外籍员工证件到期别等劳动稽查才发现：一张红黄绿灯检核表

曼谷一家连锁泰式餐厅开到第七家分店，四十多名缅甸与柬埔寨籍员工分散在各店轮班。工作证正本锁在总部纸质档案夹，护照复印件存在离职店长的手机相册里，签证与90天报到日期靠一份三个月没更新的Excel撑着。某天两家分店同时被劳动稽查突击检查，稽查员翻出的工作证登记地点还停在半年前调店之前的旧分店，另一人签证下周就要到期却没人发现。当场被开罚单，人事主管才第一次意识到，自己手上根本没有一份「谁、什么证件、何时到期」的完整清单。

为什么证件管理总是一团乱

• 数据来源太分散：正本在总部、复印件在店长手机，到期日只有会计知道，没人手上有完整清单。
• 只在快到期才想起来：没有提前提醒机制，往往逾期或即将到期才被动处理，来不及跑完流程。
• 调店异动没同步更新：员工调店后，工作证登记地点没跟着改，稽查一比对地址就出问题。

一份好用的检核表要具备哪几个要素

1. 每人一行、每种证件一栏：工作证、护照、签证、90天报到日各自独立记录，不混在同一字段。
2. 红黄绿灯状态：绿色代表还早、黄色代表该准备了、红色代表逾期或本周到期。
3. 提前提醒天数与责任人：写清楚「谁」该在「哪天前」提交，不能只写到期日了事。
4. 异动同步字段：调店、调岗、离职都要有字段记录，避免登记资料与现况脱节。

🔧 AI 动手做：外籍员工证件到期与异动检核表

把散落的纸质记录、Excel、店长相册资料一次交给AI整理成一张清单。AI只负责整理与提醒，不负责判断法规期限或提交方式是否正确——数字全以你提供的证件复印件为准，AI不可自行猜测或补上缺失的信息。

你是我公司的人事行政助理，请帮我把以下外籍员工的证件资料整理成一张「证件到期与异动检核表」。

公司背景：[公司类型与分店数量，例如：连锁泰式餐厅，7家分店]
员工人数与国籍：[例如：43名员工，缅甸籍28人、柬埔寨籍15人]

我会贴上每位员工的资料（可能不完整或字迹不清），字段包含：
姓名、国籍、目前所属分店、工作证号码与到期日、护照到期日、签证类型与到期日、上次90天报到日期、下次应报到日期

[在此贴上你手上的证件清单或纸质记录内容]

请按照以下规则产出一张表格：
1. 每人一行，字段依序为：姓名、所属分店、工作证到期日、护照到期日、签证到期日、下次90天报到日、状态灯号、下一步该办的手续、建议提交截止日（提前[天数]天）、责任人
2. 状态灯号规则：距今超过60天为绿灯、30-60天为黄灯、30天以内或已逾期为红灯
3. 任何字段缺失、资料不全或字迹无法辨识，一律标记为「待补齐」，不可自行推测或填入你认为合理的日期
4. 最后另外列出一张「本周需优先处理」清单，只列红灯与即将转黄灯的项目

请提醒我：这张表仅供内部追踪提醒使用，实际法规期限、签证与工作证的办理方式，仍须以泰国劳动部与移民局最新公告，或委托的法律顾问意见为准。

本周就能做的一步：先挑五到六名最快到期或近期调店的员工，把证件复印件或Excel记录贴给AI跑出第一版检核表，交人事或店长核对是否有缺漏，确认格式好用之后再全公司铺开。