採購助理每天登入六個供應商後台查訂單，人一離職密碼全部要改——AI 幫你查，帳密還是你的

曼谷一家做建材批發的貿易公司，採購助理 Nook 每天早上第一件事，是打開五個不同供應商的下單後台，一個一個登入，查昨天下的單出貨了沒、到貨進度到哪裡。帳號密碼寫在一張貼在螢幕邊框的便利貼上，密碼管理員裡也存了一份，但那份很久沒更新了。上個月她請產假，代班的同事花了半天才把五組帳密都搞清楚；這個月她離職，公司才發現，光是把這五個供應商後台的密碼全部改過一輪，就花了 IT 兩天時間，因為沒人記得哪個帳號還接了哪些自動通知。

這種『每天要登入才拿得到的資訊』，在管理現場其實無所不在：供應商入口網站的訂單狀態、物流商後台的到貨查詢、銀行網銀的對帳頁、電商平台後台的訂單與客服訊息、政府或公用事業的線上帳單。這些系統彼此不通、格式各異，唯一的共通點是——都要人手動登入、手動抄。

為什麼這件事一直處理不好

• 帳密管理靠「便利貼＋記憶」：帳號密碼沒有統一管理，寫在紙上、存在個人手機備忘錄，交接靠口耳相傳，一旦人員異動就變成斷點。
• 把「查詢」和「操作」的權限混在一起：很多公司圖方便，給每個負責窗口的都是最高權限帳號，能查也能下單、能改主檔，一旦帳號外流或被誤用，風險被放大好幾倍。
• 沒有人真的在看登入紀錄：多數系統其實都有登入紀錄可以查，但公司平常沒有人去看，出事了才回頭翻，往往已經來不及。

一套好的『例行查詢』要有的幾個要件

不管有沒有用 AI，管理上要處理這種每天重複登入查詢的工作，其實要件很單純：

• 查詢用的帳號，權限要限縮到「只能看，不能動」，不要用能下單、能匯款、能改資料的帳號去做例行查詢。
• 任務範圍要寫死：今天要查哪幾個系統、抓哪幾個欄位，不要放任執行者自己臨時決定要不要多做點什麼。
• 凡是會送出、確認、付款、按同意的動作，一律留給人親自按下最後一步，查詢和操作要切開。
• 要有一份清單，記錄哪些系統可以被交給誰（或哪個工具）用哪個帳號登入，並且定期回頭檢查登入紀錄有沒有異常。

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT Work 的代理瀏覽器登入供應商後台自動彙整

ChatGPT Work 在 2026 年 8 月底新推出一個功能：它的代理瀏覽器以前碰到需要帳密的登入頁就會卡住，現在會自動偵測登入畫面，跳出一個由 ChatGPT 提供的登入表單，讓「你本人」親手輸入帳號密碼（也可以用密碼管理員自動填入）。官方說明模型看不到你輸入的帳密，不會被拿去訓練，事後也不會儲存；但登入後的連線狀態有時候會保留，之後同一個任務可能不用每次都重新登入。這代表「每天登入五個後台抄數字」這種事，終於可以交給 AI 做例行處理——但保持登入等於多了一個你看不見、卻一直握著帳號的分身，所以務必只用查詢用的唯讀帳號、只授權讀取彙整類任務、絕不讓它碰任何送出或確認的按鈕；也要留意供應商後台上的公告欄或客服訊息，理論上可能被人惡意植入文字誘導 AI 做其他事，所以任務範圍要寫死，抓回來的關鍵數字要有人核對，並且定期回去該系統的登入紀錄查一下有沒有非預期的存取。

你現在要幫我做一個每日例行查詢任務，請嚴格照以下範圍執行，不要多做任何動作：

1. 登入 [供應商/物流商/銀行後台網址]，登入時我會親自輸入帳號密碼，你不需要幫我記住或儲存。
2. 只做「查詢」，不要點擊任何「送出」「確認」「下單」「付款」「同意」相關的按鈕。
3. 幫我找到並記錄以下欄位：
   - 訂單編號
   - 訂單狀態（已出貨/待出貨/已到貨）
   - 預計到貨日期
   - [其他你要的欄位，例如：金額、承辦人]
4. 把結果整理成一個表格，欄位依照上面順序排列，方便我直接複製貼到 Excel。
5. 如果過程中系統要求你做任何「查詢」以外的動作（例如確認訂單、修改資料），請立刻停下來，回報給我，不要自己決定。
6. 完成後，請額外列出你這次操作經過的每一個網頁畫面名稱，方便我事後核對你有沒有超出範圍。

本週就能做的一步：先挑一個你自己每天都要手動登入查詢的系統，去申請或確認一個「只能查詢、不能操作」的權限帳號，這是讓 AI 安全接手例行查詢的第一步，也是不管有沒有用 AI，公司本來就該做的帳號分級。