สต็อกปลอดภัยกับจุดสั่งซื้อซ้ำ: คณิตศาสตร์ของสินค้าคงคลัง

หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อของโรงงานแห่งหนึ่งในไทยต้องต่อสู้กับสงครามที่มองไม่เห็นทุกเดือน ในคลังมีวัสดุบรรจุภัณฑ์บางชนิดกองสูงจนแทบไม่มีที่วาง เงินทุนไปจมอยู่บนชั้นวางไม่ได้หมุนเวียน แต่ในขณะเดียวกัน ชิ้นส่วนสำคัญบางตัวกลับขาดสต็อกอยู่บ่อยครั้ง สายการผลิตต้องหยุดรอวัตถุดิบ เมื่อเจ้าของโรงงานถามว่าต้องสำรองสต็อกไว้เท่าไรถึงจะพอ เธอตอบไม่ได้ว่ามีตัวเลขอะไรรองรับ ได้แต่กะเอาว่า “เผื่อไว้เยอะ ๆ ให้อุ่นใจ” ผลลัพธ์คือ เผื่อผิดที่ ที่ควรมีเยอะกลับไม่พอ ที่ไม่ควรมีเยอะกลับกองเต็มคลัง

ทำไม

ความล้มเหลวที่พบบ่อยที่สุดในการบริหารสต็อก ไม่ใช่การไม่บริหารสต็อกเลย แต่คือการบริหารสต็อกด้วยความรู้สึกล้วน ๆ ที่จริงแล้วสต็อกปลอดภัยและจุดสั่งซื้อซ้ำสามารถคำนวณออกมาได้ เพียงจับสามตัวแปรให้แม่น คือ ระยะเวลานำ(จำนวนวันตั้งแต่สั่งซื้อจนของเข้าคลัง), อัตราใช้ต่อวัน(ใช้เฉลี่ยวันละเท่าไร) และความผันผวน(ระยะเวลานำจะยืดออกหรือไม่ อัตราใช้จะพุ่งขึ้นกะทันหันหรือไม่) ยิ่งตัวแปรไหนแกว่งมาก ก็ยิ่งต้องมีสต็อกปลอดภัยมากขึ้นเพื่อรองรับความเสี่ยง กลับกัน ถ้าซัพพลายเออร์มั่นคงและความต้องการนิ่ง ก็สามารถลดสต็อกลงได้ ประหยัดเงินทุนไปได้อีก นี่ไม่ใช่เรื่องเดา แต่เป็นโจทย์คณิตศาสตร์ที่คำนวณด้วยเอกเซลได้

วิธีทำ

1. สูตรพื้นฐานของจุดสั่งซื้อซ้ำ

จุดสั่งซื้อซ้ำ(เมื่อไรควรสั่งของใหม่)มีสูตรพื้นฐานคือ:

จุดสั่งซื้อซ้ำ = (จำนวนวันระยะเวลานำ × อัตราใช้เฉลี่ยต่อวัน) + สต็อกปลอดภัย

ความหมายคือ เมื่อสต็อกลดลงมาถึงตัวเลขนี้ ต้องสั่งซื้อทันที เพราะตั้งแต่สั่งจนของมาถึง ต้องอาศัยสต็อกที่มีอยู่ประคองผ่านช่วงว่างของระยะเวลานำไปให้ได้

2. จะกะสต็อกปลอดภัยอย่างไร — แบบง่าย

ผู้บริหารที่ไม่คุ้นเคยกับสถิติ แนะนำให้เริ่มจากสูตรง่าย ๆ ที่ใช้กันในทางปฏิบัติ:

สต็อกปลอดภัย ≈ (ระยะเวลานำสูงสุด × อัตราใช้สูงสุด) − (ระยะเวลานำเฉลี่ย × อัตราใช้เฉลี่ย)

ตรรกะของสูตรนี้คือ ดูว่ากรณีเลวร้ายที่สุดจะใช้มากกว่าปกติเท่าไร แล้วเก็บส่วนต่างนั้นไว้เป็นสต็อกกันชน วิธีนี้ไม่ต้องใช้โปรแกรมสถิติ แค่เอาข้อมูลย้อนหลังหกเดือนถึงหนึ่งปีมาหาค่าสูงสุดกับค่าเฉลี่ยในเอกเซลก็คำนวณได้แล้ว