工作规则改版越改越乱？ChatGPT for Word 侧边栏三段式改版法

春武里府一家约六十人的台资五金冲压厂，人事主管小敏被厂长交代把用了八年的《员工工作规则》改版。这份工作规则按泰国劳动保护法规定必须制定公告，但小敏手上这份是前后三任人事主管各自补上去的，标题层级毫无章法，加班费的计算方式在第三章写一次、第七章又写一次，两处数字还对不上。她试过整段复制到 ChatGPT 改写再贴回 Word，结果格式全乱、目录要重做，反而更慢。

为什么这件事一直处理不好

• 多人接手，没人做总览：每任负责人只顾补自己需要的条款，没人通读全文，矛盾和重复越积越多。
• 复制粘贴让格式失控：文字丢进对话框再贴回文档，标题层级、项目符号、字体全跑偏，改一次乱一次。
• 把改写和核对混为一谈：一边要 AI 改写措辞、一边要它核对法规数字，两件事都不够细，法规准确性不能只靠 AI 判断。

一份好用的工作规则，该具备的几个要件

• 同一条规定只出现在一个地方，不同章节之间不互相矛盾。
• 标题层级清晰（章、节、款分明），员工翻目录就能找到条文。
• 每次修订都留有版本记录，方便日后追溯是哪一版、谁改的、为什么改。
• 正式公告前一定要有人工复核，尤其是薪资、加班费、辞退等涉及法规和金额的条文。

🔧 AI 动手做：用 ChatGPT for Word 侧边栏三段式改版

OpenAI 在 2026 年 9 月中旬把 ChatGPT 做成了 Word 自带的侧边栏工具（从 Microsoft Marketplace 安装插件、登录 ChatGPT 账号即可使用）。关键区别：以前只能把段落复制到对话框、改完再贴回去，格式一定会乱；现在 ChatGPT 直接读取整份 Word 文档，改写结果也直接写回原来位置，格式都保留。免费版就能用，用量受各档位 token 上限限制。改版长文档建议分三阶段来做，不要一次性全丢给它：

【第一阶段：找矛盾与重复】
请先通读整份文档，列出：
1. 哪些规定在不同章节重复出现，且内容或数字不一致（标明各在第几章第几条）
2. 哪些条款前后逻辑矛盾，或措辞不统一（例如同一件事一会儿叫“加班”一会儿叫“延长工时”）
先不要修改文档，只需列出清单给我确认。

【第二阶段：改写选中段落】
我已选中 [第X章第X条，例如：加班费计算条款] 这一段。
请用更清楚、员工容易看懂的方式改写，但必须保留：
- 原有的规定内容与数字（不可自行更改金额、天数、倍率等任何法规数字）
- 条号与章节位置
只优化措辞与句子结构，改完直接写回原来的位置。

【第三阶段：统一格式】
请检查整份文档的标题层级（章、节、款），统一成一致结构，
并重新生成目录。过程中不要改动任何条文内容，只调整标题格式与目录。

特别提醒：法规数字（加班费倍率、辞退补偿天数、试用期天数等）AI 改写后一定要人工逐条核对，泰文正式公告版本更需母语人士复审措辞；文档里如果有员工个人信息或敏感内容，也不要整份丢进 AI 工具处理。

本周就能做的一步：先别急着改写，用第一阶段的提示词，让 ChatGPT 帮你把现有工作规则里重复和矛盾的地方找出来列成清单，光是这一步，通常就能发现连自己都没意识到的问题。