一封發包郵件反覆修改？用ChatGPT自訂指令鎖定你的商務語氣

又要發一封給分包商的變更通知信了。你把工期延誤的原因、追加費用的說明丟給ChatGPT，請它幫忙寫一封信——結果第一版太像朋友聊天，第二版又公文腔到讓人看不懂重點，來回修改三四次，時間都花在「調語氣」而不是「把事情講清楚」。如果你每週都要處理這類發包、變更、催款的郵件，這種反覆修改其實是可以省下來的。

問題不在AI寫得差，是你每次都要重新交代

ChatGPT本身寫作能力沒有問題，問題是預設情況下它不知道「你」是誰、你的信件習慣是什麼。你可能是工地主任、發包窗口，也可能是專案經理，每次開新對話都要重新打一段「請用正式但不生硬的語氣，我是營建業的專案窗口」，講完AI才知道怎麼寫。天天發信、天天重複這段開場白，等於每天都在浪費同樣的力氣。

自訂指令：把「你的身分」和「你要的語氣」設定一次就好

今年7月ChatGPT推出的自訂指令(Custom Instructions)功能，就是為了解決這個重複交代的問題。設定路徑在ChatGPT右上角個人選單裡的「Custom instructions」，裡面有兩個文字框：第一個問「你希望ChatGPT了解你的哪些資訊」，第二個問「你希望ChatGPT用什麼方式回應」。把你的職務、產業、常寫的信件類型填進第一格，把你要的語氣規則（正式、精簡、避免情緒字眼）填進第二格，儲存之後，往後每次開新對話，這些設定會自動套用，不用再重複打字。

營建發包信件最怕「語氣忽正忽俗」

發包信件的難處在於它同時要有「公事公辦」的分寸，又不能寫得像法院公文讓對方覺得被興師問罪。尤其牽涉到工期延誤、追加費用、材料規格變更這類敏感內容，語氣一旦飄忽，分包商可能誤讀成你在究責，或誤以為只是隨口提醒沒放心上。自訂指令能幫你把這條分寸線固定下來——你在設定裡明確寫「用詞正式、語氣堅定但不帶指責、結尾請對方回覆確認」，AI之後寫的每一封信都會照著這個基準走，不會因為你當天打字比較隨性，內容就跟著鬆散。

泰國工地的實際狀況：對接窗口是工頭、溝通靠LINE群組

泰國工地的實際狀況，更增添這件事的複雜度。跟你對接的往往不是坐辦公室的專案經理，而是泰籍工頭（หัวหน้าคนงาน）或分包商窗口，大部分時候用LINE群組即時聯絡，而不是正式簽核的Email。泰國職場很看重「เกรงใจ」（顧慮對方感受、不願讓人難堪）這種分寸感——同一句「工期延誤要扣款」，寫得太生硬，對方可能已讀不回、或私下抱怨你不留情面；寫得太隨性，又怕對方沒把追加費用當一回事。用ChatGPT自訂指令把這個分寸設定好之後，你還可以請它同時生成一個「LINE簡訊版」——用詞禮貌但不冗長、保留泰式客氣用語（如ขอความกรุณา），跟正式Email版本搭配著用，對方在LINE上看到的訊息才不會像公文一樣嚇人。

設定一次，不代表不用檢查

要提醒的是，自訂指令只在新開的對話裡生效，如果你是在舊對話串裡繼續發問，它不會自動補套用；另外它調整的是「語氣與角度」，信裡的工期數字、費用金額、合約條款這些事實內容，還是要你自己核對過才能發出去，AI不會幫你確認合約條文對不對。

🔧 AI 動手做：設定你的發包信件語氣

打開ChatGPT，點右上角你的名字或頭像，選擇「Custom instructions」，把下面兩段內容分別填進兩個文字框，儲存後開一個新對話測試看看。

【第一格：關於你】
我是營建業的專案/發包窗口，平常需要寫給分包商、供應商的變更通知、工期延誤說明、追加費用信件，收件人多半是配合的協力廠商負責人，其中不少是泰籍工頭。

【第二格：希望的回應方式】
請用正式但不生硬的商務中文，語氣堅定、不帶指責或情緒字眼；每封信結尾請加上一句請對方回覆確認的提醒；避免使用太艱澀的法律用詞，讓對方能快速理解重點。

設定完成後測試：
「請幫我寫一封信給OO工程行，說明因鋼筋供應延遲，本期工程需順延5個工作天，請對方確認並回覆調整後的進度。」

追加測試(泰國工地情境)：
「請把上面這封信，另外改寫成適合發在LINE群組的簡訊版本，用詞禮貌但不要太長，保留一句泰式客氣的收尾用語(如ขอความกรุณา)，讓泰籍工頭看了不會覺得像公文。」

本週就能做的一步：現在就把上面兩段填進自訂指令設定裡，下次要發變更通知或催款信時，直接開新對話請ChatGPT起草，看看語氣是不是已經不用你再逐字調整。