加班規則公告又被主管打回票？Google Docs用「@」叫出Gemini Notebook，逐句附出處免再被質疑

曼谷一家有五家分店的連鎖零售企業，人資經理小陳要修訂加班申請規則，順便補上新的請假規定。她照舊習慣把草案丟給ChatGPT，請AI幫忙潤稿加上法條依據。公告發出去不到一天，老闆在群組裡問了一句：「這條『加班費須於次月十日前申請』是根據公司哪一條辦法？」小陳翻遍現行辦法找不到出處，才發現是AI自己「合理推測」生出來的數字。整份公告被要求重寫，前後拖了快兩週還沒定案。

為什麼公告老是被打回票

• AI憑訓練資料裡的印象生成法條或數字，聽起來很像真的，實際上公司內部根本沒有這條規定
• 現行辦法、泰國勞動保護法條文、過去半年的公告分散在不同資料夾，起草時沒人逐一核對，只能憑記憶東拼西湊
• 修訂版本在Word檔和LINE群組裡來回傳，傳到最後一版時已經沒人講得清楚這句話到底依據哪一份文件

一份禁得起主管追問的公告要具備什麼

真正能通過審核的公告，不是寫得漂亮就好，而是要具備三個要件：

• 每一條規定都能指出明確出處，例如公司辦法第幾條、泰國勞動保護法第幾條
• 新舊條文並列呈現，讓員工和主管一眼就能看出這次到底改了什麼
• 發布前有人逐條核對，而不是把整篇文字整段相信AI寫的內容

🔧 AI動手做：在Google Docs用「@」直接引用Gemini Notebook，逐句附行內引用可查核

Google Workspace於2026年9月23日公告一項新功能：在Google Docs的Gemini側欄或提示列輸入「@」，就能直接選取自己已經建好的Gemini Notebook，讓AI依照Notebook裡收錄的來源資料起草內容，而且每一句話都附上行內引用（inline citations），可以逐句點回原始來源核對，不必再像過去那樣，先在Notebook裡問完答案，再手動複製貼到Docs裡。這項功能適用於Business Standard/Plus、Enterprise Standard/Plus、Education Plus及Google AI Pro/Ultra個人帳號，需開啟Workspace智慧功能（smart features）才能使用；官方公告未載明額度或使用次數限制，不宜自行臆測。對人資主管來說，等於是先把公司現行加班辦法、泰國勞動保護法相關條文、過去半年的公告存檔整理進一個Notebook當作「來源」，之後每次要改公告，就在Docs裡打「@」叫出這個Notebook起草，AI寫出來的每一句都附著出處，主管審稿時可以逐條點開查核，不用再靠記憶東問西問。

你是我們公司的人資規則起草助理。請根據我在Gemini Notebook中提供的以下來源資料：
- [公司現行加班／請假管理辦法]
- [泰國勞動保護法相關條文摘錄]
- [過去半年內部公告存檔]

幫我起草一份「[加班申請新規]」的公司公告，要求：
1. 每一條規定後面用括號註明出處（例如：公司辦法第X條／泰國勞動保護法第X條）
2. 用新舊條文對照的方式呈現，讓員工一眼看出這次改了什麼
3. 語氣正式但易懂，避免法律術語堆砌
4. 結尾附上[生效日期]與[疑問聯絡窗口]
如果來源資料中沒有明確依據，請直接告訴我「這一條目前沒有來源可引用」，不要自己編造。

本週就能做的一步：先把加班／請假相關的三份文件（現行辦法、泰國勞動保護法節錄、過去半年公告）整理進一個Gemini Notebook，下次要改公告時，直接在Docs裡打「@」叫出來用，不必再從零開始複製貼上。