用Claude 2的10萬字記憶，抓出飯店旺季溝通斷點在哪裡

八月的曼谷五星飯店，雖非傳統旅遊旺季，但商務團客與會展團體把訂房率撐到九成以上。每週一早上，你桌上疊著三份紀錄——前檯的交班日誌、房務部的清潔進度表、餐飲部的宴會訂席單。三份文件各自完整，卻沒有人把它們攤開來比對。直到某天貴賓抱怨「Check-in時說好要加床，晚餐時服務生完全不知情」，你才發現問題不是哪個部門沒做好，而是沒有人讀完全部。

你不可能要求每位主管把整季的會議紀錄從頭讀到尾，更別說跨部門比對。這正是Claude 2最擅長的事——它一次可以處理超過十萬字（約十萬token），等於一整本小說的份量，足以把整季的會議紀錄一次「讀完」。

紀錄不缺，缺的是跨部門的人

多數飯店的問題從來不是「沒開會」，而是每個部門的會議紀錄只在自己部門內流通。前檯知道貴賓要加床，房務知道要換高樓層房型，餐飲知道要準備素食套餐，但這三件事分別記在三份文件裡，沒有人同時看過。等到現場出包，主管才臨時拼湊真相。

把三部門紀錄一次貼進對話

做法很直接：把八月以來前檯、房務、餐飲三部門的會議紀錄逐字複製，依部門與日期整理成純文字檔，貼進Claude 2的對話視窗（此時的Claude 2尚不支援上傳圖片或檔案，只能貼文字）。接著請它依「貴賓姓名」或「訂席編號」交叉比對，找出哪些指示只出現在一份紀錄裡，卻沒有同步到其他部門。

找出的不是錯字，是「誰沒被通知」

實際測試下來，Claude 2最有價值的輸出不是摘要，而是一張「單向溝通清單」：哪些貴賓需求前檯知道但房務不知道、哪些宴會變更餐飲知道但前檯沒收到通知。這種斷點平常靠人工翻閱很難察覺，因為每份紀錄單獨看都「沒有錯」，錯的是資訊沒有流通。

抓出斷點之後才是真正的管理動作

整理出斷點清單後，下一步是回到現實：是不是該把三部門的交班紀錄改成同一份共用表單？是不是每天早會該加一個五分鐘的「跨部門對齊」環節？AI幫你看見問題，決定怎麼補洞，仍然是你的工作。

斷點清單只是起點，追蹤才是關鍵

光是列出斷點清單還不夠，如果沒有人追蹤，同樣的斷點下個月還會再發生。比較務實的做法，是把這份清單變成一張簡單的追蹤表：每個斷點標註「發生日期」「該補通知的部門」「是否已經改成常態流程」，每天早會花五分鐘檢視一次進度，而不是開完會就丟在一旁。三個月後回頭比對這張表，你會清楚看到哪些斷點因為改了流程而消失，哪些還在反覆發生——那才是真正該優先處理、甚至該寫進標準作業程序的地方。有些飯店甚至把這張追蹤表變成跨部門的共用檔案，讓前檯、房務、餐飲都能即時更新、互相補充遺漏的細節；久而久之你會發現，AI抓斷點只是起點，真正解決問題的是把追蹤變成每天都會做的小習慣，而不是抓完一次就束之高閣、下個旺季又重蹈覆轍。

🔧 AI 動手做：跨部門溝通斷點抓漏表

把過去一個月三部門的會議紀錄整理成文字檔，貼進Claude 2對話框，用下面的提示詞請它幫你抓出斷點。

你是一間泰國五星飯店的營運顧問。
以下是本月前檯、房務、餐飲三個部門各自的會議紀錄全文（依部門與日期分段）。

請你完成：
1. 用表格列出每一筆「貴賓特殊需求或宴會異動」，標註它出現在哪個部門的紀錄裡。
2. 找出哪些需求只出現在一個部門的紀錄裡，卻理應通知其他部門，列為「溝通斷點」。
3. 針對每個斷點，用一句話說明可能造成的現場問題。
4. 最後給我3個可以立即調整的跨部門溝通流程建議。

[貼上前檯會議紀錄]
[貼上房務會議紀錄]
[貼上餐飲會議紀錄]

本週就能做的一步：把上個月三份會議紀錄整理成文字檔，用這個提示詞跑一次，看看Claude 2抓出幾個斷點——你可能會發現，問題比想像中更常見。