新年复工不缺人：用ChatGPT自定义指令做工厂到岗清单

元旦假期结束的第一个早上，产线主管最怕看到的不是机台故障，而是点名板上一排空格。外来务工人员探亲延误、本地作业员临时请假、还有几个人干脆不告而别——每年新年后的第一周，几乎所有工厂的人事和班组长都在重复同一件事：一个部门一个部门打电话确认到岗，再手动汇总成一张表交给厂长。表格年年重打，格式年年不同，真正该花时间处理的“谁要顶替、谁要走离职流程”反而被琐事拖住。

其实这种“格式固定、内容每次换”的重复性文书工作，正是ChatGPT的自定义指令(Custom Instructions)功能最适合处理的场景。这项功能在2023年7月上线后，让用户可以预先告诉ChatGPT“你希望它怎么回答”，之后每次对话都会自动套用，不用每次重新描述需求。

复工清单的痛点：年年重打、格式不一

多数工厂的到岗清册还停留在Excel手动填写阶段，栏位设计往往因人而异——有人习惯列部门和班次，有人习惯列缺勤原因和顶替人选。等到需要跨部门汇总时，格式对不上，厂长看报表得先花十分钟猜每一栏代表什么。这种问题不需要新系统，只需要把“固定格式”这件事交给AI记住。

自定义指令：把格式需求说一次，之后都套用

在ChatGPT的设置里，自定义指令分成两个问题：“你希望ChatGPT了解你哪些背景”与“你希望它如何回应”。主管可以在第一格写明工厂有哪些部门、班次与人力编制，在第二格要求它一律用固定的表格格式输出——部门、班次、应到人数、实际到岗、缺勤原因、建议处理方式。设置一次之后，之后每次新年、春节或泼水节假期前后，只要丢入现场回报的文字，就能直接拿到格式一致的草稿，不必再重新下指令描述表格长相。

草稿只是起点，现场核实才是关键

必须说清楚的是，ChatGPT产出的到岗清单是“汇总草稿”，不是“现场实况”。它没有连接打卡系统，也不知道谁的航班真的延误、谁是借故不回。缺工的顶替人选要不要临时调班、哪些长期缺勤者需要进入离职流程，这些牵涉劳动法规与现场人情的判断，仍然得由主管和人事亲自核实、亲自决定。AI能做的是把“重复打表格”的时间省下来，让主管把精力留给真正需要判断的事。

从一个部门开始试，别急着全厂推广

建议先挑一个人力波动最大的产线试用一周，让班组长习惯把回报内容直接贴给ChatGPT，看输出格式是否符合厂内需求，再逐步扩大到其他部门。格式跑顺了，明年新年复工季，这件事就不必再从零开始。

🔧 AI 动手做：设置复工到岗清单的自定义指令

打开ChatGPT右上角的设置，找到“自定义指令”(Custom Instructions)，依下方模板分别填入两个栏位，之后每次贴上现场回报文字，就能直接得到固定格式的草稿。

【背景栏位，填在“你希望ChatGPT了解你哪些背景”】
我是一间制造业工厂的人事/产线主管，工厂部门包括：生产一部、生产二部、品管部、包装部，各部门分早班、中班、晚班三班制，部分产线员工为外来务工人员。

【回应方式栏位，填在“你希望它如何回应”】
每次我提供各部门的到岗回报文字时，请一律用以下表格格式整理，不要加入其他说明文字：
| 部门 | 班次 | 应到人数 | 实际到岗 | 缺勤人数 | 缺勤原因 | 建议处理方式 |
表格最后加一行“缺工缺口最大部门”摘要，提醒我优先处理。

【设置完成后，实际贴上使用的消息范例】
以下是今天各部门回报，请帮我整理成到岗清单：
生产一部早班应到20人，到18人，2人请假，其中1人务工人员航班延误；
包装部中班应到12人，到9人，3人未到，原因不明。

本周就能做的一步：今天下班前，先在ChatGPT设置好自定义指令，明天早上第一份现场回报贴进去试跑一次，看格式是否符合厂内需求，跑顺了再扩大到其他部门。