新年復工不缺人：用ChatGPT自訂指示做工廠到崗清單

元旦連假結束的第一個早上，產線主管最怕看到的不是機台故障，而是點名板上一排空格。移工返鄉探親延誤班機、本地作業員臨時請假、還有幾個人乾脆不告而別——每年新年後的第一週，幾乎所有工廠的人資和線長都在重複同一件事：一個部門一個部門打電話確認到崗，再手動彙整成一張表交給廠長。表格年年重打，格式年年不同，真正該花時間處理的「誰要遞補、誰要資遣接續」反而被瑣事拖住。

其實這種「格式固定、內容每次換」的重複性文書工作，正是ChatGPT的自訂指示(Custom Instructions)功能最適合處理的場景。這項功能在2023年7月上線後，讓使用者可以預先告訴ChatGPT「你希望它怎麼回答」，之後每次對話都會自動套用，不用每次重新描述需求。

復工清單的痛點：年年重打、格式不一

多數工廠的到崗清冊還停留在Excel手動填寫階段，欄位設計往往因人而異——有人習慣列部門和班別，有人習慣列缺勤原因和遞補人選。等到需要跨部門彙整時，格式對不起來，廠長看報表得先花十分鐘猜每一欄代表什麼。這種問題不需要新系統，只需要把「固定格式」這件事交給AI記住。

自訂指示：把格式需求說一次，之後都套用

在ChatGPT的設定裡，自訂指示分成兩個問題：「你希望ChatGPT了解你哪些背景」與「你希望它如何回應」。主管可以在第一格寫明工廠有哪些部門、班別與人力編制，在第二格要求它一律用固定的表格格式輸出——部門、班別、應到人數、實際到崗、缺勤原因、建議處理方式。設定一次之後，之後每次新年、農曆年或潑水節連假前後，只要丟入現場回報的文字，就能直接拿到格式一致的草稿，不必再重新下指令描述表格長相。

草稿只是起點，現場核實才是關鍵

必須說清楚的是，ChatGPT產出的到崗清單是「彙整草稿」，不是「現場實況」。它沒有連結打卡系統，也不知道誰的班機真的延誤、誰是藉故不回。缺工的遞補人選要不要臨時調班、哪些長期缺勤者需要進入資遣程序，這些牽涉勞動法規與現場人情的判斷，仍然得由主管和人資親自核實、親自決定。AI能做的是把「重複打表格」的時間省下來，讓主管把腦力留給真正需要判斷的事。

從一個部門開始試，別急著全廠導入

建議先挑一個人力波動最大的產線試用一週，讓線長習慣把回報內容直接貼給ChatGPT，看輸出格式是否符合廠內需求，再逐步擴大到其他部門。格式跑順了，明年新年復工季，這件事就不必再從零開始。

🔧 AI 動手做：設定復工到崗清單的自訂指示

打開ChatGPT右上角的設定，找到「自訂指示」(Custom Instructions)，依下方模板分別填入兩個欄位，之後每次貼上現場回報文字，就能直接得到固定格式的草稿。

【背景欄位，填在「你希望ChatGPT了解你哪些背景」】
我是一間製造業工廠的人資/產線主管，工廠部門包括：生產一課、生產二課、品管課、包裝課，各部門分早班、中班、晚班三班制，部分產線員工為移工。

【回應方式欄位，填在「你希望它如何回應」】
每次我提供各部門的到崗回報文字時，請一律用以下表格格式整理，不要加入其他說明文字：
| 部門 | 班別 | 應到人數 | 實際到崗 | 缺勤人數 | 缺勤原因 | 建議處理方式 |
表格最後加一行「缺工缺口最大部門」摘要，提醒我優先處理。

【設定完成後，實際貼上使用的訊息範例】
以下是今天各部門回報，請幫我整理成到崗清單：
生產一課早班應到20人，到18人，2人請假，其中1人移工班機延誤；
包裝課中班應到12人，到9人，3人未到，原因不明。

本週就能做的一步：今天下班前，先在ChatGPT設定好自訂指示，明天早上第一份現場回報貼進去試跑一次，看格式是否符合廠內需求，跑順了再擴大到其他部門。