中文寫完丟翻譯，泰文公告總是「不像公司發的」——Gemini in Docs 終於支援中文，一份文件生出中泰兩版

北欖一家台資汽車零件廠，星期五下午三點，人資主管小陳要發一份宋干連假的加班與接駁公告。中文版他二十分鐘就寫好了，貼到翻譯工具、複製泰文回來排版，又花了四十分鐘。泰籍廠務經理看完只說了一句：「意思看得懂，但這不像公司發的公告，像外面寄來的通知。」更麻煩的是隔天早上，線長來問：接駁車到底是 06:30 還是 06:00？中文版寫 06:30，泰文版在來回貼上的過程中變成了 06:00。一張公告，兩個時間，四十個人白等。

為什麼「先寫中文、再翻泰文」永遠不會順

這件事處理不好，通常不是翻譯工具不夠好，而是流程本身有三個結構性的破口：

• 誤區一：把「翻譯」當成「寫作」。公告是有體例的文體——泰國公司公告有固定的抬頭、稱謂、結尾敬語習慣。逐字翻譯保住了字義，卻丟掉了體例，讀起來就會「不像公司發的」。
• 誤區二：數字在複製貼上之間流失。中文稿、翻譯視窗、排版檔三個地方來回搬運，只要改過一次版本，時間、金額、期限就可能不同步。而公告裡最不能錯的，恰恰就是這些數字。
• 誤區三：把雙語當成「別人的事」。實際情況是，最清楚「加班費怎麼算、誰要回報給誰」的人是主管本人。交給行政或翻譯代勞，等於把最需要精準的部分交給最不清楚細節的人。

一份貼得上公佈欄的雙語公告，要有哪幾個要件

先不談工具。從管理角度看，一份合格的雙語公告至少要滿足這幾點：

1. 兩個版本是各自寫成的，不是一個翻另一個。中文照中文職場的講法，泰文照泰國公司的講法，兩邊語氣都要「像公司自己發的」。
2. 所有數字、日期、期限在兩版之間完全一致，而且可以被快速核對。最好附一張對照表，讓你三十秒掃完就安心。
3. 明確寫出「要員工做什麼、做到什麼時候、回報給誰」。沒有行動與期限的公告，只是佈告欄上的裝飾。
4. 資訊不足時要留白，不要編。寧可標「待確認」，也不要讓生成出來的內容把一個看起來合理但錯誤的金額寫進去。
5. 留下聯絡窗口。基層員工看不懂會問誰，這件事必須寫在紙上。

🔧 AI 動手做：Docs 內建的中泰雙語公告產生器

2026 年 7 月，Google 把 Google Docs 內建的 Gemini「幫我建立（Help me create）」文件生成能力再擴充 11 種語言，其中包含中文；在這之前只支援英、西、葡、日、法、韓、德、義八種。對在泰國的台商與中資管理者來說，這代表你終於可以在 Docs 裡直接用中文下指令，一次長出一份格式完整的中文草稿，不必再先用英文生成、再翻回中文，語氣也就不會在那一趟來回裡走鐘。

先把話講清楚，免得你踩空：泰語目前還不在 Google 官方公布的支援清單裡。也就是說「用泰文下指令、官方保證的泰文生成品質」還沒到。但你真正要的是產出，不是介面語言——做法是用已支援的中文下指令，在同一份文件裡要求它同時寫出泰文版；文件、生成、核對三件事收在同一個視窗，數字就不會在複製貼上之間漏掉。代價是泰文版不在官方保證範圍內，所以必須多一道人工守門：印出數字對照表逐行核對，再請一位泰籍同仁看過語氣。凡是要公開張貼的 AI 產出，最後一關一定要有人簽名。

做法：在 Google Docs 開一份新文件，叫出 Gemini 側欄（或使用文件內的「幫我建立／幫我寫」），把下面這段貼進去，換掉中括號的內容即可。

你是我們公司在泰國的行政與人資文書助理。請直接在這份文件中，生成一份可以立刻張貼的正式公告，依序輸出兩個版本：先「繁體中文（台灣職場用語）」，再「泰文（泰國公司對員工公告的正式語氣）」。

【公司背景】
- 公司名稱：[公司名稱]
- 產業與規模：[例：汽車零件製造，員工 180 人，其中泰籍現場作業員 120 人]
- 讀者組成：[例：現場作業員以泰籍為主，班長與主管部分看中文]

【本次公告事項】
- 主題：[例：宋干連假加班與交通接駁安排]
- 生效日期：[日期]
- 要員工做的動作：[例：8 月 5 日前向線長回報是否加班]
- 不可寫錯的數字或條件：[例：加班費 1.5 倍；接駁車 06:30 於廠區大門發車]

【格式要求】
1. 標題、公告日期、發文單位
2. 正文分段，每段不超過三行
3. 需要員工行動的部分做成條列，並標明期限
4. 文末留下聯絡窗口：[姓名／分機／LINE]

【語言要求】
- 泰文版不是中文版的逐字翻譯，請用泰國公司公告的慣用語氣重新寫過；稱呼員工統一使用 พนักงาน
- 兩版的日期、金額、時間必須完全一致；我提供的資訊若不足以確定，請在該處標「[待確認]」，不要自行推測
- 兩版之後，附一張三欄對照表（項目｜中文版寫法｜泰文版寫法），列出所有數字與期限，方便我核對

本週就能做的一步：不要一次改造所有文件。挑你這週本來就要發的那一份公告，用上面的模板在 Docs 生一次，然後只做兩件事——把最後那張對照表印出來逐行核對數字，再把泰文版拿去請一位泰籍同仁掃過語氣。核對過一次你就會知道，過去在複製貼上之間，究竟漏掉過多少東西。