报价提案每周改不完？把它委派给 ChatGPT dots，先写好授权清单

曼谷一家做工业零件贸易的公司，业务经理手上同时有十二份进行中的报价提案。每周客户改数量、泰铢对美元汇率在波动、供应商又发来新报价。周五下午他发现，有一份提案还写着两周前的旧单价，客户已经按那个数字内部审批了。

为什么这件事一直处理不好

问题不在不努力，而是这类工作“每周重复、又会一直变动”，人很难每次都改齐。常见的误区有：

• 只改最近在谈的那一份，其他进行中的提案没人回头检查。
• 依赖记忆或散落的聊天消息，不知道哪个版本才是最新。
• 一次性让 AI 帮忙改，改完就结束，下周数据变了又得重来。

一个好做法的几个要件

要让持续性工作不出错，先不谈工具，至少要有这几件事：

1. 明确的目标与数据来源：以哪份报价单、哪个汇率、哪份客户需求为准。
2. 授权边界：哪些动作可以自己做、哪些一定要主管点头、哪些绝对不能碰。
3. 固定的检查点：每周固定时间看一次成果与变动清单，而不是等出事才查。

🔧 AI 动手做：dots 委派指令与授权清单

OpenAI 在 2026 年 9 月 29 日的 DevDay 发布 dots 常驻代理，由 GPT-6 Astra 驱动。按官方说明，每个 dot 有自己的云端电脑与浏览器，可通过 ChatGPT 插件连接应用；你给它一个持续性目标后，即使你不在，它也会在对话之间持续推进，例如需求变动时更新提案。它内置规则决定何时自主执行、何时请求批准，你也可以用 Custom Rules 把动作设为允许、需批准或封锁，但无法移除强制确认与安全要求；发邮件、改文件前还有独立的 Auto-review 比对指示与规则，拦下时会告知原因。适用范围以官方为准：ChatGPT Pro（欧洲经济区、瑞士、英国除外）、Business Premium、Enterprise（beta），泰国用户可用。下面是可粘贴的委派指令：

你是我的报价提案维护助理。持续性目标：让 [文件夹或云盘名称] 内所有“进行中”的报价提案，始终与最新的客户需求、[泰铢／美元] 汇率和供应商报价保持一致。

数据来源（以此为准）：
1. 客户需求：[邮箱标签或共享表格名称]
2. 供应商报价：[文件名称]
3. 汇率：[银行或官方来源网址]

授权清单：
【可自动做】更新草稿内的数量、单价换算、交期字段；把变动记录到“变动记录”表。
【必须我批准】任何对外发出的邮件或文件；毛利率低于 [15]% 的提案；单价变动超过 [5]% 的品项。
【绝对禁止】修改价格底线表；删除任何旧版本；变更客户付款条件。

每周 [周五 16:00] 前给我一份摘要：改了哪些提案、哪些等我批准、哪些数据缺失。遇到规则没写到的情况，一律停下来问我，不要自行判断。

本周就能做的一步：先不启用，只把上面的授权清单三栏填完、发给团队看过，并在日历里订好每周检查时间。