電商小團隊每天吵分工？用 ChatGPT 擬一份人人服氣的責任表

週五下午，泰國的訂單湧進來，老闆娘一邊回 LINE 客訴、一邊核對庫存、還要催倉庫出貨。包裝的同事說「客服沒跟我講要急件」，客服說「我以為你會看後台」。一筆漏發的訂單，演變成三個人互相指責。你是不是也這樣：三、四個人的小電商，沒有人偷懶，可是每天都在吵「這到底是誰要做」？

問題不在人不努力，而在於分工從來沒被「寫下來」。所有事情都靠默契和臨場喊話，一忙起來默契就失靈。好消息是：在 2023 年的今天，你不需要請顧問、也不用買系統，打開 ChatGPT，一個下午就能把這團亂攤開。

先把「每天到底在做哪些事」倒出來

多數小團隊連自己每天做幾件事都說不清。第一步不是分工，是「盤點」。拿張紙或開個記事本，把一筆訂單從進來到送達的每個動作寫下來：接單、確認庫存、回客人訊息、開發票、列印標籤、交倉庫、追物流、處理退換貨、對帳。社群這邊也一樣：排貼文、回私訊、跑直播、結算廣告。先求多、不求美，越瑣碎越好。

讓 ChatGPT 幫你補上「負責人」與「補位人」

把這串雜亂的清單貼給 ChatGPT，請它整理成一張表格，每件事補上三個欄位：主要負責人、補位支援、完成的判斷標準。AI 最擅長的就是把口語的一團話，整理成結構清楚的表格，並且會主動提醒你「客訴升級給誰」「老闆休假時誰拍板」這類你平常沒想到的漏洞。

用「一件事只能有一個主責」收掉模糊地帶

責任表最怕的是「大家一起負責」，那等於沒人負責。請 ChatGPT 檢查你的表：哪些事項出現兩個主責？哪些事根本沒人認領？把每件事收斂到「一個主責、一個補位」。模糊地帶一旦寫清楚，吵架的理由就少了一大半——因為大家不再各憑記憶，而是看同一張表。

🔧 AI 動手做：用 ChatGPT 生出你的第一版責任表

把你剛才盤點出來的工作清單，連同團隊人數與名字，貼進下面的提示詞，ChatGPT 會直接吐出一張可以貼到群組的責任表。

你是一位電商營運顧問。我的團隊有 3 個人：小美（客服）、阿德（倉儲出貨）、我（老闆，管採購與行銷）。

以下是我們每天實際在做的事，順序很亂，請幫我整理：
[在這裡貼上你盤點出的工作清單]

請做三件事：
1. 依「訂單處理」「客戶服務」「社群行銷」「庫存對帳」分組，整理成一張表格。
2. 每件事只能有「一位主要負責人」，再加一位「補位支援」，並寫出「怎樣算做完」的判斷標準。
3. 最後列出 3 個目前沒人負責、或兩人都以為對方會做的「灰色地帶」，並建議該歸給誰。

表格用繁體中文，欄位：工作項目 / 主要負責人 / 補位支援 / 完成標準。

拿到結果別照單全收，當場跟團隊念一遍，有人不服就改——ChatGPT 給的是草稿，你們的共識才是定稿。

本週就能做的一步

今天就花二十分鐘，把「一筆訂單從進來到送達」的每個動作列出來，貼進上面的提示詞，做出第一版責任表。明早站會用三分鐘對一次，先讓大家對「誰主責」這件事有共識。你會發現，吵架不是因為誰壞，而是因為從來沒人把話講清楚——而這張表，就是把話講清楚的第一步。