移工證件到期別等稽查來才發現：一張紅黃綠燈檢核表

曼谷一家連鎖泰式餐廳開到第七家分店，四十多名緬甸與柬埔寨籍員工分散在各店輪班。工作證正本鎖在總部紙本資料夾，護照影本存在離職店長的手機相簿，簽證與90天報到日期靠一份三個月沒更新的Excel撐著。某天兩家分店同時被勞動稽查突襲，稽查員翻出的工作證登記地點還停在半年前調店前的舊分店，另一人簽證下週就要到期卻沒人發現。當場被開罰，人資主管才第一次驚覺，自己手上根本沒有一份「誰、什麼證件、何時到期」的完整清單。

為什麼證件管理總是一團亂

• 資料來源太分散：正本在總部、影本在店長手機，到期日只有會計知道，沒人手上有完整清單。
• 只在快到期才想起來：沒有提前提醒機制，往往逾期或即將到期才被動處理，來不及跑完流程。
• 調店異動沒同步更新：員工調店後，工作證登記地點沒跟著改，稽查一比對地址就出問題。

一份好檢核表要有哪些要件

1. 每人一行、每種證件一欄：工作證、護照、簽證、90天報到日各自獨立記錄，不混在同一欄。
2. 紅黃綠燈狀態：綠色代表還早、黃色代表該準備了、紅色代表逾期或本週到期。
3. 提前提醒天數與負責人：寫清楚「誰」該在「哪天前」送件，不能只寫到期日了事。
4. 異動同步欄位：調店、調職、離職都要有欄位記錄，避免登記資料與現況脫節。

🔧 AI 動手做：外籍員工證件到期與異動檢核表

把散落的紙本、Excel、店長相簿資料一次交給AI整理成一張清單。AI只負責整理與提醒，不負責判斷法規期限或送件方式是否正確——數字全以你提供的證件影本為準，AI不可自行猜測或補上缺漏的資訊。

你是我公司的人資行政助理，請幫我把以下外籍員工的證件資料整理成一張「證件到期與異動檢核表」。

公司背景：[公司類型與分店數量，例如：連鎖泰式餐廳，7家分店]
員工人數與國籍：[例如：43名員工，緬甸籍28人、柬埔寨籍15人]

我會貼上每位員工的資料（可能不完整或字跡不清），欄位包含：
姓名、國籍、目前所屬分店、工作證號碼與到期日、護照到期日、簽證類型與到期日、上次90天報到日期、下次應報到日期

[在此貼上你手上的證件清單或紙本記錄內容]

請依照以下規則產出一張表格：
1. 每人一行，欄位依序為：姓名、所屬分店、工作證到期日、護照到期日、簽證到期日、下次90天報到日、狀態燈號、下一步該辦的手續、建議送件截止日（提前[天數]天）、負責人
2. 狀態燈號規則：距今超過60天為綠燈、30-60天為黃燈、30天以內或已逾期為紅燈
3. 任何欄位缺件、資料不全或字跡無法辨識，一律標記為「待補齊」，不可自行推測或填入你認為合理的日期
4. 最後另外列出一張「本週需優先處理」清單，只列紅燈與即將轉黃燈的項目

請提醒我：這張表僅供內部追蹤提醒使用，實際法規期限、簽證與工作證的辦理方式，仍須以泰國勞動部與移民局最新公告，或委任的法律顧問意見為準。

本週就能做的一步：先挑五到六名最快到期或近期調店的員工，把證件影本或Excel記錄貼給AI跑出第一版檢核表，交人資或店長核對是否有缺漏，確認格式好用之後再全公司鋪開。