催收信写得像存证函?零售主管用ChatGPT自定义指令抓住礼貌与坚定的分寸

应收账款拖了六十天,电话打了、微信提醒也发了,对方就是已读不回。零售批发行业的主管火气一上来,亲自坐下来写催收信,结果一个字一个字打出「若未于三日内付清,将采取法律途径」——信发出去货款是收到了,但这个合作五年的渠道商也从此不再进货。太软的催收信像没发一样被忽略,太凶的催收信又赔上关系,分寸拿捏其实是门专业,而不是靠当下情绪决定。

催收信的两难:太客气没人理,太凶丢客户

批发与零售最怕的不是客户一次拖款,而是「催收方式」本身伤了长期合作。太委婉的信,客户会觉得不急、继续往后排;太强硬的信,又容易让对方觉得不被尊重,转单给竞争对手。在泰国经营批发零售,很多长期客户关系本来就建立在「月结」或「赊账」的默契上,加上当地职场普遍有「เกรงใจ」(顾全对方面子、不好意思逼人)的文化,基层业务常常不敢主动催客户,压力就往上堆到主管身上,催收信的语气拿捏也就更加关键——这封信不只是主管一个人的情绪出口,更代表整个团队要如何在「保住客户面子」与「收回泰铢货款」之间找到平衡。多数主管其实心里有一把尺,只是每次动笔都要重新拿捏,写十封信十种调性,团队里不同人写出来的信更是天差地别。

用「自定义指令」把语气写进ChatGPT的默认值

2023年7月上线的 Custom Instructions(自定义指令),可以在 ChatGPT 的设置里填入两个栏位:一是「你希望 ChatGPT 知道关于你的事」,二是「你希望 ChatGPT 如何回应」。零售主管可以把公司的催收原则直接写进第二栏,例如「用词礼貌、保留合作关系的可能性,但立场要清楚坚定,不用道歉的语气,也不用威胁的语气」。设定一次之后,之后每次要 ChatGPT 帮忙草拟催收信,都会自动套用这个语气基准,不用每次重新解释一遍。

三段式草稿:提醒、坚定、留门

实际请 ChatGPT 生成的催收信,可以要求分成三段:第一段客气提醒账款状态与金额(建议以泰铢THB为单位并附上原始出货日期,方便对方核对);第二段清楚说明希望的付款期限与后续处理方式;第三段留一个台阶,例如提出可以电话讨论分期或延期的可能性。在泰国跨文化的合作关系里,这通电话最好由熟悉当地人情往来、平常就跟客户维持交情的业务出面联系,而不是让催收信上直接署名的主管亲自打去,更容易在不撕破脸的前提下把款收回来。这样的结构让「坚定」有依据、有期限,「礼貌」也不是空话,而是实际留了沟通空间。主管只要把客户名称、拖欠天数、金额喂给 ChatGPT,几分钟就能拿到一份可以直接微调发出的草稿,而不必每次从零开始想措辞。

🔧 AI 动手做:设定你的催收信语气基准

打开 ChatGPT 网页版,点选画面左下角的账号名称,在弹出的菜单中找到「Custom Instructions」,把下方的提示词填进第二栏位(如何回应),之后每次要求生成催收信,直接描述客户状况即可,不用重复交代语气要求。

当我请你帮忙写催收邮件或提醒付款的信息时,请一律遵守以下语气原则:
1. 用词礼貌,不使用道歉或卑微的语气,也不使用威胁或恐吓性字眼。
2. 立场清楚坚定,明确写出应付金额(以泰铢THB表示)与希望的付款期限。
3. 结构分三段:第一段提醒账款状态,第二段说明期限与后续处理方式,第三段保留讨论空间(例如可电话沟通分期或延期)。
4. 篇幅控制在150字以内,适合邮件或微信使用。
请在我提供客户名称、拖欠天数、金额后,直接依此格式生成草稿。

本周就能做的一步:今天就把这段提示词贴进 Custom Instructions,挑一个目前正在拖款的客户试着生成一封草稿,读一遍语气是否符合你要的分寸,再交给熟悉这位客户的业务过目调整,一起当作团队范本使用。