移工SOP每次都要重寫提示詞?ChatGPT自訂指令一次設定、雙語教材秒出

禮拜五下班前,產線主管臨時通知:新到一批移工,週一要上線操作新設備,SOP教材下週一早上八點前要有中文版給台幹複核、泰文版給移工看。人資的你打開ChatGPT,複製貼上上次寫SOP用的那一大段提示詞——公司名稱、語氣要求、格式規定、雙語對照排版——結果貼錯版本,語氣跟上個月的教材不一樣,台幹複核時又被打回來重寫。每次生SOP都要重新打一遍「請用正式但親切的語氣、每個步驟配安全提醒、輸出中文和泰文對照表格」,光是把提示詞喬到公司要的樣子,就耗掉半小時,教材本身還沒開始寫。

問題不在AI寫得不好,是你每次都在重新「教」它

多數人資主管用ChatGPT寫東西時,其實內容品質不差,真正卡住的是「一致性」——這次的SOP用敬語,下次換個人操作又變口語;這次雙語對照用表格,下次變成上下分段。原因很簡單:每次開新對話,ChatGPT都是「失憶」的,你的公司規定、語氣偏好、格式要求,必須每次重新打字告訴它。一年下來,光是重複輸入這些「說明文字」,累積的時間比寫教材本身還多。

Custom Instructions:把公司規則設定一次,之後每次對話都記得

ChatGPT從2023年7月起開放Plus用戶使用「Custom Instructions(自訂指令)」功能,位置在右上角個人頭像選單裡的「Custom instructions」。這個功能有兩個填寫欄位:第一格填「你希望AI了解你的哪些背景」,第二格填「你希望AI用什麼方式回答」。填完儲存後,之後開的每一個新對話,ChatGPT都會自動套用這些設定,不用再貼一次落落長的說明。對人資主管來說,這等於是把「公司語氣規範」和「雙語SOP格式模板」變成系統內建設定,一勞永逸。

把「公司規則」寫進第一格,AI才知道你是誰

第一格建議這樣寫:「我是泰國廠區的人資主管,公司主要聘僱來自緬甸、柬埔寨的移工,共通工作語言是泰文。我們的作業SOP需要中泰雙語,中文給台幹複核用、泰文給移工現場操作用。安全提醒一律用粗體標示。」寫清楚背景,AI才不會每次猜你要什麼語氣、什麼格式。

把「輸出規格」寫進第二格,格式不再每次跑掉

第二格建議寫:「回答時請用「步驟編號+中文說明+對應泰文」的表格排版,語氣正式但避免生硬的法規用語,讓第一線移工容易理解。每個步驟結尾加上一句安全提醒。」這樣設定後,不管你隔多久沒用ChatGPT、換誰來操作這個帳號,只要打開新對話問SOP,格式和語氣都會自動維持一致,不用再從頭解釋一次。

🔧 AI 動手做:設定移工SOP專用的Custom Instructions

打開ChatGPT右上角頭像選單→「Custom instructions」,把下面兩段內容分別貼進第一格和第二格,之後直接問SOP需求,不用再重複打規則。

【第一格:關於你】
我是泰國工廠的人資主管,工廠主要聘僱來自緬甸、柬埔寨的外籍移工,共通工作語言是泰文,公司內部複核語言是中文。我需要撰寫給移工使用的作業SOP。

【第二格:希望的回答方式】
請用「步驟編號+中文說明+對應泰文翻譯」的表格格式輸出SOP,語氣正式但清楚易懂、避免艱澀法規用語,讓母語非中文的移工也能透過泰文欄理解。每個操作步驟結尾請加一句以粗體標示的安全提醒。若我沒特別說明機台名稱與危險點,請先反問我,不要自行假設。

本週就能做的一步:今天花五分鐘,把你們公司最常用的SOP語氣和雙語格式規定,填進ChatGPT的Custom Instructions兩個欄位,下次臨時要出教材時,直接問需求就好,不用再重新打一次規則。