先分工再分人：從工作盤點畫組織

曼谷 On Nut 巷口的手搖飲料店「Cha Yen 珍奶舖」，老闆 Nok 三年前一個人開店，身兼十職——清晨五點進貨、開店手搖、算帳發薪、回訊接單、打烊盤點。如今她開了四家分店、請了十二個人，光每天進貨成本就近一萬泰銖，她卻比一個人時更累。原因是她從沒好好想過「這家店到底要有哪些工作」，只是每請一個人就問「他看起來能幹嘛」：新人 A 會做飲料就叫她多顧一家店、新人 B 嘴甜就叫他兼管社群，結果 A 走了那家店就癱瘓、B 走了三家店的 IG 同時斷更。Nok 的組織不是「畫」出來的，是照著人「長」出來的，不是照著事長。

為什麼：組織要照「事」長，不是照「人」長

第 1 講談到組織圖之所以吵架，多半因為沒人先把責任講清楚。這一講再往前一步：講清楚責任之前，得先知道「這家公司到底有哪些事要做」。多數中小企業犯的錯叫「因人設事」——先看手上有誰、他會什麼，再把工作塞給他。三、五個人時無害甚至靈活，一過十個人就出事：職位變成綁在特定人身上的客製化包裹，那個人一離職，工作就跟著消失，沒人知道他原本在做什麼。

正確順序反過來：先盤點「事」，再設計「職能」，最後才擺「人」，這叫「因事設人」。組織理論學者明茲柏格（Henry Mintzberg）研究組織構型時指出，任何組織的骨架都是先有「必須被完成的工作」，再由分工與協調機制把它們組裝起來——人是填進骨架的血肉，不是骨架本身。你要設計的是「換誰來都轉得動」的結構，而不是只有 Nok 才會操作的私人手藝。

怎麼做：三步從工作盤點畫出組織

把「因人設事」翻轉成「因事設人」，可拆成三步，不需人資背景，一張白紙加一週觀察就能開始。

第一步：把一週要做的事全部倒出來

用一週時間，讓每個人（含老闆自己）把每天實際做的事逐條寫下、動詞開頭：進珍珠、煮糖水、手搖、收銀、對帳、排班、回 IG 私訊、接 LINE 外送單、盤點、叫貨、面試、發薪。先不分類、不想誰做，把「事」倒滿一整面牆。Nok 第一次做就倒出四十七項，其中十九項只有她自己知道怎麼做——這十九項就是全公司最脆弱的地方。

第二步：把相似的事歸成職能，遮住人名

把便利貼照「性質相似、需要同一種能力」歸堆：手搖、煮糖、盤點歸「門市營運」；收銀、對帳、發薪歸「財務」；私訊、經營 IG、拍新品歸「行銷」；面試、排班歸「人事」。鐵律是只看事的性質、遮住人名。你會發現「B 因為嘴甜所以管社群」其實跟他會不會搖飲料毫無關係——行銷是獨立職能，該由懂行銷的人做，不是誰嘴甜誰做。

第三步：先確認每堆都有人負責，才擺人

現在手上有四到六堆職能，這時才把人放進去，並問兩題：每堆是不是都有明確的主要負責人？有沒有人同時被塞進四堆、忙到爆掉？Nok 這樣一擺才發現，「財務」四家店全靠她一人，「門市營運」卻放了三個能力重疊的人。答案很清楚：把某個門市老手訓練成能接財務對帳，把自己抽出來。組織圖到這裡自然浮現——它是工作盤點的結果，不是老闆拍腦袋畫的方格。

🔧 AI 動手做：工作盤點分類器

把一牆工作丟給 AI，讓它幫你歸類成職能、並標出「只有一個人會、風險最高」的關鍵工作，三分鐘看清自家骨架。把下面的提示詞複製到你慣用的 AI 工具，換掉中括號的部分即可。

你是協助中小企業設計組織的顧問。我會給你我公司一週內實際發生的所有工作，請幫我做「因事設人」的工作盤點分析。

我的公司：[例：曼谷四家分店的手搖飲料連鎖店，共 12 人]
一週工作清單（動詞開頭，每行一項）：
[逐條貼上你和員工一週實際做的事，例如：進珍珠、煮糖水、手搖、收銀對帳、排班、回 IG 私訊、接外送單、盤點、叫貨、面試、發薪……]

請依序輸出：
1. 職能歸類：把工作依「性質相似、需要同一種能力」歸成 4–6 個職能大類（如門市營運、財務、行銷、人事），列出每類含哪些工作。
2. 風險標記：指出哪些工作目前很可能「只有一個人會做」，此人一離職公司就癱瘓，標為🔴高風險。
3. 缺口提醒：有沒有哪個職能大類其實沒有明確的主要負責人？
4. 給我 3 個具體建議：接下來該優先把哪一類工作標準化或培養替補人選。

用繁體中文回答，條列清楚，不要空泛的管理術語。

本週就能做的一步：今天下班前，拿一張紙寫下「只有我自己會做、別人接不了」的三件事。這三件就是你公司最該優先盤點、最該找人替補的工作——先讓它們不再只綁在你身上，組織才開始真正長出骨架。