這份SOP誰分享出去的查不到？Gemini Notebook 稽核紀錄新上線

連鎖飯店集團旗下八間分店，總部把最新的「客訴處理SOP」「房務清潔標準」「早班交接規範」，全部整理進一份共用的 Gemini Notebook，讓各店店長、值班經理隨時能打開來問。上線半年後，某天集團營運長接到一通陌生電話——同業的訓練顧問說「你們的SOP文件我們也在用」。追查才發現，一位剛離職的店長把 Notebook 的分享設定改成「知道連結的人皆可檢視」，臨走前又順手把連結轉發給外部朋友。人資部門想查「這份 Notebook 到底被誰動過、什麼時候被分享出去的」，翻遍管理主控台卻只查得到誰有帳號，查不到誰做了什麼、什麼時候做的。

為什麼SOP依據庫的異常動作總是抓不到

大多數公司在共用依據庫上摔的跤，其實都來自同樣幾個誤區：

• 以為當初設好分享權限就等於一勞永逸，之後從未回頭檢查設定有沒有被改動
• 把 Notebook 當成「方便的文件工具」，沒有像正式系統一樣被納入IT的稽核與盤點範圍
• 真的出事之後，只能靠問人「你記不記得當時是誰改的」，完全沒有紀錄可以佐證

一份「稽核得到」的依據庫要有的幾個要件

把SOP、法規、內規放進共用依據庫之前，先確認它至少具備以下幾個要件：

• 誰建立、誰刪除了 Notebook，都要留下紀錄
• 誰新增、誰移除了裡面的來源檔案，也要留下紀錄
• 分享範圍被改成「對外」「公開連結」時，要能事後追查是誰改的
• 誰在什麼時間、什麼IP、用什麼身分開啟過這份 Notebook，要查得到
• 最容易被忽略的一點：紀錄存在不等於有用，要有人定期真的去看這些紀錄

🔧 AI 動手做：用 Gemini Notebook 稽核紀錄做每月依據庫健檢

Google 從2026年9月3日起，針對具備「安全調查工具」與「稽核與調查工具」的 Workspace 客戶，逐步開放 Gemini Notebook 的全面稽核紀錄。管理員在管理主控台就能看到 Notebook 的建立、刪除、來源檔案新增／移除、可見性變更（分享給誰、是否開放連結）等事件，含使用者身分與IP位址，預設就會留存，若要匯出到 BigQuery 做更長期的分析則需另外開啟。有了這些紀錄，你不用再靠「問人」，可以直接請AI幫你把一大串事件紀錄整理成看得懂的健檢報告：

你是我們公司的IT稽核助理。以下是從 Google Workspace 管理主控台匯出的 Gemini Notebook 稽核紀錄（表格/CSV），欄位包含：時間、使用者、事件類型（建立／刪除／新增來源／移除來源／變更可見性）、Notebook名稱、分享對象、IP位址。

請幫我：
1. 找出所有「分享範圍被改成公開連結或任何人可檢視」的事件，列出時間、操作人、涉及哪份 Notebook
2. 找出離職日期已超過[離職日期]、但仍有登入或操作紀錄的使用者
3. 找出來源檔案新增或移除頻率異常高（超過[次數]次/週）的 Notebook，可能代表內容還不穩定卻已經在被使用
4. 整理成一張表：這個月哪幾份 Notebook 最常被開啟、最常被誰開啟
5. 針對第1、2點，給我一份可以直接發給主管確認的異常清單

我們公司屬於[產業別，例如連鎖飯店／零售通路／製造業]，特別在意的敏感內容是：[人事薪資／客戶名單／供應商報價／SOP與法規合約，請填入]。

本週就能做的一步：先跟IT或Google代理商確認公司的Workspace方案是否已含「安全調查工具」，若已具備，進管理主控台把最近一個月的 Gemini Notebook 稽核紀錄匯出，丟給AI跑一次上面的健檢提示詞，先抓出目前設定成「知道連結就能看」的 Notebook，把不該公開的收回來。