總部規則vs.店長規則打架：Gemini自訂指令要分角色設定才不衝突

曼谷一家連鎖火鍋店總部與六家分店最近吵成一團。營運總監阿明在自己的 Gmail 側欄設了一條 Gemini 規則：所有回覆先看毛利率與人力成本占比，對內一律用中文、語氣正式。同一個 Google Workspace 底下，負責現場的泰籍店長阿儀，也在自己的 Sheets 側欄加了一條規則：她只在意翻桌率跟客訴件數，回覆要用比較口語、貼近顧客的泰文。兩條規則各自在各自的帳號裡生效，誰都不知道對方設了什麼。有次總部月會前，阿儀幫阿明代打一份週報草稿，Gemini 卻按阿儀帳號裡的規則抓了翻桌率而不是毛利率，阿明拿到手才發現方向完全不對，兩人對著螢幕吵了十分鐘才搞清楚問題出在哪。

為什麼這件事一直處理不好

連鎖店總部跟現場各設各的 AI 規則、結果互相打架，通常是這幾個原因造成：

• 自訂指令是「個人帳號」層級的設定，不是團隊共享，每個人各自設定卻以為對方看得到、用得到
• 沒人負責整理「誰設了什麼規則」，出問題只能事後回溯猜測，找不到源頭
• 總部跟現場本來就關心不同指標，卻沒有先講好「什麼場景該用誰的角度」，規則自然互相蓋過去

一個好做法的幾個要件

先不談用什麼工具，多人共用一套 AI 時，規則設計通常要具備這幾點：

• 分清楚「共用規則」（公司是誰、對外語言）跟「角色專屬規則」（總部看毛利、店長看翻桌率），不要混在一起寫
• 每條規則標明「適用場景」，避免一條規則被套用到不該套用的情境
• 定期讓相關的人對一次規則清單，而不是各自關起門來設定、互不通氣

🔧 AI 動手做：分角色設計 Gemini 自訂指令，避免規則互相打架

2026年9月2日起，Gemini 的自訂指令從 Docs 擴大到 Gmail、Sheets、Slides 側欄，以及 Drive、Chat 裡的 Ask Gemini，同一份規則各應用通用——但要注意，這是「個人帳號」層級的設定，阿明設的規則不會出現在阿儀的帳號裡，反過來也一樣。也因此，多人共用同一套 Workspace 時，更需要事先講清楚各自的規則範圍，而不是各設各的、等出包才發現打架。設定方式：在任一側欄跟 Gemini 說「請記住這條規則」，或到側欄選單→設定→個人化→「Your Instructions for Gemini in Workspace」集中管理。

我是 [公司/門店名稱] 的 [角色，例如總部營運總監／門店店長]。我這條規則只在 [適用範圍，例如我自己在 Gmail、Sheets 處理總部報表時] 生效，請遵守：
1. 看數字時優先看 [我關心的指標，例如毛利率與人力成本占比／翻桌率與客訴件數]。
2. 對外文件與回覆用 [語言與語氣，例如泰文為主、中文對照、正式但不生硬]。
3. 如果你之後被其他同事（例如 [總監／店長]）用他們自己的帳號問問題，請依照他們自己設定的規則處理，不要套用我這條。
4. 遇到 [敏感事項，例如金額異常、客訴金額超過一定額度] 時，先標示「需要人工確認」，不要自己下結論。

本週就能做的一步：本週找一個常跟你共用同一個 Workspace 討論數字的同事，花十分鐘互相講一次彼此在 Gemini 裡設了哪些規則，避免下次代打報表又抓錯指標。