新项目开案总漏一步？用谷歌 Workspace Studio 自动跑完整套开案流程

曼谷一家承接办公室装修工程的公司，每次签下新项目，项目助理都要做同一套动作：把合同模板、放样清单、进度追踪表复制到新文件夹，在工地群里公告开工日期，再回邮件跟客户确认合同细节。上周刚签了一个新项目，助理当天正忙着跑另一个工地的验收，忙中忘了建文件夹，设计图文件传错了地方，现场放样延了两天才开工，客户还打电话来问“合同到底寄了没”。

为什么这件事一直处理不好

• 开案动作分散在不同人、不同工具（Drive、群、邮箱）里，没人整体盯着全部做完
• 完全靠人记忆去执行，一忙就一定会漏，而且每次漏的步骤还不一样
• 没有留下“这次到底做了哪些步骤”的记录，出问题了也查不出卡在哪一环

一套“开案清单”该有的几个要件

• 固定模板（合同、清单、表格）一次到位，不用临时现找现改
• 通知对象和消息内容固定下来，不因人而异、不因忙碌而简化
• 每个动作都留痕，出问题能回头查是谁、在哪一步漏掉

🔧 AI 动手做：谷歌 Workspace Studio 自动化开案流程

谷歌 Workspace Studio（Gemini 的无代码自动化工具）最近新增了四个“真的会动手做”的步骤：复制 Drive 文件／文件夹、移动 Drive 文件／文件夹、在已有的邮件串里直接回复、把消息发送到指定的 Chat 空间和讨论串（还支持条列清单格式）。以前 Studio 只能读取内容和做摘要，现在能真的执行动作。公司可以设一条流程：业务在表格里登记新签的项目后，流程自动把“新项目模板文件夹”复制到客户专属位置、按项目名重新命名、把开工通知发到工地 Chat 群，并在客户原本的询价邮件串里自动回复一条确认邮件。在正式设定这条流程前，先请公司的 Workspace 管理员确认这四个 Studio 步骤是否已按时间表开放使用，因为流程会跨 Drive／Gmail／Chat 三个服务动作，可能还需要管理员确认“跨组织数据共享”的设置，这两件事没确认好，流程设好也会卡在无法执行。

我们公司是[行业类型，例如：办公室装修工程公司]，每次签下新项目／新客户／新工地时，都要做以下固定动作：
1. 复制模板文件夹“[模板文件夹名称]”到客户专属文件夹，并按项目名重新命名为“[客户名称]_[项目编号]”
2. 把新文件夹路径和开工日期，发送到 Chat 群组“[工地/项目群组名称]”，消息用条列格式列出：项目名、负责人、预计开工日
3. 在客户原本询价／签约的邮件串中，自动回复一条确认邮件，内容包含：已收到合同、负责窗口姓名与联系方式、下一步时间安排
请帮我把以上三个动作写成谷歌 Workspace Studio 的自动化流程步骤说明（触发条件是什么、每一步用哪个 Studio 步骤、需要填入的变量字段各是什么），并提醒我哪些内容必须先固定成模板，不能让 AI 临时生成。

本周就能做的一步：先把公司“开新项目时该做的动作”写成一张清单（复制哪个模板、通知谁、回复什么内容），下周挑清单里最常被忘记的那一步，试着用它设置第一条 Workspace Studio 自动化流程。