離職業務的手機還登入著公司 ChatGPT？用「安全紀錄」做每月帳號巡檢

曼谷一家貿易公司，三位業務和一位行政共用一個 ChatGPT 付費帳號，密碼就貼在 LINE 群組裡。上個月離職的業務小陳，手機上還登入著這個帳號，對話紀錄裡有客戶報價單和議價底線。老闆問：「他現在還看得到嗎？有沒有人在我們不知道的地方登入過？」沒有人答得出來。

為什麼帳號存取安全一直處理不好

常見的誤區有三個：

• 只管「誰可以用」，沒人記錄「誰登入過」，出事只能靠猜。
• 離職交接只收筆電，忘了員工手機上的登入狀態。
• 為了省錢共用一個帳號，所有人的對話混在一起，看到異常登入也分不出是誰。

ChatGPT 新推出的功能補上了缺口：網頁版「設定 > 安全與登入」中的「安全紀錄」（實際名稱與位置請以你帳號的介面為準），會列出近期登入、登出、密碼變更、多重驗證（MFA）與通行金鑰（passkey）的設定變更，每筆附時間、大約位置與裝置。以前只能猜，現在可以自己查。要注意：這是個人帳號層級的紀錄，不是企業管理員後台，無法一次看全公司；官方也說明部分細節可能只是概略值或無法取得。它管的是「誰進得來」，和資料是否用於訓練的隱私設定是兩回事。

好的巡檢做法要有哪些要件

• 固定頻率：每月固定一天、固定一個人查。
• 逐筆對照：每筆紀錄都要能對到「是誰、哪台裝置」。
• 應變步驟寫死：看到不認得的紀錄，照表操作，不臨時討論。
• 通報對象事先指定：誰負責決定、誰負責通知客戶，先寫清楚。

🔧 AI 動手做：每月 AI 帳號安全巡檢清單＋異常登入應變步驟

把下面提示詞貼給 AI，換成你公司的情況，就能得到一份印出來就能用的巡檢表，以及共用帳號改個人帳號的過渡計畫。

你是一位熟悉泰國中小企業的資訊安全顧問。我的公司是[行業，例如：曼谷貿易公司]，共有[人數]人，目前有[幾個]個 ChatGPT 帳號被[哪些職位]共用，離職員工人數約[人數]。
請幫我產出：
1. 每月 AI 帳號安全巡檢清單：依 ChatGPT「設定 > 安全與登入 > 安全紀錄」的欄位（登入、登出、密碼變更、MFA、通行金鑰、時間、大約位置、裝置）逐項列出要檢查什麼、怎樣算異常。
2. 異常登入應變步驟：看到不認得的裝置或地點時，依序做什麼（登出所有裝置、改密碼、開啟 MFA、盤點對話中的敏感資料、通報誰），每步標註負責人[職位]與完成期限。
3. 共用帳號改個人帳號的四週過渡計畫，每週一個具體動作。
注意：這是個人帳號層級的紀錄，不是企業後台；官方說明部分位置資訊只是概略值，請提醒我不要單憑位置下定論。
請用表格與條列，並附一份給員工的中泰雙語公告草稿。

本週就能做的一步：今天就打開你自己的 ChatGPT 帳號，進入安全紀錄看一遍，把每一筆不確定的裝置寫下來，問清楚是誰的。