客户寄来80道ESG问卷，三周内要交？先让AI把问卷拆成三类再动笔

春武里府一家做塑料零件加工的工厂，一百二十名员工，主要客户是欧洲的汽车零件商。某天业务邮箱收到客户寄来的「供应商ESG／可持续问卷」，八十多道题、全英文，内容从碳排放数据、能源用量、废弃物处理，到童工与强迫劳动政策、外籍劳工招募费用、职业安全事故率、供应商行为准则签署都有，附注三周内没回复，明年的采购配额可能被砍。厂长把邮件转给人事，人事看不懂碳排放那几题又转给会计，会计说电费单是有，但不知道怎么换算成碳排放量；外籍劳工招募费用、童工政策这类题目更没人敢下笔。最后是厂长自己熬夜填完，很多题写「N/A」，或者凭印象写「有政策」，却拿不出任何一份文件当佐证。客户回信要求补件并附上证据，这时候才发现，厂里其实很多事情真的有在做——每月电费水费单、劳务中介合同、安全培训签到表、废弃物清运合同——只是分散在四个部门的抽屉和邮箱里，从来没有人把它们整理成「能回答问卷」的形式。

为什么这件事一直处理不好

• 问卷一来就整份丢给一个人单独扛，没有先拆给各部门真正掌握数据的人，厂长只好自己补所有他答不出来的题目。
• 没有先分类「哪些我们有数据、哪些有做但没文件、哪些真的没做」就直接动笔，结果每一题都靠猜，回答质量完全看填表人当天的心情和记性。
• 把「印象中应该有」跟「拿得出证据」混为一谈。碳排放系数、外籍劳工招募费用这类题目一旦写「有」却没有数字佐证，等客户审核时反而变成被抓到造假，比诚实写「未追踪」更严重。

一份能通过审核的问卷回复，需要哪几个要件

真正能通过客户审核的回复，通常具备三个条件。第一，每一题都能指出「这个答案是根据哪一份文件」，答案背后永远挂着一个文件名或合同编号，而不是一句空话。第二，没有证据支持的项目，诚实填「规划中」或「部分符合」，而不是硬写「符合」；客户要的是可信度，不是满分答卷。第三，建立一份会反复用到的佐证资料夹——电费水费单、劳务中介合同、安全培训签到表、废弃物清运合同按月归档——因为这类问卷几乎每年都会再收到一次，换一家客户还得重填一轮。

🔧 AI 动手做：把问卷拆成「有数据／有做没文件／真的没做」三类

收到问卷的第一步，不是逐题翻译回答，而是先用AI把整份问卷做一次分类，列出每一题对应厂内哪个部门、需要哪一份文件，并且明确标出「AI不可以帮你猜的部分」——尤其是碳排放的计算，必须由人核对排放系数来源，不能让AI代填任何具体数字。

你是我工厂的ESG问卷整理助理。以下是客户寄来的供应商可持续问卷内容（我会贴上原文或逐题列出）：

[贴上问卷全文或逐题列出]

公司背景：[工厂人数、行业、主要生产项目]。

请帮我把每一题分成三类：
1.「有数据可答」：我们公司目前有文件或记录可以直接引用，请说明可能是哪个部门、哪份文件（例如电费单、合同、签到表）。
2.「有做但没文件」：我们实际上有在执行，但目前没有留存记录或表单，请列出建议补做的最简单文件形式。
3.「真的没做」：目前完全没有相关做法，请列出这是否为问卷中的重大扣分项。

请用表格输出：题号｜分类｜建议负责部门｜需要的文件｜备注。

把关原则（请务必遵守）：
- 不要帮我猜或代填任何具体数字（例如碳排放量、事故率、招募费用金额），只能标示「需要人工提供数据」。
- 涉及碳排放换算的题目，请提醒我需要标明采用的排放系数来源（例如泰国TGO系数），并由我自己核对，你不可以自己套用系数算出结果。
- 没有文件佐证的题目，不可以建议我写「符合」或「有」，只能建议写「规划中」或「需补充说明」。

把AI输出的分类表打印出来，直接发给对应部门，各部门只需要在自己负责的栏位补上文件或说「真的没有」，厂长不用再一个人扛完八十题。

本周就能做的一步：把这次收到的问卷（或任何一份类似的客户审核文件）贴进AI对话框跑一次分类，开一个共用资料夹，把电费水费单、劳务中介合同、安全培训签到表先归档进去，下次问卷再来就不用从零开始。