那封難開口的催款信：用 ChatGPT 寫得堅定又不撕破臉

月底對帳，那筆出貨快兩個月的貨款還是沒進來。你打開信箱想催，游標停在「主旨」那一格半天打不出字——寫太硬，怕這個合作三年的客戶從此翻臉；寫太軟，對方又繼續拖，下個月你還是得自己墊料錢、墊運費。校長兼撞鐘的老闆最怕這種信：不是不會寫，是不知道怎麼在「拿回錢」和「不撕破臉」之間抓那條線。

其實催款信寫不好，八成不是文筆問題，而是情緒卡住了。你帶著「又被拖了」的火氣下筆，語氣就藏不住；為了壓火氣又改得太客氣，結果對方根本不覺得這是一封要付錢的信。這正是 ChatGPT 能幫上忙的地方：你把事實和底線交給它，它幫你把情緒磨成專業、得體的措辭。

先想清楚：這封信要「贏」什麼

催款的目的不是出氣，是收到錢、而且保住關係。下筆前先確認三件事：欠款的「金額與單號」、你能接受的「最後期限」、以及對方真的不付時你的「下一步」。這三件是底線，必須由你決定，AI 不該替你定；AI 只負責把它包裝成對方願意讀、讀完願意動的句子。

分層級：第一次催跟第三次催不一樣

同一個客戶，溫和提醒、正式催繳、最後通牒，語氣要分三段。第一封假設對方只是忘了，給台階；第二封點明已逾期、附上單據；第三封才明確講後果。一次就用最重的語氣，等於把後面的牌全打光，客戶反而沒有轉圜空間。

對製造業：把「料錢壓力」講成共同問題

做代工、做供應鏈的老闆，逾期帳款直接卡住下一批進料。與其抱怨，不如在信裡把它說成「為了確保您下一批訂單能準時排產，煩請協助結清這筆款項」——把催款轉成「保障對方供貨」的提醒，對方更難拒絕，也保住了長期生意。

🔧 AI 動手做：把怒氣變成三段式催款信

打開 ChatGPT，把你的事實貼進去，讓它一次產出三種語氣版本，你挑最合適的再改。

你是一位專業的企業催款信撰稿人。請依照以下資料，幫我寫三個版本的催款信，語氣由輕到重，都要堅定但不失禮、保住長期合作關係。

【我的公司】台灣的金屬零件代工廠
【客戶關係】合作三年的老客戶
【欠款資料】發票單號 INV-20221015，金額 NT$186,000，出貨日 2022-10-18，原約定付款日 2022-11-30，目前已逾期
【我的底線】希望兩週內收到款項；若未收到，下一批訂單需先收訂金

請輸出：
1. 版本A（溫和提醒，假設對方忘記）
2. 版本B（正式催繳，點明已逾期並附單號）
3. 版本C（最後通知，明確說明後果但語氣仍專業）
每個版本都要有主旨，長度約150字，用繁體中文。

拿到結果後，務必自己核對金額、單號、期限有沒有錯，再把它調成你平常說話的口氣寄出——AI 給的是草稿，不是直接送出的成品。

本週就能做的一步

挑出帳上逾期最久、但你最不敢開口的那一筆，把金額、單號、期限三項資料貼進 ChatGPT，用上面的模板生出三個版本。今天先別寄，先選一個版本、改成你的語氣，明天一早寄出。把「不敢催」變成「有稿可改」，這筆錢才有機會回來。