員工自己把公司雲端接進 ChatGPT？8/14 起這條路被封了

採購經理阿明手機裡的 ChatGPT，半年前偷偷授權連上了公司的 Google 雲端硬碟和 Outlook 信箱——這樣他問「上一批訂單的報價單在哪」，AI 直接就能翻出來，不用自己開好幾個資料夾找。沒有人知道這件事，公司也沒登記，就只是他自己在設定裡點了幾下同意。8 月 14 日這天，他打開 ChatGPT 問同一個問題，卻什麼都翻不到了——公司完全沒有動作，是 OpenAI 直接把這條路收回去了。

為什麼這種事一直沒人管

這不是阿明一個人的問題，是幾乎每家公司都有、卻沒人處理的空白地帶：

• 沒有登記清單：誰把哪個系統接給了哪個 AI 工具，公司完全沒有紀錄，出事了也不知道從哪查起。
• 誤把「個人帳號」當「跟公司無關」：員工覺得用自己的帳號授權，就是自己的事，卻忘了被連進去的資料夾裡裝的是公司的報價單、合約、客戶名單。
• 方便永遠贏過治理：能省時間的工具大家都會偷偷先用，等出事了才想起要規範，而規範這件事平常沒有 KPI，永遠排在最後面。

一張「資料入口盤點清單」該有的幾個要件

不用等 OpenAI 幫你收，管理者自己就該有一張隨時能拿出來的清單，這張清單至少要交代清楚：

• 接的是什麼系統：雲端硬碟、信箱、通訊軟體、內部資料庫，每一個都要點名。
• 是誰授權的、用哪個帳號：公司統一開的管理員連線，還是員工自己用個人帳號點頭同意的。
• 能看到多深：是只能讀取幾個資料夾，還是整個信箱、整台雲端硬碟都攤開。
• 多久複查一次：離職、換部門、專案結束，這條連線是不是也該跟著收回。

🔧 AI 動手做：公司資料連接器盤點清單

與其等每個工具自己出公告收線，不如現在就自己動手，讓 AI 幫你先把要問的問題整理出來，直接發給部門主管或 IT 填寫。

你是一位協助中小企業做資料治理盤點的顧問。

我的公司是 [公司類型/產業]，員工約 [人數] 人，日常使用的雲端系統包含 [Google Drive/Outlook/LINE/ERP系統等，列出你知道的]。

請幫我做以下兩件事：

1. 設計一份給各部門主管填寫的「AI工具連接器盤點表」，欄位需包含：使用的AI工具名稱、連接的公司系統、授權帳號類型（個人/公司管理員）、可存取的資料範圍、最後一次複查日期、建議動作（保留/收回/改由管理員設定）。

2. 針對 [填入你猜測員工可能私下接過的情境，例如：業務用自己帳號把客戶信箱接進AI工具] 這類情況，列出可能的資料外洩風險，以及我該優先跟哪些部門確認。

請用條列方式輸出，讓我可以直接複製成公司內部表單使用。

本週就能做的一步：在公司內部群組發一則訊息，只問一句話：「你有沒有自己用個人帳號，把公司的信箱或雲端硬碟接進過 ChatGPT 或其他 AI 工具？」光是這句話問出來，你就已經比大部分公司多做了一件事。