会议纪要总是隔夜才到？用ChatGPT自定义指令一次生成中泰双语版

开完会已经是晚上七点，中文会议纪要总算打完，主管盯着屏幕叹了口气——这份纪要要给泰籍干部看，还得再花半小时翻成泰文。翻译这件事看似小，却常常被排到当天最后一件事，结果不是拖到第二天早上才发出去，就是随便翻一翻交差。等到泰籍干部第二天上班才看到，任务分工和期限早就错过了黄金执行时间，执行走样的锅，往往就是这样悄悄埋下的。

更麻烦的是，每次要ChatGPT帮忙翻译或整理格式，都得重新打一次指令：请帮我把这份逐字稿整理成任务、负责人、期限的表格，然后翻成泰文。指令打久了会嫌麻烦，于是有时候干脆省略，纪要质量就跟着不稳定。

问题不在翻译能力，而在每次都要重讲一次规则

ChatGPT本身的语言能力没有问题，真正卡住流程的是重复性。每一次粘贴逐字稿，都要重新描述一次想要的格式，等于每次都在教一次新来的助理怎么做事。时间久了，主管干脆用最省力的方式应付——复制粘贴、自己土法翻译，效率反而更差。

自定义指令：把规则设置一次，之后永久生效

2023年7月，OpenAI为ChatGPT Plus用户开放了自定义指令（Custom Instructions）功能。这个功能让使用者事先填写两个栏位：一是希望ChatGPT了解你的哪些背景，二是希望ChatGPT用什么方式回复。设置完成后，之后开的每一个新对话，ChatGPT都会自动套用这些规则，不用再逐次交代。对每天要处理跨国会议纪要的主管来说，这正好解决了同一件事讲一百遍的痛点。

设置步骤：两个栏位，四条规则

第一个栏位（背景说明）可以写上：我是在泰国厂区工作的台籍主管，团队成员以泰籍干部为主，我需要把中文会议记录转换成双语版本方便他们阅读。第二个栏位（回复风格）则写入固定的输出规则，例如：输出格式一律是任务／负责人／期限的条列式整理；每一项任务下方要同时附上对应的泰文译文；语气正式、用词精简；如果逐字稿里没有明确负责人或期限，要标注待确认而不是自己猜。这四条规则一旦存档，往后每次新对话都会自动生效，不需要每次重新打字。

粘贴逐字稿，双语纪要直接跑出来

设置完成之后，流程变得很简单：开会全程录音转成逐字稿（或手写重点），开一个新对话直接粘贴过去，ChatGPT就会依照存好的规则，自动输出中文任务表加上泰文译文，不必再重新描述格式要求。原本要留到晚上七点以后才能做完的翻译工作，现在会议一结束、逐字稿一粘贴就能同步产出，泰籍干部下班前就能收到双语版任务清单，隔夜落差的问题自然消失。

🔧 AI 动手做：设置跨国会议纪要自定义指令

打开ChatGPT右上角个人菜单，找到自定义指令（Custom Instructions），在第二个栏位粘贴以下内容存档，之后每次粘贴会议逐字稿都会自动套用。

请依照以下规则整理我提供的会议逐字稿：
1. 输出格式固定为条列式，每一项包含：任务内容／负责人／期限。
2. 每一项任务下方，紧接着附上对应的泰文译文。
3. 语气正式、用词精简，避免口语赘字。
4. 若逐字稿中没有明确标示负责人或期限，请标注“待确认”，不要自行推测。
5. 整理完成后，在最下方加一段三到五句的会议重点摘要，同样附上泰文译文。

本周就能做的一步：找出下一场会议的录音或逐字稿，先把上面这段规则存进自定义指令，再粘贴一次过去开会的逐字稿测试输出格式，确认符合需求后，下一场真实会议就能直接沿用，不必再重新下指令。