会议室门口那五分钟，决定了这场会有没有用

曼谷一家贸易公司的采购经理，日程表上每天排满六场会议。她习惯在会议前五分钟才点开日程看一眼标题，走进会议室才发现，自己完全想不起来上次跟这家供应商谈到哪个条件、对方修正报价单放在哪封邮件里。会议开到一半只能边翻手机边找邮箱，其他人干等。原本三十分钟能谈完的会，硬是拖成一小时，结论还是「下次再确认」。

这种场景几乎每天在各种公司上演——「翻找上次记录」这件事，一直被当成理所当然要花的时间成本。

为什么会前准备一直做不好

• 把「打开日程」当成「准备好了」：看到标题和参会人，不代表记得上次谈到哪里。
• 资料散在邮箱、群里、各自笔记本：没人负责在会前把这些拢到一起。
• 误以为系统会自动整理好：不少人没发现这类免费的自动整理正在下线，要用才发现「以前有、现在没了」。

一份好用的会前准备，要具备哪几件事

• 上次结论是什么：白纸黑字写下上次谈定的事。
• 还有哪些事没结案：谁负责、卡在哪。
• 这次要做的决定是什么：进会议室前想清楚要解决的具体问题。
• 谁真的需要到场：能拍板的人不在场，开了也是白开。

🔧 AI 动手做：会议准备授权盘点表＋免授权版会前五分钟准备清单

微软从2026年8月中旬起逐步下线 Outlook 免费的「Meeting Insights」（会前自动带出相关邮件与文件），预计9月初全面停用，网页版、Windows、移动版、Mac 和 Teams 都会受影响。取而代之的「Prepare for this meeting」更智能，但需要付费 Copilot 授权。与其等功能真的关了才手忙脚乱，不如现在用 AI 理清：谁该优先拿到授权，没拿到的人又该怎么自己做好准备。

你是我的行政管理顾问。请帮我设计一份「会议准备授权盘点表」，决定公司里谁该优先拿到付费的会议准备 AI 授权。

公司背景：
- 部门与人数：[列出各部门及人数]
- 每人每周对外/跨部门会议场次：[估算或留空让我逐项填]

请帮我：
1. 设计排序表格，字段含：姓名/职位、每周会议场次、每场会前平均要翻多少份历史记录、开错会或漏带资料的后果严重度（低/中/高）、是否建议优先配授权。
2. 给我三个判断后果严重度的具体标准。
3. 用一段话帮我向老板说明「为什么要先排优先级而不是人人都买」。

你是我的会议准备助理，我等一下要开会，没有工具能自动整理，请帮我五分钟内做完准备。

以下是上次会议纪要/往来邮件或聊天记录：
[粘贴内容]

这次会议主题：[填入主题]

请整理成四部分：
1. 上次结论（条列）
2. 未结案事项（条列，标明原负责人）
3. 这次要做的决定（1–3件具体事）
4. 需要谁到场（是否该邀请不在名单上但关键的人）

本周就能做的一步：挑出这周唯一一场「上次没谈完、这次一定要有结论」的会议，用提示词模板二整理成四段笔记，会议一开始就念给大家听——你会发现光是这一步，就能省掉会议里至少十分钟互相「等一下我先查一下」的空白时间。