調薪與資遣評估這種敏感事，用 ChatGPT 前先想清楚要不要留紀錄

泰國北欖府一家電子零件工廠的人資經理小芳，這個月手上有兩件棘手的事：三位產線組長的調薪評估，還有一位績效連續兩季不合格員工的資遣評估。這種討論她一直不敢放進平常用的 ChatGPT 對話裡——萬一哪天筆電借同事用一下、或公司哪天要調對話紀錄，具名的薪資數字和資遣理由被看到就麻煩了。但她也試過每次都開「暫時聊天」，結果更痛苦：公司的薪資級距代號、泰國資遣費計算公式、部門慣用語，每次都要重新打一遍給 AI 聽，聊沒兩句就想放棄，乾脆還是回去用正式對話討論，於是半年前那次資遣評估，至今還躺在對話紀錄裡。

為什麼這件事一直處理不好

大部分管理者卡在同一個地方，通常是踩了下面幾個誤區：

• 把「留不留紀錄」當成全有全無的選擇。要嘛全部留在正式對話裡方便查閱，要嘛全部丟進暫時聊天求心安，沒有依照話題性質分流。
• 低估暫時聊天「重新交代成本」對使用意願的殺傷力。以前的暫時聊天完全不帶記憶、不帶自訂指令，每次都要從零解釋公司規則，員工用兩三次就放棄，回頭用不安全但省事的方式。
• 誤以為「沒留在 ChatGPT 對話紀錄」就等於沒有法律風險。企業版帳號仍可能有稽核與資料保存政策，而且真正的風險常常不在紀錄本身，而在於一開始就不該把具名員工的身分證字號、完整薪資明細貼進任何對話——這是 PDPA 角度必須先守住的底線，跟要不要留紀錄是兩件事。

一份好的「敏感討論分流表」要有的幾個要件

在談 AI 工具之前，管理者自己心裡要先有一張判斷清單，決定一段討論該用哪種方式進行：

1. 是否涉及具名員工的個資。只要會出現真實姓名、身分證字號、完整薪資數字，就先用代號替代，不管留不留紀錄都一樣。
2. 是不是最終需要留存備查的決策。如果這次討論會產出正式的調薪簽核或資遣文件，最後的結論版本應該要留下來，方便日後交接或稽核；但過程中那些「先算算看、換個方案再試試」的推演，不需要每一版都留著。
3. 會不會重複用到同一套公司規則。如果這類討論一個月要進行好幾次，比起每次重新交代，更值得先把公司的計算公式和用語整理成一份固定範本，需要時貼上去就好。

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT 暫時聊天做敏感人事推演，事後再決定要不要存回

ChatGPT 在 2026 年 8 月底更新了暫時聊天的功能：以前的暫時聊天完全不帶任何個人化設定，現在可以在開啟暫時聊天的當下，自己選擇這次要不要啟用記憶、自訂指令與外掛——等於可以一邊保有「這段對話預設不進正式紀錄」的安全感，一邊又不用每次重新交代公司規則。要注意的是，這個個人化設定是在對話建立當下就固定的，中途沒辦法再打開或關掉。討論完之後，如果算出的是需要留存備查的最終方案，可以主動把這段對話存回正式紀錄；如果只是推演過程，就讓它隨對話結束自然消失。下面這份提示詞範本可以直接複製使用，記得先把真實姓名與身分證字號換成代號。

我要在暫時聊天裡跟你討論一個尚未定案的人事決策，請開啟這次的自訂指令與記憶（如果我有事先設定過），幫我做以下推演：

背景：[說明部門/職位類型，不要用真實姓名，用「A組長」「B員工」等代號]
情境：[調薪評估／資遣評估／績效改善計畫，擇一說明]
公司既有規則：[貼上你的薪資級距代號、資遣費計算公式或相關規定]

請幫我：
1. 依上述規則試算 [具體要算的項目，例如調薪幅度、資遣費金額]，並列出計算過程
2. 指出這個方案可能引發的爭議點或法規風險
3. 給我 2 個不同力度的替代方案供比較

最後提醒我：如果這次推演出的是最終定案版本，我應該把哪一段內容存回正式對話紀錄以便備查。

本週就能做的一步：找一個你最近一直不知道該放正式對話還是暫時聊天的敏感人事討論，這週先用上面的方法試一次，同時把真實姓名換成代號——這個習慣比記不記得開暫時聊天更重要。