาม 3 ชั้น สภาพ ปัญหา การเติบโตและอนาคต ออกแบบคำถามปลายเปิดชั้นละ 2 ถึง 3 ข้อ หลีกเลี่ยงคำถามใช่หรือไม่
2. ช่วยตรวจว่าคำถามไหนฟังดูเหมือนการสอบสวน แล้วเขียนใหม่ให้เป็นน้ำเสียงเพื่อนร่วมงานคุยกัน
3. ให้ประโยคเปิดที่อบอุ่น 1 ประโยค และประโยคปิดที่ทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าได้รับความสำคัญ 1 ประโยค

ก้าวที่ลงมือได้ในสัปดาห์นี้

เลือกพนักงานที่คุณรู้สึกว่าช่วงนี้แปลก ๆ เหมือนมีอะไรไม่ค่อยเข้าที่ ใช้พรอมต์ด้านบนสร้างรายการคำถาม แล้วนัดคุย 1:1 30 นาทีในสัปดาห์นี้ กำหนดกฎให้ตัวเอง ตลอดการคุยห้ามถามตัวเลขความคืบหน้าใด ๆ ถามแต่เรื่องคน หลังจากถามแล้ว เอา 1 ใน ปัญหาที่เขาพูดถึงมาเขียนลงในสิ่งที่ต้องทำของคุณ แล้วครั้งหน้ารายงานความคืบหน้าเชิงรุก การเก็บไว้ในใจครั้งนี้ จะมีค่ากว่าการประชุมติดตามงานทุกครั้งที่คุณจัดในเดือนนี้