客戶決議到底定案了沒？OneNote外掛讓ChatGPT幫你跨筆記本找答案

曼谷一家機械零件貿易公司，老闆、業務主管、採購三人各自把客戶拜訪紀錄、供應商議價過程、每週例會的決議記在自己的OneNote裡，三年下來累積十幾本筆記本。新任業務經理小雯接手一位大客戶，客戶劈頭就問「上次談的付款條件，你們到底定案是幾天？」小雯翻遍前手留下的筆記，找到三個版本的「決議」——45天、60天、預付30%再搭60天——每個都標著日期，但沒人敢跟客戶保證哪個才是最終版。

為什麼這件事一直處理不好

• 筆記本各自為政，決議散落在不同人的筆記裡，沒有單一「最新版」的概念
• 討論過程跟最終決議混在一起，隨手記的想法跟真的拍板的結論長得一模一樣
• 交接靠口頭轉述，「聽說是這樣」取代了白紙黑字查證

一套好的決議管理，要有這幾個要件

不管用不用AI，決議管理要能運作，至少要滿足三件事：每一條決議都能追溯到出處（哪次會議、哪一本筆記、哪一天）；有效版本要跟討論稿分開標示，讓讀的人一看就知道這是不是最終定案；決議之後要能落地成「下一步該怎麼做」，而不是永遠停留在筆記裡沒人再看。

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT 的 OneNote 外掛跨筆記本抓決議

OpenAI在9月3日幫ChatGPT／Codex的外掛目錄新增了OneNote外掛（beta）。以前ChatGPT讀不到OneNote，只能把內容一段段複製貼上，常常漏頁、漏一整本筆記；現在可以直接連上你有權限的OneNote筆記本，跨本搜尋、摘要會議紀錄與專案筆記，把「決議」與「待辦／負責人」抓出來彙整，甚至能透過支援的動作直接幫你建立或更新一頁筆記，把整理好的結果寫回去。同一批次上線的還有Zendesk外掛，但那是給客服團隊擬回覆草稿用的，跟這裡的場景不同。

請連接我的OneNote，跨所有我有權限的筆記本，搜尋跟[客戶名稱]相關的所有內容。

請幫我：
1. 找出所有跟[付款條件／合作條款]有關的「決議」，按時間先後排列，每一條都要標明出處（筆記本名稱、頁面標題、日期）
2. 把明顯只是「討論中、還沒定案」的想法跟真正「拍板確定」的結論分開列出
3. 列出目前還沒完成的待辦事項與負責人
4. 幫我把整理好的「目前有效決議清單」寫成一頁新筆記，放到[指定筆記本名稱]裡，標題註明整理日期

在你寫回筆記本之前，先把整理結果完整列給我看，我確認沒問題後你再建立新頁面。

拿到AI整理的清單後別急著相信，先對回它標出的出處頁面，確認那真的是最終版而不是討論稿；筆記本裡如果有客戶價格、個資等敏感內容，要留意這是哪個帳號的權限、公司AI使用規範是否允許讓外掛讀取；寫回筆記本前務必先看過內容再按確認，避免AI把還在討論的想法誤標成「已定案」寫進正式紀錄。

本週就能做的一步：挑一個目前正在跟催的大客戶，用OneNote外掛請ChatGPT把該客戶相關的所有決議按時間排出來、標示出處，核對完之後才寫回一頁「目前有效決議清單」。