會議紀要總是隔夜才到？用ChatGPT自訂指令一次生成中泰雙語版

開完會已經是晚上七點，中文會議紀要總算打完，主管盯著螢幕嘆了口氣——這份紀要要給泰籍幹部看，還得再花半小時翻成泰文。翻譯這件事看似小，卻常常被排到當天最後一件事，結果不是拖到隔天早上才發出去，就是隨便翻一翻交差。等到泰籍幹部隔天上班才看到，任務分工跟期限早就錯過了黃金執行時間，執行走鐘的鍋，往往就是這樣悄悄種下的。

更麻煩的是，每次要ChatGPT幫忙翻譯或整理格式，都得重新打一次指令：「請幫我把這份逐字稿整理成任務、負責人、期限的表格，然後翻成泰文」。指令打久了會嫌麻煩，於是有時候乾脆省略，紀要品質就跟著不穩定。

問題不在翻譯能力，而在「每次都要重講一次規則」

ChatGPT本身的語言能力沒有問題，真正卡住流程的是「重複性」。每一次貼逐字稿，都要重新描述一次想要的格式，等於每次都在教一次新來的助理怎麼做事。時間久了，主管乾脆用最省力的方式應付——複製貼上、自己土法翻譯，效率反而更差。

自訂指令：把規則設定一次，之後永久生效

2023年7月，OpenAI為ChatGPT Plus用戶開放了「自訂指令」（Custom Instructions）功能。這個功能讓使用者事先填寫兩個欄位：一是「希望ChatGPT了解你的哪些背景」，二是「希望ChatGPT用什麼方式回覆」。設定完成後，之後開的每一個新對話，ChatGPT都會自動套用這些規則，不用再逐次交代。對每天要處理跨國會議紀要的主管來說，這正好解決了「同一件事講一百遍」的痛點。

設定步驟：兩個框，四條規則

第一個框（背景說明）可以寫上：「我是在泰國廠區工作的台籍主管，團隊成員以泰籍幹部為主，我需要把中文會議記錄轉換成雙語版本方便他們閱讀。」第二個框（回覆風格）則寫入固定的輸出規則，例如：輸出格式一律是「任務／負責人／期限」的條列式整理；每一項任務下方要同時附上對應的泰文譯文；語氣正式、用詞精簡；如果逐字稿裡沒有明確負責人或期限，要標註「待確認」而不是自己猜。這四條規則一旦存檔，往後每次新對話都會自動生效，不需要每次重新打字。

貼上逐字稿，雙語紀要直接跑出來

設定完成之後，流程變得很單純：開會全程錄音轉成逐字稿（或手寫重點），開一個新對話直接貼上去，ChatGPT就會依照存好的規則，自動輸出中文任務表加上泰文譯文，不必再重新描述格式要求。原本要留到晚上七點以後才能做完的翻譯工作，現在會議一結束、逐字稿一貼上就能同步產出，泰籍幹部下班前就能收到雙語版任務清單，隔夜落差的問題自然消失。

🔧 AI 動手做：設定跨國會議紀要自訂指令

打開ChatGPT右上角個人選單，找到「自訂指令」（Custom Instructions），在第二個欄位貼上以下內容存檔，之後每次貼會議逐字稿都會自動套用。

請依照以下規則整理我提供的會議逐字稿：
1. 輸出格式固定為條列式，每一項包含：任務內容／負責人／期限。
2. 每一項任務下方，緊接著附上對應的泰文譯文。
3. 語氣正式、用詞精簡，避免口語贅字。
4. 若逐字稿中沒有明確標示負責人或期限，請標註「待確認」，不要自行推測。
5. 整理完成後，在最下方加一段三到五句的會議重點摘要，同樣附上泰文譯文。

本週就能做的一步：找出下一場會議的錄音或逐字稿，先把上面這段規則存進自訂指令，再貼一次過去開會的逐字稿測試輸出格式，確認符合需求後，下一場真實會議就能直接沿用，不必再重新下指令。